From a46d3ad49fe07c0d4f745ce289e4ac9d30265e03 Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: Martin Caetano Date: Sat, 1 Aug 2026 21:37:50 -0300 Subject: [PATCH 1/9] Refine audience documentation and standardize eCommerce terminology --- _audience/audience-overview.md | 2 +- _audience/customer-profiles.md | 19 +++++ _config.yml | 7 +- _i18n/en/audience/audience-overview.md | 79 ++++++++++-------- _i18n/en/audience/customer-profiles.md | 82 +++++++++++++++++++ _i18n/en/audience/personalization-tags.md | 2 +- _i18n/en/captures/forms.md | 4 +- _i18n/en/developers/tracking-events.md | 2 +- _i18n/en/journeys/ai-cart-saver-playbook.md | 2 +- .../journeys/anniversary-surprise-playbook.md | 6 +- _i18n/en/journeys/birthday-bash-playbook.md | 6 +- _i18n/en/journeys/browse-recovery-playbook.md | 2 +- .../en/journeys/complete-the-look-playbook.md | 6 +- .../en/journeys/cross-sell-driver-playbook.md | 4 +- _i18n/en/journeys/dormant-revival-playbook.md | 6 +- .../first-purchase-driver-playbook.md | 2 +- .../how-to-customize-a-playbook-safely.md | 6 +- _i18n/en/journeys/how-to-enable-a-playbook.md | 2 +- .../journeys/replenishment-driver-playbook.md | 2 +- _i18n/en/journeys/review-builder-playbook.md | 4 +- .../en/journeys/soft-reactivation-playbook.md | 6 +- _i18n/en/journeys/sunset-saver-playbook.md | 6 +- _i18n/es/audience/audience-overview.md | 81 +++++++++--------- _i18n/es/audience/customer-profiles.md | 82 +++++++++++++++++++ _i18n/es/captures/forms.md | 4 +- _i18n/es/journeys/ai-cart-saver-playbook.md | 2 +- .../journeys/anniversary-surprise-playbook.md | 6 +- _i18n/es/journeys/birthday-bash-playbook.md | 6 +- _i18n/es/journeys/browse-recovery-playbook.md | 2 +- .../es/journeys/complete-the-look-playbook.md | 8 +- .../es/journeys/cross-sell-driver-playbook.md | 4 +- _i18n/es/journeys/dormant-revival-playbook.md | 6 +- .../first-purchase-driver-playbook.md | 2 +- .../how-to-customize-a-playbook-safely.md | 6 +- _i18n/es/journeys/how-to-enable-a-playbook.md | 2 +- .../journeys/replenishment-driver-playbook.md | 2 +- _i18n/es/journeys/review-builder-playbook.md | 4 +- .../es/journeys/soft-reactivation-playbook.md | 6 +- _i18n/es/journeys/sunset-saver-playbook.md | 6 +- 39 files changed, 342 insertions(+), 144 deletions(-) create mode 100644 _audience/customer-profiles.md create mode 100644 _i18n/en/audience/customer-profiles.md create mode 100644 _i18n/es/audience/customer-profiles.md diff --git a/_audience/audience-overview.md b/_audience/audience-overview.md index 24b483b..e839021 100644 --- a/_audience/audience-overview.md +++ b/_audience/audience-overview.md @@ -6,7 +6,7 @@ en: description: Understand customer profiles, lists, segments, and how to choose the right audience. es: title: Resumen de audiencia y segmentación - description: Entiende perfiles de cliente, listas, segmentos y cómo elegir la audiencia correcta. + description: Entiende perfiles de clientes, listas, segmentos y cómo elegir la audiencia correcta. permalink: audience-segmentation-overview permalink_es: resumen-audiencia-segmentacion diff --git a/_audience/customer-profiles.md b/_audience/customer-profiles.md new file mode 100644 index 0000000..619c0ac --- /dev/null +++ b/_audience/customer-profiles.md @@ -0,0 +1,19 @@ +--- +languages: ["en", "es"] + +en: + title: Understand customer profiles + description: Learn what a customer profile contains, how Hellotext keeps it updated, and how profiles support campaigns, playbooks, segmentation, and Inbox. +es: + title: Cómo funcionan los perfiles de clientes + description: Entiende qué contiene un perfil del cliente, cómo lo actualiza Hellotext y cómo se usa en campañas, playbooks, segmentación e Inbox. + +permalink: customer-profiles +permalink_es: perfiles-de-clientes + +layout: guide +topic: audience +popular: true +--- + +{% translate_file audience/customer-profiles.md %} diff --git a/_config.yml b/_config.yml index aa25d96..8e2f5bc 100644 --- a/_config.yml +++ b/_config.yml @@ -76,12 +76,13 @@ collections: audience: order: - audience-overview.md - - consent-and-subscriber-status.md - - import-customer-profiles.md - - personalization-tags.md + - customer-profiles.md - lists-and-segments.md - lists.md - segments.md + - consent-and-subscriber-status.md + - import-customer-profiles.md + - personalization-tags.md output: true analytics-reporting-attribution: order: diff --git a/_i18n/en/audience/audience-overview.md b/_i18n/en/audience/audience-overview.md index 289b2d8..ac02f3c 100644 --- a/_i18n/en/audience/audience-overview.md +++ b/_i18n/en/audience/audience-overview.md @@ -1,64 +1,71 @@ -Your audience is the group of customer profiles and subscribers you can understand, organize, and reach through Hellotext. +**Audience** is the workspace where you can understand, organize, and manage the customer profiles known to Hellotext. -Use audience tools to decide who should receive a campaign, who should enter a playbook, and which customers need follow-up from your team. +Use audience data to decide who should receive a campaign, which signals a playbook or journey should use, and what context your Inbox team needs before helping a customer. ## Customer profiles and subscribers -A customer profile is the record Hellotext builds for each customer. It can include identifiers, channel addresses, profile properties, purchase history, captured events, and conversation history. +A customer profile is the unified record Hellotext builds for one customer. It can include identity, channel addresses, properties, purchase history, tracked events, lists, segments, and conversation context. -A subscriber is a customer profile that has opted in to receive messages on a channel. Before sending, confirm that the audience has consent for the channel you plan to use. +A subscriber is a customer profile that has opted in to receive promotional messages. Not every profile is a subscriber or can be reached through every channel. -Keep reading: [Who can I message? Consent and subscriber status]({% link _audience/consent-and-subscriber-status.md %}). +Keep reading: [Understand customer profiles]({% link _audience/customer-profiles.md %}). -## Import customer profiles +## Lists and segments -Use imports when you need to bring existing customer profile data from a service, spreadsheet, CRM export, or another source into Hellotext. +Use **lists** to maintain a fixed group of profiles. A profile stays in the list until it is added or removed manually, through an import, or by an integration. -Imports can create or update customer profiles, organize them into lists, and help you prepare audiences for segmentation, personalization, campaigns, playbooks, routes, and Inbox workflows. +Use **segments** when membership should update automatically according to profile properties or customer activity. -Keep reading: [Import customer profiles]({% link _audience/import-customer-profiles.md %}). +Keep reading: [Lists vs. segments]({% link _audience/lists-and-segments.md %}). -## Enrich profiles through conversation +## Consent and subscriber status -Use [Property Collector]({% link _captures/property-collector-playbook.md %}) when AI should collect selected missing profile properties directly or before another playbook continues. +Profile data and permission to send are different. Before sending a campaign or relying on an outbound playbook, understand whether the customer is subscribed, which channel is available, and whether other delivery rules allow the message. -Use [Subscriber Booster]({% link _captures/subscriber-booster-playbook.md %}) when subscription consent and selected profile properties should be collected contextually within Webchat or a customer-initiated WhatsApp conversation. +Keep reading: [Who can I message? Consent and subscriber status]({% link _audience/consent-and-subscriber-status.md %}). -## Lists and segments +## Import customer profiles -Use **lists** when you want to manually group customer profiles into a fixed audience. +Use imports when you need to bring existing customer data from a spreadsheet, CRM export, or another source into Hellotext. -Use **segments** when you want Hellotext to update the audience automatically based on customer properties, behavior, or activity. +Imports can create or update profiles, organize them into lists, and prepare data for segmentation, personalization, campaigns, playbooks, journeys, and Inbox workflows. -Keep reading: [Lists vs. segments]({% link _audience/lists-and-segments.md %}). +Keep reading: [Import customer profiles]({% link _audience/import-customer-profiles.md %}). + +## Enrich profiles through conversation + +Use [Property Collector]({% link _captures/property-collector-playbook.md %}) when AI should collect selected missing properties directly or before another playbook continues. + +Use [Subscriber Booster]({% link _captures/subscriber-booster-playbook.md %}) when subscription consent and selected properties should be collected contextually within Webchat or a customer-initiated WhatsApp conversation. ## Use audience data across Hellotext Audience data can help you: -- Target campaigns. -- Personalize messages with profile properties. -- Trigger playbooks or branch routes. -- Understand purchase behavior and product interest. -- Give the inbox team more context before replying. +* Target campaigns. +* Personalize messages with profile properties. +* Give playbooks and journeys the properties and signals they need. +* Understand purchase behavior and product interest. +* Give the Inbox team more context before replying. -## Before sending to an audience +## Before using an audience -Before launching a campaign, playbook, or route, check: +Before launching a campaign or using an audience in an automation, check: -- The audience matches the message. -- The customer profiles have consent for the channel. -- Exclusions are applied when needed. -- Profile data and segments are up to date. -- Links, coupons, and personalization tags work for the selected customer profiles. +* The audience matches the intended experience. +* The profiles have the properties or activity required by the selection rules. +* Subscription status and available channels support the intended message. +* Exclusions are applied where needed. +* Personalization has a sensible result when a property is missing. ## Related guides -- [Import customer profiles]({% link _audience/import-customer-profiles.md %}) -- [Create and manage lists]({% link _audience/lists.md %}) -- [Who can I message? Consent and subscriber status]({% link _audience/consent-and-subscriber-status.md %}) -- [Build segments]({% link _audience/segments.md %}) -- [Create a campaign]({% link _campaigns/creating-a-campaign.md %}) -- [Playbooks and automation overview]({% link _journeys/playbooks-overview.md %}) -- [Property Collector playbook]({% link _captures/property-collector-playbook.md %}) -- [Subscriber Booster playbook]({% link _captures/subscriber-booster-playbook.md %}) +* [Understand customer profiles]({% link _audience/customer-profiles.md %}) +* [Lists vs. segments]({% link _audience/lists-and-segments.md %}) +* [Create and manage lists]({% link _audience/lists.md %}) +* [Build segments]({% link _audience/segments.md %}) +* [Who can I message? Consent and subscriber status]({% link _audience/consent-and-subscriber-status.md %}) +* [Import customer profiles]({% link _audience/import-customer-profiles.md %}) +* [Personalization tags]({% link _audience/personalization-tags.md %}) +* [Create a campaign]({% link _campaigns/creating-a-campaign.md %}) +* [Playbooks and automation overview]({% link _journeys/playbooks-overview.md %}) diff --git a/_i18n/en/audience/customer-profiles.md b/_i18n/en/audience/customer-profiles.md new file mode 100644 index 0000000..eb901d0 --- /dev/null +++ b/_i18n/en/audience/customer-profiles.md @@ -0,0 +1,82 @@ +A customer profile is the unified record Hellotext uses to understand one customer. It brings together identity, channel addresses, properties, activity, and conversation context as data arrives from your connected tools. + +A profile is not necessarily a subscriber. Hellotext can know about a customer before that person is eligible to receive a promotional message. + +## Open a customer profile + +Go to **Audience** and select a profile. The profile opens beside the audience list so you can review its information without losing your place. + +Use search when you know the customer's name, phone number, email address, or another searchable identifier. + +## What a profile can contain + +The available information depends on the channels and integrations connected to your business. A profile can include: + +* **Identity:** name and the identifiers Hellotext uses to recognize the customer. +* **Channel addresses:** phone numbers, email addresses, WhatsApp identities, or identities from other connected channels. +* **Subscription and profile status:** whether the customer is subscribed, unsubscribed, or unconfirmed, and whether the profile has an additional restriction such as a block. +* **Properties:** standard or custom information such as birthday, location, company, tags, and preferences. +* **Lists and segments:** the fixed lists and dynamic segments that currently include the profile. +* **Activity:** tracked actions such as subscription changes, clicks, product activity, orders, and other events received by Hellotext. +* **Conversation context:** message activity and internal notes that help the Inbox team understand the customer. + +Some profiles contain only a name or channel identity at first. They become more useful as Hellotext receives additional properties and activity. + +## Properties and activity are different + +**Properties** describe what is currently known about the customer. They can be used for segmentation and personalization and can usually be edited when the source allows it. + +**Activity** is the chronological record of what happened. Events can come from commerce integrations, capture tools, tracked links, conversations, Hellotext.js, or the API. + +For example, `birthday` can be a profile property, while a product view or confirmed order is recorded as activity. Both can help Hellotext decide which experience is relevant, but they represent different kinds of data. + +## How profiles are created and updated + +Hellotext can create or enrich a profile when data arrives from: + +* A connected eCommerce platform or another integration. +* A capture playbook, such as Webchat, a popup, a form, a QR code, or a shareable link. +* A customer conversation on a connected channel. +* A customer profile import. +* Hellotext.js, the API, or a custom integration. +* A manual update by a team member. + +When the same reliable identifier is available, Hellotext can use it to associate new information with an existing profile. Incomplete or conflicting identifiers can still produce possible duplicates that need review. + +## Review and merge possible duplicates + +A duplicate warning appears when Hellotext finds profiles with similar identity information. Review the suggested profiles before merging them; two people can share a name, phone number, or email in imported data. + +Use the profile options to open the merge flow. Confirm which data belongs to the same customer before completing it so reporting, segmentation, and conversation context remain attached to the correct person. + +## Use profiles across Hellotext + +Customer profiles connect the main parts of Hellotext: + +* **Campaigns** use lists and segments to choose an audience. +* **Playbooks** use properties and activity as signals for autonomous decisions and personalized experiences. +* **Journeys** can branch or take actions based on profile data and events. +* **Inbox** shows customer context to agents and teammates handling a conversation. +* **Reports and attribution** use identity and tracked activity to connect outcomes with the correct customer and source. + +## Manage profile information carefully + +From a profile, team members with the required permissions can edit properties, manage list membership, review subscription status, start or open a conversation, merge duplicates, block a profile, or delete it. + +Keep these practices in mind: + +* Do not mark a customer as subscribed unless you have the required consent. +* Correct identity data before creating another profile for the same person. +* Use properties for information that should describe the customer's current state. +* Use events for actions that occurred at a particular time. +* Review the source of synchronized data before overwriting it manually. +* Treat deletion as a final data-management action, not as a shortcut for fixing a duplicate. + +## Related guides + +* [Audience and segmentation overview]({% link _audience/audience-overview.md %}) +* [Who can I message? Consent and subscriber status]({% link _audience/consent-and-subscriber-status.md %}) +* [Import customer profiles]({% link _audience/import-customer-profiles.md %}) +* [Lists vs. segments]({% link _audience/lists-and-segments.md %}) +* [Personalization tags]({% link _audience/personalization-tags.md %}) +* [Tracking events]({% link _developers/tracking-events.md %}) diff --git a/_i18n/en/audience/personalization-tags.md b/_i18n/en/audience/personalization-tags.md index d5c9a12..4e9de79 100644 --- a/_i18n/en/audience/personalization-tags.md +++ b/_i18n/en/audience/personalization-tags.md @@ -61,7 +61,7 @@ when targeting the property by its kind `{checkbox}` we will automatically use t ### Object tags -Hellotext ships with the most common types of Objects that are suitable for most ecommerce sites. These include +Hellotext ships with the most common types of Objects that are suitable for most eCommerce sites. These include `app`, `product`, `cart`, `order`, `coupon`, `order` and `refund` objects. In addition, you can also create your custom objects, or modify the existing ones by adding extra properties that are specific to your business's needs. diff --git a/_i18n/en/captures/forms.md b/_i18n/en/captures/forms.md index c8c32b6..a143cf6 100644 --- a/_i18n/en/captures/forms.md +++ b/_i18n/en/captures/forms.md @@ -94,7 +94,7 @@ Copy the generated link when you want Hellotext to host the form. Open it in a n Use the generated HTML when the form should appear inside one of your pages. -1. Make sure the website is connected through a supported ecommerce integration or has [Hellotext.js](https://github.com/hellotext/hellotext.js) installed. +1. Make sure the website is connected through a supported eCommerce integration or has [Hellotext.js](https://github.com/hellotext/hellotext.js) installed. 2. Copy the generated form code exactly as Hellotext provides it. 3. Paste it in the page body where the form should appear. 4. Apply your website styles without removing or renaming the generated form attributes. @@ -129,7 +129,7 @@ After a successful completion, the same browser can remember that the form was c Check these items in order: 1. Confirm that the generated form code is present on the page. -2. Confirm that the connected ecommerce integration or Hellotext.js loads successfully. +2. Confirm that the connected eCommerce integration or Hellotext.js loads successfully. 3. Compare the embedded code with the current snippet shown in Hellotext. 4. Check whether website styles or scripts hide or replace the form. 5. Test the hosted link to separate a form configuration problem from an installation problem. diff --git a/_i18n/en/developers/tracking-events.md b/_i18n/en/developers/tracking-events.md index 4940ab7..6880e38 100644 --- a/_i18n/en/developers/tracking-events.md +++ b/_i18n/en/developers/tracking-events.md @@ -1,4 +1,4 @@ -Tracking events turns customer behavior into signals Hellotext can use across customer profiles, segments, attribution, playbooks, and the Inbox. Signals can come from your ecommerce site, physical store, custom backend, forms, conversations, or any other source that matters to your business. +Tracking events turns customer behavior into signals Hellotext can use across customer profiles, segments, attribution, playbooks, and the Inbox. Signals can come from your eCommerce site, physical store, custom backend, forms, conversations, or any other source that matters to your business. Those signals help Hellotext decide when to trigger a playbook, update a segment, enrich a customer profile, support an agent, or attribute revenue to the right action. diff --git a/_i18n/en/journeys/ai-cart-saver-playbook.md b/_i18n/en/journeys/ai-cart-saver-playbook.md index 88d76f1..2862c7f 100644 --- a/_i18n/en/journeys/ai-cart-saver-playbook.md +++ b/_i18n/en/journeys/ai-cart-saver-playbook.md @@ -60,7 +60,7 @@ Open **Playbooks**, click **Explore playbooks**, and choose **AI Cart Saver**. AI Cart Saver exposes: - **Channels:** where Hellotext can send or continue the cart recovery conversation. -- **Discount strategy:** whether the playbook follows existing ecommerce offer rules, can create AI-driven discounts up to a maximum percentage, or sends without discounts. +- **Discount strategy:** whether the playbook follows existing eCommerce offer rules, can create AI-driven discounts up to a maximum percentage, or sends without discounts. - **Tone:** how the generated follow-up should sound. - **Escalation or assignment:** who should take over when the conversation needs a person. diff --git a/_i18n/en/journeys/anniversary-surprise-playbook.md b/_i18n/en/journeys/anniversary-surprise-playbook.md index 690a849..6d61d25 100644 --- a/_i18n/en/journeys/anniversary-surprise-playbook.md +++ b/_i18n/en/journeys/anniversary-surprise-playbook.md @@ -15,7 +15,7 @@ It can: - Use an anniversary source, such as first purchase, profile creation, subscription date, or a custom date, when available. - Detect when the customer reaches an anniversary based on that source. - Send a celebration message with a grateful or appreciative tone. -- Include an approved coupon or existing ecommerce offer when the message calls for one. +- Include an approved coupon or existing eCommerce offer when the message calls for one. - Personalize the message with customer profile data, purchase history, or relationship context when that data is available. - Skip profiles when the anniversary date is missing, consent is missing, the channel is not ready, or the profile cannot be reached. @@ -48,7 +48,7 @@ Check that: - The audience you want to reach is identifiable and eligible. - The channel, sender, or WhatsApp account is ready. - The message or template is approved if the channel requires it. -- If you include a coupon or ecommerce offer, it is approved and works before launch. +- If you include a coupon or eCommerce offer, it is approved and works before launch. - Purchase, profile, or custom-property data is synced if the anniversary depends on it. For setup validation, use [Verify your data and signals after setup]({% link _integrations/verify-data-and-signals.md %}). If you import profiles or custom dates, see [Import customer profiles]({% link _audience/import-customer-profiles.md %}). For custom tracking, use [Tracking events]({% link _developers/tracking-events.md %}). @@ -65,7 +65,7 @@ Available options can vary, but review: - **Audience:** which profiles can receive the playbook. - **Outgoing channels:** where Hellotext can send the message. - **Message:** the anniversary copy and variables it will use. -- **Coupon or offer:** the approved coupon or existing ecommerce offer to include when relevant. +- **Coupon or offer:** the approved coupon or existing eCommerce offer to include when relevant. - **Inbox replies:** how your team should review replies if the customer responds. Do not assume every account uses the same anniversary source. If the control is not visible, confirm with your Hellotext team which date the playbook uses before launch. diff --git a/_i18n/en/journeys/birthday-bash-playbook.md b/_i18n/en/journeys/birthday-bash-playbook.md index 4c55920..0024d30 100644 --- a/_i18n/en/journeys/birthday-bash-playbook.md +++ b/_i18n/en/journeys/birthday-bash-playbook.md @@ -15,7 +15,7 @@ It can: - Detect customer profiles whose birthday matches the current day and month. - Create a birthday event to start the playbook when it is active. - Send a birthday message with a celebratory tone. -- Include an approved coupon or existing ecommerce offer when the message calls for one. +- Include an approved coupon or existing eCommerce offer when the message calls for one. - Personalize the message with customer profile data, such as name or birthday, when available. - Skip profiles when the birthday is missing, consent is missing, the channel is not ready, or the profile cannot be reached. @@ -49,7 +49,7 @@ Check that: - The audience you want to reach has channel consent. - The channel, sender, or WhatsApp account is ready. - The birthday message or template is approved if the channel requires it. -- If you include a coupon or ecommerce offer, it is approved and works before launch. +- If you include a coupon or eCommerce offer, it is approved and works before launch. - The audience excludes profiles that should not receive promotional messages. For setup validation, use [Verify your data and signals after setup]({% link _integrations/verify-data-and-signals.md %}). If you import profiles, see [Import customer profiles]({% link _audience/import-customer-profiles.md %}). For custom tracking, use [Tracking events]({% link _developers/tracking-events.md %}). @@ -65,7 +65,7 @@ Available options can vary, but you usually review: - **Outgoing channels:** where Hellotext can send the greeting. - **Audience:** which profiles can receive the playbook. - **Message:** the birthday copy and variables it will use. -- **Coupon or offer:** the approved coupon or existing ecommerce offer to include when relevant. +- **Coupon or offer:** the approved coupon or existing eCommerce offer to include when relevant. - **Inbox replies:** how your team should review replies if the customer responds. You do not need to create a manual campaign for each date. The playbook depends on the profile's birthday signal and runs when the birthday matches the current day. diff --git a/_i18n/en/journeys/browse-recovery-playbook.md b/_i18n/en/journeys/browse-recovery-playbook.md index edf1483..4aa610a 100644 --- a/_i18n/en/journeys/browse-recovery-playbook.md +++ b/_i18n/en/journeys/browse-recovery-playbook.md @@ -63,7 +63,7 @@ Browse Recovery exposes: - **Channels:** where Hellotext can send or continue the browse recovery conversation. - **Tone or Playground feedback:** how the generated follow-ups should learn what fits your business. -- **Discount strategy:** whether the playbook follows existing ecommerce offer rules, can create AI-driven discounts up to a maximum percentage, or sends without discounts. +- **Discount strategy:** whether the playbook follows existing eCommerce offer rules, can create AI-driven discounts up to a maximum percentage, or sends without discounts. - **Escalation or assignment:** who should take over when a reply needs a person. Keep automatic channel selection unless you have a clear reason to limit the playbook. Browse Recovery depends on whether the customer can actually be reached and whether the message format is allowed in the channel. diff --git a/_i18n/en/journeys/complete-the-look-playbook.md b/_i18n/en/journeys/complete-the-look-playbook.md index f6c0594..930c949 100644 --- a/_i18n/en/journeys/complete-the-look-playbook.md +++ b/_i18n/en/journeys/complete-the-look-playbook.md @@ -17,7 +17,7 @@ It can: - Use customer, product, catalog, price, stock, and channel context before a message is sent. - Generate message examples that adapt per customer. - Let your team give Playground feedback on examples so Hellotext learns what fits the business. -- Follow existing ecommerce offer rules, use AI-driven discounts up to an approved maximum percentage, or send without discounts. +- Follow existing eCommerce offer rules, use AI-driven discounts up to an approved maximum percentage, or send without discounts. - Avoid recommending products that are unavailable, irrelevant, already purchased, or outside the selected product scope. The exact configuration can vary by account, connected store, catalog quality, channel, templates, and rollout status. @@ -52,7 +52,7 @@ Check that: - Product and variant identifiers are stable across catalog, product-view, cart, recommendation, and purchase signals. - The audience you want to reach is subscribed, identifiable, and eligible for the selected channel. - Purchase, cart, and product-interest signals are available so Hellotext can avoid irrelevant suggestions. -- If discounts are allowed, ecommerce offer rules and any maximum AI discount percentage are approved before launch. +- If discounts are allowed, eCommerce offer rules and any maximum AI discount percentage are approved before launch. - Product cards, product links, or rich messages work in the channels you plan to use. For setup validation, use [Verify your data and signals after setup]({% link _integrations/verify-data-and-signals.md %}). For custom tracking, use [Tracking events]({% link _developers/tracking-events.md %}). @@ -68,7 +68,7 @@ The available cards can vary, but the proposed setup focuses on: - **Outgoing channels:** where Hellotext can send matching-product suggestions. - **Audience:** which audience or segment can receive the playbook. - **Products:** which products, collections, categories, or groups the playbook can use. -- **Discount strategy:** whether the playbook follows existing ecommerce offer rules, can use AI-driven discounts up to a maximum percentage, or sends without discounts. +- **Discount strategy:** whether the playbook follows existing eCommerce offer rules, can use AI-driven discounts up to a maximum percentage, or sends without discounts. - **Tone or Playground feedback:** how generated examples should learn what fits your business. Keep automatic channel selection unless you have a clear reason to limit the playbook. Complete-the-Look depends on whether the shopper can be reached when the matching-product suggestion is still relevant. diff --git a/_i18n/en/journeys/cross-sell-driver-playbook.md b/_i18n/en/journeys/cross-sell-driver-playbook.md index bccce47..3ddbd74 100644 --- a/_i18n/en/journeys/cross-sell-driver-playbook.md +++ b/_i18n/en/journeys/cross-sell-driver-playbook.md @@ -47,7 +47,7 @@ Check that: - Product relationships can be inferred or provided through catalog data, collections, categories, purchase history, or recommendation logic. - The products you want to recommend have enough stock and usable links. - Your team knows which collections, categories, or products should be included or excluded in the playbook configuration. -- If discounts are allowed, ecommerce offer rules and any maximum AI discount percentage are approved before launch. +- If discounts are allowed, eCommerce offer rules and any maximum AI discount percentage are approved before launch. - The channel the playbook can use is connected and ready. - Customers have consent and are eligible for the channel. @@ -66,7 +66,7 @@ The playbook exposes product scope and recommendation rules: Depending on the account rollout, it may also show cards for: -- **Discount strategy:** whether the message follows existing ecommerce offer rules, can use AI-driven discounts up to a maximum percentage, or sends without discounts. +- **Discount strategy:** whether the message follows existing eCommerce offer rules, can use AI-driven discounts up to a maximum percentage, or sends without discounts. - **Channels:** where Hellotext can send or continue the conversation. - **Tone or Playground feedback:** how generated follow-ups should learn what fits your business. - **Escalation or assignment:** who should take over when a reply needs a person. diff --git a/_i18n/en/journeys/dormant-revival-playbook.md b/_i18n/en/journeys/dormant-revival-playbook.md index e009f0b..2a6238e 100644 --- a/_i18n/en/journeys/dormant-revival-playbook.md +++ b/_i18n/en/journeys/dormant-revival-playbook.md @@ -17,7 +17,7 @@ It can: - Suggest products, collections, or offers that are relevant to the customer's past behavior. - Generate personalized message examples that adapt per customer. - Let your team give Playground feedback on examples so Hellotext learns what fits the business. -- Follow existing ecommerce offer rules, use AI-driven discounts up to an approved maximum percentage, or send without discounts. +- Follow existing eCommerce offer rules, use AI-driven discounts up to an approved maximum percentage, or send without discounts. - Choose the most cost-efficient available channel, such as WhatsApp, SMS, or others, and send only when it internally detects an opportunity to keep ROI healthy. - Skip customers when the customer reactivated, bought recently, entered another active playbook, opted out, cannot be reached, or lacks enough product context. @@ -51,7 +51,7 @@ Check that: - The products or collections you want to use are appropriate for win-back messages. - The audience you want to reach is identifiable and eligible for the selected channel. - Purchase, browse, click, reply, unsubscribe, opt-out, and recent reactivation signals are available enough for Hellotext to avoid irrelevant sends. -- If discounts are allowed, ecommerce offer rules and any maximum AI discount percentage are approved before launch. +- If discounts are allowed, eCommerce offer rules and any maximum AI discount percentage are approved before launch. - Product cards, product links, or rich messages work in the channels you plan to use. For setup validation, use [Verify your data and signals after setup]({% link _integrations/verify-data-and-signals.md %}). For custom tracking, use [Tracking events]({% link _developers/tracking-events.md %}). @@ -67,7 +67,7 @@ The available cards can vary, but the proposed setup focuses on: - **Outgoing channels:** where Hellotext can send or continue the reactivation message. - **Audience:** which audience or segment can receive the playbook. - **Products:** which products, collections, categories, or groups can be used in the message. -- **Discount strategy:** whether the playbook follows existing ecommerce offer rules, can use AI-driven discounts up to a maximum percentage, or sends without discounts. +- **Discount strategy:** whether the playbook follows existing eCommerce offer rules, can use AI-driven discounts up to a maximum percentage, or sends without discounts. - **Tone or Playground feedback:** how generated examples should learn what fits your business. Keep automatic channel selection unless you have a clear reason to limit the playbook. Dormant Revival depends on whether the customer can still be reached in a channel where the message makes sense. Hellotext can internally choose the most cost-efficient channel, such as WhatsApp, SMS, or others depending on availability, and avoid sends when it does not detect an opportunity to keep ROI healthy. diff --git a/_i18n/en/journeys/first-purchase-driver-playbook.md b/_i18n/en/journeys/first-purchase-driver-playbook.md index 27d9643..50f5169 100644 --- a/_i18n/en/journeys/first-purchase-driver-playbook.md +++ b/_i18n/en/journeys/first-purchase-driver-playbook.md @@ -63,7 +63,7 @@ Open **Playbooks**, click **Explore playbooks**, and choose **First-Purchase Dri The playbook handles first-purchase eligibility and follow-up timing automatically. Depending on your account rollout, review the cards it exposes for: -- **Discount strategy:** whether the playbook follows existing ecommerce offer rules, can create AI-driven discounts up to a maximum percentage, or sends without discounts. +- **Discount strategy:** whether the playbook follows existing eCommerce offer rules, can create AI-driven discounts up to a maximum percentage, or sends without discounts. - **Channels:** where Hellotext can send or continue the conversation. - **Tone or Playground feedback:** how generated follow-ups should learn what fits your business. - **Escalation or assignment:** who should take over when a reply needs a person. diff --git a/_i18n/en/journeys/how-to-customize-a-playbook-safely.md b/_i18n/en/journeys/how-to-customize-a-playbook-safely.md index 6831b5d..2f04dbc 100644 --- a/_i18n/en/journeys/how-to-customize-a-playbook-safely.md +++ b/_i18n/en/journeys/how-to-customize-a-playbook-safely.md @@ -39,7 +39,7 @@ Consider disabling temporarily only when the change could affect live customers - You are changing the prompt of a playbook that allows prompt edits and the agent could reply incorrectly. - You are changing intents for a custom agent. - You are changing incoming or outgoing channels. -- You are changing discounts or ecommerce offer rules. +- You are changing discounts or eCommerce offer rules. - You are editing a route with steps, conditions, branches, or assignments. For active sales playbooks, the risk depends on which card you are changing. Many adjustments do not affect customers immediately, but a prompt, discount strategy, channel, or route logic change should be tested before you broaden it again. @@ -54,7 +54,7 @@ Use this table as a quick map: | **Intents** | Custom agents and custom playbooks | Which customer messages activate that agent. | | **Knowledge** | Sales or support AI agents | What information the agent uses to answer. | | **Incoming/outgoing channels** | Playbooks that allow channel selection | Where the playbook can reply or send. | -| **Discounts** | Sales playbooks that allow offers | Which ecommerce offer rules and AI discount limits the agent may use. | +| **Discounts** | Sales playbooks that allow offers | Which eCommerce offer rules and AI discount limits the agent may use. | | **Escalation** | AI agents, support, [Webchat]({% link _captures/webchat-widget-playbook.md %}), and some custom playbooks | Who takes over when the agent should not continue. | | **Route steps** | Journeys or routes | Sequence, waits, branches, assignments, and exit from the flow. | @@ -133,7 +133,7 @@ Discount rules affect customer expectations and revenue, so change them carefull Before changing discount settings: -- Confirm whether the playbook should follow ecommerce offer rules, create AI-driven discounts up to a maximum percentage, combine both, or send without discounts. +- Confirm whether the playbook should follow eCommerce offer rules, create AI-driven discounts up to a maximum percentage, combine both, or send without discounts. - Set clear maximums for any AI-driven discount. - Avoid stacking discounts beyond your business rules. - Test what happens when a customer asks for a better discount. diff --git a/_i18n/en/journeys/how-to-enable-a-playbook.md b/_i18n/en/journeys/how-to-enable-a-playbook.md index 9a16f03..c40ce19 100644 --- a/_i18n/en/journeys/how-to-enable-a-playbook.md +++ b/_i18n/en/journeys/how-to-enable-a-playbook.md @@ -36,7 +36,7 @@ You may see cards such as: - **Agent prompt**, for instructions that tell the AI agent what to do and how to respond. - **Intents**, for customer intentions that should activate a custom agent. - **Knowledge**, for FAQs, policies, product notes, or documents the agent can use. -- **Discounts**, for ecommerce offer rules and maximum AI discount limits. +- **Discounts**, for eCommerce offer rules and maximum AI discount limits. - **Tone**, for the voice used in AI-generated responses. - **Escalation**, for the teammate or team that should take over when the agent needs help. - **Web search**, for approved websites the agent can use when searching online. diff --git a/_i18n/en/journeys/replenishment-driver-playbook.md b/_i18n/en/journeys/replenishment-driver-playbook.md index c5bf1b7..c10b916 100644 --- a/_i18n/en/journeys/replenishment-driver-playbook.md +++ b/_i18n/en/journeys/replenishment-driver-playbook.md @@ -61,7 +61,7 @@ Open **Playbooks**, click **Explore playbooks**, and choose **Replenishment Driv The playbook exposes the settings that control how it communicates: -- **Discount strategy:** whether the reminder follows existing ecommerce offer rules, can use AI-driven discounts up to a maximum percentage, or sends without discounts. +- **Discount strategy:** whether the reminder follows existing eCommerce offer rules, can use AI-driven discounts up to a maximum percentage, or sends without discounts. - **Channels:** where Hellotext can send or continue the conversation. - **Tone or Playground feedback:** how generated follow-ups should learn what fits your business. diff --git a/_i18n/en/journeys/review-builder-playbook.md b/_i18n/en/journeys/review-builder-playbook.md index ed489ce..d5c3de6 100644 --- a/_i18n/en/journeys/review-builder-playbook.md +++ b/_i18n/en/journeys/review-builder-playbook.md @@ -128,8 +128,8 @@ The automatic playbook report lets you see: - Rating distribution. - Review text. - Review attachments such as image or video URLs when available. -- The customer profile and ecommerce customer identifier when available. -- The product name and ecommerce product identifier when available. +- The customer profile and eCommerce customer identifier when available. +- The product name and eCommerce product identifier when available. - The date and time of the review. - A link back to the conversation where the review was given. diff --git a/_i18n/en/journeys/soft-reactivation-playbook.md b/_i18n/en/journeys/soft-reactivation-playbook.md index 022137d..d6283e1 100644 --- a/_i18n/en/journeys/soft-reactivation-playbook.md +++ b/_i18n/en/journeys/soft-reactivation-playbook.md @@ -17,7 +17,7 @@ It can: - Suggest products that may bring the customer back based on recent or historical interest. - Generate personalized message examples that adapt per customer. - Let your team give Playground feedback on examples so Hellotext learns what fits the business. -- Follow existing ecommerce offer rules, use AI-driven discounts up to an approved maximum percentage, or send without discounts. +- Follow existing eCommerce offer rules, use AI-driven discounts up to an approved maximum percentage, or send without discounts. - Choose the most cost-efficient available channel, such as WhatsApp, SMS, or others, and send only when it internally detects an opportunity to keep ROI healthy. - Skip customers when a recent purchase, another active playbook, missing consent, channel limits, or poor product context makes the send a bad fit. @@ -50,7 +50,7 @@ Check that: - The products or collections you want to promote are eligible for reactivation messages. - The audience you want to reach is identifiable and eligible for the selected channel. - Purchase, browse, click, reply, and opt-out signals are available enough for Hellotext to avoid irrelevant sends. -- If discounts are allowed, ecommerce offer rules and any maximum AI discount percentage are approved before launch. +- If discounts are allowed, eCommerce offer rules and any maximum AI discount percentage are approved before launch. - Product cards, product links, or rich messages work in the channels you plan to use. For setup validation, use [Verify your data and signals after setup]({% link _integrations/verify-data-and-signals.md %}). For custom tracking, use [Tracking events]({% link _developers/tracking-events.md %}). @@ -66,7 +66,7 @@ The available cards can vary, but the proposed setup focuses on: - **Outgoing channels:** where Hellotext can send or continue the reactivation message. - **Audience:** which audience or segment can receive the playbook. - **Products:** which products, collections, categories, or groups can be used in the message. -- **Discount strategy:** whether the playbook follows existing ecommerce offer rules, can use AI-driven discounts up to a maximum percentage, or sends without discounts. +- **Discount strategy:** whether the playbook follows existing eCommerce offer rules, can use AI-driven discounts up to a maximum percentage, or sends without discounts. - **Tone or Playground feedback:** how generated examples should learn what fits your business. Keep automatic channel selection unless you have a clear reason to limit the playbook. Soft Reactivation depends on whether the customer can be reached at a moment when the nudge still feels timely. Hellotext can internally choose the most cost-efficient channel, such as WhatsApp, SMS, or others depending on availability, and avoid sends when it does not detect an opportunity to keep ROI healthy. diff --git a/_i18n/en/journeys/sunset-saver-playbook.md b/_i18n/en/journeys/sunset-saver-playbook.md index b8f153d..7f63449 100644 --- a/_i18n/en/journeys/sunset-saver-playbook.md +++ b/_i18n/en/journeys/sunset-saver-playbook.md @@ -16,7 +16,7 @@ It can: - Use customer history, product context, catalog data, channel eligibility, and offer rules before a message is sent. - Generate one final personalized message with a clear reason to come back, such as a relevant product, collection, update, or approved offer. - Let your team give Playground feedback on examples so Hellotext learns which tone and style fit the business. -- Follow existing ecommerce offer rules, use AI-driven discounts up to an approved maximum percentage, or send without discounts. +- Follow existing eCommerce offer rules, use AI-driven discounts up to an approved maximum percentage, or send without discounts. - Choose the most cost-efficient available channel, such as WhatsApp, SMS, or others, and send only when it internally detects an opportunity to keep ROI healthy. - Automatically suppress future recovery attempts for that profile if the customer does not buy, reply, or show another relevant signal. - Skip customers when there is no consent, the profile cannot be reached, another playbook is a better fit, or there is not enough relevant reason to reach out. @@ -51,7 +51,7 @@ Check that: - Hellotext can distinguish recently inactive customers, customers around 3 months inactive, and customers around 12 months inactive or not reactivated. - Product names, images, prices, stock, and links are current if the message can include recommendations. - The audience you want to reach is identifiable and eligible for the selected channel. -- If discounts are allowed, ecommerce offer rules and any maximum AI discount percentage are approved before launch. +- If discounts are allowed, eCommerce offer rules and any maximum AI discount percentage are approved before launch. - Product cards, product links, or rich messages work in the channels you plan to use. For setup validation, use [Verify your data and signals after setup]({% link _integrations/verify-data-and-signals.md %}). For custom tracking, use [Tracking events]({% link _developers/tracking-events.md %}). @@ -67,7 +67,7 @@ The available cards can vary, but the proposed setup focuses on: - **Outgoing channels:** where Hellotext can send or continue the final message. - **Audience:** which audience or segment can receive the playbook. - **Products:** which products, collections, categories, or groups can be used in the message. -- **Discount strategy:** whether the playbook follows existing ecommerce offer rules, can use AI-driven discounts up to a maximum percentage, or sends without discounts. +- **Discount strategy:** whether the playbook follows existing eCommerce offer rules, can use AI-driven discounts up to a maximum percentage, or sends without discounts. - **Tone or Playground feedback:** how generated examples should learn what fits your business. Keep automatic channel selection unless you have a clear reason to limit the playbook. Sunset Saver depends on finding a reachable and cost-efficient channel for a customer who has been inactive for a long time. Hellotext can internally choose the most cost-efficient channel, such as WhatsApp, SMS, or others depending on availability, and avoid sends when it does not detect an opportunity to keep ROI healthy. diff --git a/_i18n/es/audience/audience-overview.md b/_i18n/es/audience/audience-overview.md index 14febaa..d47bfc2 100644 --- a/_i18n/es/audience/audience-overview.md +++ b/_i18n/es/audience/audience-overview.md @@ -1,64 +1,71 @@ -Tu audiencia es el grupo de perfiles de cliente y suscriptores que puedes entender, organizar y contactar desde Hellotext. +**Audiencia** es el espacio donde puedes entender, organizar y gestionar los perfiles de clientes conocidos por Hellotext. -Usa las herramientas de audiencia para decidir quién debería recibir una campaña, quién debería entrar en un playbook y qué clientes necesitan seguimiento de tu equipo. +Usa los datos de audiencia para decidir quién debería recibir una campaña, qué señales debería usar un playbook o journey y qué contexto necesita el equipo de Inbox antes de ayudar a un cliente. -## Perfiles de cliente y suscriptores +## Perfiles de clientes y suscriptores -Un perfil de cliente es el registro que Hellotext construye para cada cliente. Puede incluir identificadores, direcciones de canal, propiedades de perfil, historial de compras, eventos capturados e historial de conversación. +Un perfil del cliente es el registro unificado que Hellotext construye para una persona. Puede incluir identidad, direcciones de canal, propiedades, historial de compras, eventos rastreados, listas, segmentos y contexto de conversaciones. -Un suscriptor es un perfil de cliente que aceptó recibir mensajes por un canal. Antes de enviar, confirma que la audiencia tenga consentimiento para el canal que vas a usar. +Un suscriptor es un perfil del cliente que aceptó recibir mensajes promocionales. No todos los perfiles son suscriptores ni se pueden contactar por todos los canales. -Sigue leyendo: [A quién puedo escribirle: consentimiento y estado de suscripción]({% link _audience/consent-and-subscriber-status.md %}). +Sigue leyendo: [Cómo funcionan los perfiles de clientes]({% link _audience/customer-profiles.md %}). -## Importar perfiles de cliente +## Listas y segmentos -Usa importaciones cuando necesitas llevar datos existentes de perfiles de cliente desde un servicio, planilla, exportación de CRM u otra fuente a Hellotext. +Usa **listas** para mantener un grupo fijo de perfiles. Un perfil permanece en la lista hasta que se agrega o elimina manualmente, mediante una importación o por una integración. -Las importaciones pueden crear o actualizar perfiles de cliente, organizarlos en listas y ayudarte a preparar audiencias para segmentación, personalización, campañas, playbooks, rutas y flujos del Inbox. +Usa **segmentos** cuando la pertenencia debería actualizarse automáticamente según propiedades del perfil o actividad del cliente. -Sigue leyendo: [Importa perfiles de cliente]({% link _audience/import-customer-profiles.md %}). +Sigue leyendo: [Listas vs. segmentos]({% link _audience/lists-and-segments.md %}). -## Enriquece perfiles mediante conversaciones +## Consentimiento y estado de suscripción -Usa [Recolector de Propiedades]({% link _captures/property-collector-playbook.md %}) cuando la IA debería recopilar propiedades faltantes seleccionadas directamente o antes de que otro playbook continúe. +Los datos del perfil y el permiso para enviar son cosas diferentes. Antes de enviar una campaña o depender de un playbook saliente, entiende si el cliente está suscrito, qué canal está disponible y si las demás reglas de entrega permiten el mensaje. -Usa [Impulsor de Suscriptores]({% link _captures/subscriber-booster-playbook.md %}) cuando el consentimiento de suscripción y ciertas propiedades del perfil deberían recopilarse de forma contextual dentro de Webchat o una conversación iniciada por el cliente en WhatsApp. +Sigue leyendo: [A quién puedo escribirle: consentimiento y estado de suscripción]({% link _audience/consent-and-subscriber-status.md %}). -## Listas y segmentos +## Importar perfiles de clientes -Usa **listas** cuando quieres agrupar perfiles de cliente manualmente en una audiencia fija. +Usa importaciones cuando necesitas llevar datos existentes de clientes desde una planilla, exportación de CRM u otra fuente a Hellotext. -Usa **segmentos** cuando quieres que Hellotext actualice la audiencia automáticamente según propiedades, comportamiento o actividad del cliente. +Las importaciones pueden crear o actualizar perfiles, organizarlos en listas y preparar datos para segmentación, personalización, campañas, playbooks, journeys y flujos de Inbox. -Sigue leyendo: [Listas vs. segmentos]({% link _audience/lists-and-segments.md %}). +Sigue leyendo: [Importa perfiles de clientes]({% link _audience/import-customer-profiles.md %}). + +## Enriquece perfiles mediante conversaciones + +Usa [Recolector de Propiedades]({% link _captures/property-collector-playbook.md %}) cuando la IA debería recopilar propiedades faltantes seleccionadas directamente o antes de que otro playbook continúe. + +Usa [Impulsor de Suscriptores]({% link _captures/subscriber-booster-playbook.md %}) cuando el consentimiento de suscripción y ciertas propiedades deberían recopilarse de forma contextual dentro de Webchat o una conversación iniciada por el cliente en WhatsApp. ## Usa datos de audiencia en Hellotext Los datos de audiencia pueden ayudarte a: -- Segmentar campañas. -- Personalizar mensajes con propiedades de perfil. -- Disparar playbooks o ramificar rutas. -- Entender comportamiento de compra e interés en productos. -- Dar más contexto al equipo de inbox antes de responder. +* Segmentar campañas. +* Personalizar mensajes con propiedades del perfil. +* Dar a playbooks y journeys las propiedades y señales que necesitan. +* Entender el comportamiento de compra y el interés en productos. +* Dar más contexto al equipo de Inbox antes de responder. -## Antes de enviar a una audiencia +## Antes de usar una audiencia -Antes de lanzar una campaña, playbook o ruta, revisa: +Antes de lanzar una campaña o usar una audiencia en una automatización, revisa: -- La audiencia coincide con el mensaje. -- Los perfiles de cliente tienen consentimiento para el canal. -- Las exclusiones están aplicadas cuando corresponden. -- Los datos de perfil y segmentos están actualizados. -- Los links, cupones y etiquetas de personalización funcionan para los perfiles de cliente seleccionados. +* La audiencia coincide con la experiencia prevista. +* Los perfiles tienen las propiedades o la actividad requerida por las reglas de selección. +* El estado de suscripción y los canales disponibles permiten el mensaje previsto. +* Las exclusiones están aplicadas cuando corresponde. +* La personalización tiene un resultado adecuado cuando falta una propiedad. ## Guías relacionadas -- [Importa perfiles de cliente]({% link _audience/import-customer-profiles.md %}) -- [Crea y gestiona listas]({% link _audience/lists.md %}) -- [A quién puedo escribirle: consentimiento y estado de suscripción]({% link _audience/consent-and-subscriber-status.md %}) -- [Crea segmentos]({% link _audience/segments.md %}) -- [Crea una campaña]({% link _campaigns/creating-a-campaign.md %}) -- [Resumen de playbooks y automatización]({% link _journeys/playbooks-overview.md %}) -- [Playbook Recolector de Propiedades]({% link _captures/property-collector-playbook.md %}) -- [Playbook Impulsor de Suscriptores]({% link _captures/subscriber-booster-playbook.md %}) +* [Cómo funcionan los perfiles de clientes]({% link _audience/customer-profiles.md %}) +* [Listas vs. segmentos]({% link _audience/lists-and-segments.md %}) +* [Crea y gestiona listas]({% link _audience/lists.md %}) +* [Crea segmentos]({% link _audience/segments.md %}) +* [A quién puedo escribirle: consentimiento y estado de suscripción]({% link _audience/consent-and-subscriber-status.md %}) +* [Importa perfiles de clientes]({% link _audience/import-customer-profiles.md %}) +* [Etiquetas de personalización]({% link _audience/personalization-tags.md %}) +* [Crea una campaña]({% link _campaigns/creating-a-campaign.md %}) +* [Resumen de playbooks y automatización]({% link _journeys/playbooks-overview.md %}) diff --git a/_i18n/es/audience/customer-profiles.md b/_i18n/es/audience/customer-profiles.md new file mode 100644 index 0000000..6151940 --- /dev/null +++ b/_i18n/es/audience/customer-profiles.md @@ -0,0 +1,82 @@ +Un perfil del cliente es el registro unificado que Hellotext usa para entender a un cliente. Reúne su identidad, direcciones de canal, propiedades, actividad y contexto de conversaciones a medida que llegan datos desde las herramientas conectadas. + +Un perfil no es necesariamente un suscriptor. Hellotext puede conocer a un cliente antes de que esa persona sea elegible para recibir un mensaje promocional. + +## Abre un perfil del cliente + +Ve a **Audiencia** y selecciona un perfil. El perfil se abre junto a la lista de audiencia para que puedas revisar su información sin perder tu ubicación. + +Usa la búsqueda cuando conozcas el nombre, teléfono, email u otro identificador del cliente. + +## Qué puede contener un perfil + +La información disponible depende de los canales y las integraciones conectadas al negocio. Un perfil puede incluir: + +* **Identidad:** nombre e identificadores que Hellotext usa para reconocer al cliente. +* **Direcciones de canal:** teléfonos, emails, identidades de WhatsApp o identidades de otros canales conectados. +* **Estado de suscripción y del perfil:** si el cliente está suscrito, desuscrito o sin confirmar y si el perfil tiene una restricción adicional, como un bloqueo. +* **Propiedades:** información estándar o personalizada como cumpleaños, ubicación, empresa, etiquetas y preferencias. +* **Listas y segmentos:** listas fijas y segmentos dinámicos que actualmente incluyen al perfil. +* **Actividad:** acciones rastreadas como cambios de suscripción, clics, actividad de productos, pedidos y otros eventos recibidos por Hellotext. +* **Contexto de conversaciones:** actividad de mensajes y notas internas que ayudan al equipo de Inbox a entender al cliente. + +Algunos perfiles contienen solo un nombre o una identidad de canal al principio. Se vuelven más útiles a medida que Hellotext recibe propiedades y actividad adicionales. + +## Las propiedades y la actividad son diferentes + +Las **propiedades** describen lo que se sabe actualmente del cliente. Se pueden usar para segmentación y personalización y normalmente pueden editarse cuando la fuente lo permite. + +La **actividad** es el registro cronológico de lo que ocurrió. Los eventos pueden venir de integraciones de comercio, herramientas de captura, links rastreados, conversaciones, Hellotext.js o la API. + +Por ejemplo, `cumpleaños` puede ser una propiedad del perfil, mientras que una vista de producto o un pedido confirmado se registra como actividad. Ambos pueden ayudar a Hellotext a decidir qué experiencia es relevante, pero representan datos diferentes. + +## Cómo se crean y actualizan los perfiles + +Hellotext puede crear o enriquecer un perfil cuando recibe datos desde: + +* Una plataforma de eCommerce conectada u otra integración. +* Un playbook de captura, como Webchat, un popup, un formulario, un código QR o un link compartible. +* Una conversación iniciada por el cliente en un canal conectado. +* Una importación de perfiles de clientes. +* Hellotext.js, la API o una integración personalizada. +* Una actualización manual de un integrante del equipo. + +Cuando está disponible el mismo identificador confiable, Hellotext puede usarlo para asociar nueva información con un perfil existente. Los identificadores incompletos o en conflicto todavía pueden producir posibles duplicados que requieren revisión. + +## Revisa y une posibles duplicados + +Hellotext muestra una advertencia cuando encuentra perfiles con información de identidad similar. Revisa los perfiles sugeridos antes de unirlos; dos personas pueden compartir un nombre, teléfono o email en datos importados. + +Usa las opciones del perfil para abrir el proceso de unión. Confirma qué datos pertenecen al mismo cliente antes de completarlo para que los reportes, la segmentación y el contexto de conversaciones permanezcan asociados con la persona correcta. + +## Usa los perfiles en Hellotext + +Los perfiles de clientes conectan las áreas principales de Hellotext: + +* **Las campañas** usan listas y segmentos para elegir una audiencia. +* **Los playbooks** usan propiedades y actividad como señales para tomar decisiones autónomas y crear experiencias personalizadas. +* **Los journeys** pueden ramificar o ejecutar acciones según datos y eventos del perfil. +* **Inbox** muestra contexto del cliente a agentes e integrantes del equipo que atienden una conversación. +* **Los reportes y la atribución** usan identidad y actividad rastreada para asociar resultados con el cliente y el origen correctos. + +## Gestiona la información con cuidado + +Desde un perfil, los integrantes con los permisos necesarios pueden editar propiedades, gestionar listas, revisar el estado de suscripción, iniciar o abrir una conversación, unir duplicados, bloquear el perfil o eliminarlo. + +Ten en cuenta estas prácticas: + +* No marques a un cliente como suscrito si no tienes el consentimiento necesario. +* Corrige los datos de identidad antes de crear otro perfil para la misma persona. +* Usa propiedades para información que debería describir el estado actual del cliente. +* Usa eventos para acciones que ocurrieron en un momento determinado. +* Revisa la fuente de los datos sincronizados antes de sobrescribirlos manualmente. +* Trata la eliminación como una acción final de gestión de datos, no como un atajo para corregir un duplicado. + +## Guías relacionadas + +* [Resumen de audiencia y segmentación]({% link _audience/audience-overview.md %}) +* [A quién puedo escribirle: consentimiento y estado de suscripción]({% link _audience/consent-and-subscriber-status.md %}) +* [Importa perfiles de clientes]({% link _audience/import-customer-profiles.md %}) +* [Listas vs. segmentos]({% link _audience/lists-and-segments.md %}) +* [Etiquetas de personalización]({% link _audience/personalization-tags.md %}) +* [Seguimiento de eventos]({% link _developers/tracking-events.md %}) diff --git a/_i18n/es/captures/forms.md b/_i18n/es/captures/forms.md index 1d13c4a..fbc1879 100644 --- a/_i18n/es/captures/forms.md +++ b/_i18n/es/captures/forms.md @@ -94,7 +94,7 @@ Copia el enlace generado cuando quieras que Hellotext aloje el formulario. Ábre Usa el HTML generado cuando el formulario deba aparecer dentro de una de tus páginas. -1. Confirma que el sitio esté conectado mediante una integración de ecommerce compatible o que tenga instalado [Hellotext.js](https://github.com/hellotext/hellotext.js). +1. Confirma que el sitio esté conectado mediante una integración de eCommerce compatible o que tenga instalado [Hellotext.js](https://github.com/hellotext/hellotext.js). 2. Copia el código generado exactamente como lo proporciona Hellotext. 3. Pégalo dentro del cuerpo de la página donde debe aparecer. 4. Aplica los estilos de tu sitio sin eliminar ni cambiar los atributos generados del formulario. @@ -129,7 +129,7 @@ Después de completar el formulario, el mismo navegador puede recordar que ya fu Revisa estos puntos en orden: 1. Confirma que el código generado esté presente en la página. -2. Confirma que la integración de ecommerce conectada o Hellotext.js cargue correctamente. +2. Confirma que la integración de eCommerce conectada o Hellotext.js cargue correctamente. 3. Compara el código integrado con el snippet actual que muestra Hellotext. 4. Revisa si los estilos o scripts del sitio ocultan o reemplazan el formulario. 5. Prueba el enlace alojado para diferenciar un problema de configuración de uno de instalación. diff --git a/_i18n/es/journeys/ai-cart-saver-playbook.md b/_i18n/es/journeys/ai-cart-saver-playbook.md index 72781eb..483be3b 100644 --- a/_i18n/es/journeys/ai-cart-saver-playbook.md +++ b/_i18n/es/journeys/ai-cart-saver-playbook.md @@ -60,7 +60,7 @@ Abre **Playbooks**, haz click en **Explorar playbooks** y elige **Recuperador de Recuperador de Carritos con IA expone: - **Canales:** dónde Hellotext puede enviar o continuar la conversación de recuperación de carrito. -- **Estrategia de descuento:** si el playbook sigue las reglas de oferta del ecommerce, puede crear descuentos con IA hasta un porcentaje máximo o envía sin descuentos. +- **Estrategia de descuento:** si el playbook sigue las reglas de oferta del eCommerce, puede crear descuentos con IA hasta un porcentaje máximo o envía sin descuentos. - **Tono:** cómo debería sonar el seguimiento generado. - **Derivación o asignación:** quién debería tomar la conversación cuando necesita una persona. diff --git a/_i18n/es/journeys/anniversary-surprise-playbook.md b/_i18n/es/journeys/anniversary-surprise-playbook.md index 1076bf0..9f98b5b 100644 --- a/_i18n/es/journeys/anniversary-surprise-playbook.md +++ b/_i18n/es/journeys/anniversary-surprise-playbook.md @@ -15,7 +15,7 @@ Puede: - Usar una fuente de aniversario, como primera compra, creación del perfil, fecha de suscripción o una fecha personalizada, cuando esté disponible. - Detectar cuándo el cliente llega a un aniversario según esa fuente. - Enviar un mensaje de celebración con tono de agradecimiento o reconocimiento. -- Incluir un cupón aprobado o una oferta existente del ecommerce cuando el mensaje lo necesita. +- Incluir un cupón aprobado o una oferta existente del eCommerce cuando el mensaje lo necesita. - Personalizar el mensaje con datos del perfil del cliente, historial de compra o contexto de relación cuando esos datos están disponibles. - Omitir perfiles cuando falta la fecha de aniversario, falta consentimiento, el canal no está listo o el perfil no puede ser alcanzado. @@ -48,7 +48,7 @@ Revisa que: - La audiencia que quieres alcanzar sea identificable y elegible. - El canal, remitente o cuenta de WhatsApp esté listo. - El mensaje o plantilla esté aprobado si el canal lo requiere. -- Si vas a incluir un cupón u oferta del ecommerce, esté aprobado y funcione antes del lanzamiento. +- Si vas a incluir un cupón u oferta del eCommerce, esté aprobado y funcione antes del lanzamiento. - Los datos de compra, perfil o propiedades personalizadas estén sincronizados si el aniversario depende de ellos. Para validar la configuración, usa [Verifica tus datos y señales después de configurar]({% link _integrations/verify-data-and-signals.md %}). Si importas perfiles o fechas personalizadas, revisa [Importa perfiles del cliente]({% link _audience/import-customer-profiles.md %}). Para tracking personalizado, usa [Seguimiento de eventos]({% link _developers/tracking-events.md %}). @@ -65,7 +65,7 @@ Las opciones disponibles pueden variar, pero revisa: - **Audiencia:** qué perfiles pueden recibir el playbook. - **Canales de salida:** dónde Hellotext puede enviar el mensaje. - **Mensaje:** el texto de aniversario y las variables que usará. -- **Cupón u oferta:** el cupón aprobado o la oferta existente del ecommerce que se incluirá si corresponde. +- **Cupón u oferta:** el cupón aprobado o la oferta existente del eCommerce que se incluirá si corresponde. - **Respuestas en Inbox:** cómo debería revisar tu equipo las respuestas si el cliente contesta. No asumas que todas las cuentas tienen la misma fuente de aniversario. Si el control no aparece, confirma con tu equipo de Hellotext qué fecha está usando el playbook antes de lanzar. diff --git a/_i18n/es/journeys/birthday-bash-playbook.md b/_i18n/es/journeys/birthday-bash-playbook.md index ba77edb..18331ac 100644 --- a/_i18n/es/journeys/birthday-bash-playbook.md +++ b/_i18n/es/journeys/birthday-bash-playbook.md @@ -15,7 +15,7 @@ Puede: - Detectar perfiles del cliente cuyo cumpleaños coincide con el día y mes actuales. - Crear un evento de cumpleaños para iniciar el playbook cuando está activo. - Enviar un mensaje de cumpleaños con tono celebratorio. -- Incluir un cupón aprobado o una oferta existente del ecommerce cuando el mensaje lo necesita. +- Incluir un cupón aprobado o una oferta existente del eCommerce cuando el mensaje lo necesita. - Personalizar el mensaje con datos del perfil del cliente, como nombre o cumpleaños, si están disponibles. - Omitir perfiles cuando falta la fecha de cumpleaños, falta consentimiento, el canal no está listo o el perfil no puede ser alcanzado. @@ -49,7 +49,7 @@ Revisa que: - La audiencia que quieres alcanzar tenga consentimiento para el canal. - El canal, remitente o cuenta de WhatsApp esté listo. - El mensaje o plantilla de cumpleaños esté aprobado si el canal lo requiere. -- Si vas a incluir un cupón u oferta del ecommerce, esté aprobado y funcione antes del lanzamiento. +- Si vas a incluir un cupón u oferta del eCommerce, esté aprobado y funcione antes del lanzamiento. - La audiencia excluya perfiles que no deberían recibir mensajes promocionales. Para validar la configuración, usa [Verifica tus datos y señales después de configurar]({% link _integrations/verify-data-and-signals.md %}). Si importas perfiles, revisa [Importa perfiles del cliente]({% link _audience/import-customer-profiles.md %}). Para tracking personalizado, usa [Seguimiento de eventos]({% link _developers/tracking-events.md %}). @@ -65,7 +65,7 @@ Las opciones disponibles pueden variar, pero normalmente revisas: - **Canales de salida:** dónde Hellotext puede enviar el saludo. - **Audiencia:** qué perfiles pueden recibir el playbook. - **Mensaje:** el texto de cumpleaños y las variables que usará. -- **Cupón u oferta:** el cupón aprobado o la oferta existente del ecommerce que se incluirá si corresponde. +- **Cupón u oferta:** el cupón aprobado o la oferta existente del eCommerce que se incluirá si corresponde. - **Respuestas en Inbox:** cómo debería revisar tu equipo las respuestas si el cliente contesta. No hace falta crear una campaña manual para cada fecha. El playbook depende de la señal de cumpleaños del perfil y se ejecuta cuando el cumpleaños coincide con el día actual. diff --git a/_i18n/es/journeys/browse-recovery-playbook.md b/_i18n/es/journeys/browse-recovery-playbook.md index ee526ea..4a76eb2 100644 --- a/_i18n/es/journeys/browse-recovery-playbook.md +++ b/_i18n/es/journeys/browse-recovery-playbook.md @@ -63,7 +63,7 @@ Recuperación de Navegación expone: - **Canales:** dónde Hellotext puede enviar o continuar la conversación de recuperación de navegación. - **Tono o feedback en Playground:** cómo deberían aprender los seguimientos generados qué encaja con tu negocio. -- **Estrategia de descuento:** si el playbook sigue las reglas de oferta del ecommerce, puede crear descuentos con IA hasta un porcentaje máximo o envía sin descuentos. +- **Estrategia de descuento:** si el playbook sigue las reglas de oferta del eCommerce, puede crear descuentos con IA hasta un porcentaje máximo o envía sin descuentos. - **Derivación o asignación:** quién debería tomar la conversación cuando una respuesta necesita una persona. Mantén la selección automática de canales salvo que tengas una razón clara para limitar el playbook. Recuperación de Navegación depende de si el cliente realmente puede ser alcanzado y si el formato del mensaje está permitido en el canal. diff --git a/_i18n/es/journeys/complete-the-look-playbook.md b/_i18n/es/journeys/complete-the-look-playbook.md index 192e180..5dc21df 100644 --- a/_i18n/es/journeys/complete-the-look-playbook.md +++ b/_i18n/es/journeys/complete-the-look-playbook.md @@ -17,7 +17,7 @@ Puede: - Usar contexto de cliente, producto, catálogo, precio, stock y canal antes de enviar un mensaje. - Generar ejemplos de mensajes que se adaptan por cliente. - Permitir que tu equipo dé feedback en Playground para que Hellotext aprenda qué encaja con el negocio. -- Seguir reglas de oferta existentes del ecommerce, usar descuentos con IA hasta un porcentaje máximo aprobado o enviar sin descuentos. +- Seguir reglas de oferta existentes del eCommerce, usar descuentos con IA hasta un porcentaje máximo aprobado o enviar sin descuentos. - Evitar recomendar productos no disponibles, irrelevantes, ya comprados o fuera del alcance de productos seleccionado. La configuración exacta puede variar según cuenta, tienda conectada, calidad del catálogo, canal, plantillas y estado de despliegue. @@ -46,13 +46,13 @@ Antes de habilitar Completa el Look, confirma la configuración de la que depend Revisa que: -- Tu catálogo de productos o integración de ecommerce esté conectada. +- Tu catálogo de productos o integración de eCommerce esté conectada. - Nombres, imágenes, precios, variantes, stock y links de producto estén actualizados. - Los productos que quieres incluir tengan complementos claros, productos que combinan, accesorios compatibles o ítems relacionados. - Identificadores de producto y variante sean estables entre catálogo, vista de producto, carrito, recomendación y compra. - La audiencia que quieres alcanzar esté suscrita, identificable y sea elegible para el canal seleccionado. - Señales de compra, carrito e interés de producto estén disponibles para que Hellotext evite sugerencias irrelevantes. -- Si se permiten descuentos, las reglas de oferta del ecommerce y cualquier porcentaje máximo de descuento con IA estén aprobados antes del lanzamiento. +- Si se permiten descuentos, las reglas de oferta del eCommerce y cualquier porcentaje máximo de descuento con IA estén aprobados antes del lanzamiento. - Tarjetas de producto, links de producto o mensajes enriquecidos funcionen en los canales que quieres usar. Para validar la configuración, usa [Verifica tus datos y señales después de configurar]({% link _integrations/verify-data-and-signals.md %}). Para tracking personalizado, usa [Seguimiento de eventos]({% link _developers/tracking-events.md %}). @@ -68,7 +68,7 @@ Las tarjetas disponibles pueden variar, pero la configuración propuesta se conc - **Canales de salida:** dónde Hellotext puede enviar sugerencias de productos que combinan. - **Audiencia:** qué audiencia o segmento puede recibir el playbook. - **Productos:** qué productos, colecciones, categorías o grupos puede usar el playbook. -- **Estrategia de descuento:** si el playbook sigue las reglas de oferta del ecommerce, puede usar descuentos con IA hasta un porcentaje máximo o envía sin descuentos. +- **Estrategia de descuento:** si el playbook sigue las reglas de oferta del eCommerce, puede usar descuentos con IA hasta un porcentaje máximo o envía sin descuentos. - **Tono o feedback en Playground:** cómo deberían aprender los ejemplos generados qué encaja con tu negocio. Mantén la selección automática de canales salvo que tengas una razón clara para limitar el playbook. Completa el Look depende de si el comprador puede ser alcanzado cuando la sugerencia de producto que combina todavía es relevante. diff --git a/_i18n/es/journeys/cross-sell-driver-playbook.md b/_i18n/es/journeys/cross-sell-driver-playbook.md index ffc9e3e..1a31d92 100644 --- a/_i18n/es/journeys/cross-sell-driver-playbook.md +++ b/_i18n/es/journeys/cross-sell-driver-playbook.md @@ -47,7 +47,7 @@ Revisa que: - Las relaciones entre productos puedan inferirse o proveerse mediante catálogo, colecciones, categorías, historial de compra o lógica de recomendación. - Los productos que quieres recomendar tengan suficiente stock y links usables. - Tu equipo tenga claro qué colecciones, categorías o productos deberían incluirse o excluirse en la configuración del playbook. -- Si se permiten descuentos, las reglas de oferta del ecommerce y el porcentaje máximo que puede usar la IA estén aprobados antes del lanzamiento. +- Si se permiten descuentos, las reglas de oferta del eCommerce y el porcentaje máximo que puede usar la IA estén aprobados antes del lanzamiento. - El canal que puede usar el playbook esté conectado y listo. - Los clientes tengan consentimiento y sean elegibles para el canal. @@ -66,7 +66,7 @@ El playbook expone el alcance de productos y las reglas de recomendación: Según el despliegue de la cuenta, también puede mostrar tarjetas para: -- **Estrategia de descuento:** si el mensaje sigue las reglas de oferta del ecommerce, puede usar descuentos con IA hasta un porcentaje máximo o envía sin descuentos. +- **Estrategia de descuento:** si el mensaje sigue las reglas de oferta del eCommerce, puede usar descuentos con IA hasta un porcentaje máximo o envía sin descuentos. - **Canales:** dónde Hellotext puede enviar o continuar la conversación. - **Tono o feedback en Playground:** cómo deberían aprender los seguimientos generados qué encaja con tu negocio. - **Derivación o asignación:** quién debería tomar la conversación cuando una respuesta necesita una persona. diff --git a/_i18n/es/journeys/dormant-revival-playbook.md b/_i18n/es/journeys/dormant-revival-playbook.md index 86e2dd6..89b851d 100644 --- a/_i18n/es/journeys/dormant-revival-playbook.md +++ b/_i18n/es/journeys/dormant-revival-playbook.md @@ -17,7 +17,7 @@ Puede: - Sugerir productos, colecciones u ofertas relevantes según el comportamiento anterior del cliente. - Generar ejemplos de mensajes personalizados que se adaptan por cliente. - Permitir que tu equipo dé feedback en Playground para que Hellotext aprenda qué encaja con el negocio. -- Seguir reglas de oferta existentes del ecommerce, usar descuentos con IA hasta un porcentaje máximo aprobado o enviar sin descuentos. +- Seguir reglas de oferta existentes del eCommerce, usar descuentos con IA hasta un porcentaje máximo aprobado o enviar sin descuentos. - Buscar el canal más eficiente en costo entre los disponibles, como WhatsApp, SMS u otros, y enviar solo cuando detecta internamente una oportunidad con ROI saludable. - Omitir clientes cuando el cliente se reactivó, compró recientemente, entró en otro playbook activo, quitó consentimiento, no puede ser alcanzado o no hay suficiente contexto de producto. @@ -51,7 +51,7 @@ Revisa que: - Los productos o colecciones que quieres usar sean apropiados para mensajes de recuperación. - La audiencia que quieres alcanzar sea identificable y elegible para el canal seleccionado. - Las señales de compra, navegación, clicks, respuestas, bajas, opt-out y reactivación reciente estén disponibles para que Hellotext evite envíos irrelevantes. -- Si se permiten descuentos, las reglas de oferta del ecommerce y cualquier porcentaje máximo de descuento con IA estén aprobados antes del lanzamiento. +- Si se permiten descuentos, las reglas de oferta del eCommerce y cualquier porcentaje máximo de descuento con IA estén aprobados antes del lanzamiento. - Tarjetas de producto, links de producto o mensajes enriquecidos funcionen en los canales que quieres usar. Para validar la configuración, usa [Verifica tus datos y señales después de configurar]({% link _integrations/verify-data-and-signals.md %}). Para tracking personalizado, usa [Seguimiento de eventos]({% link _developers/tracking-events.md %}). @@ -67,7 +67,7 @@ Las tarjetas disponibles pueden variar, pero la configuración propuesta se conc - **Canales de salida:** dónde Hellotext puede enviar o continuar el mensaje de reactivación. - **Audiencia:** qué audiencia o segmento puede recibir el playbook. - **Productos:** qué productos, colecciones, categorías o grupos puede usar el mensaje. -- **Estrategia de descuento:** si el playbook sigue las reglas de oferta del ecommerce, puede usar descuentos con IA hasta un porcentaje máximo o envía sin descuentos. +- **Estrategia de descuento:** si el playbook sigue las reglas de oferta del eCommerce, puede usar descuentos con IA hasta un porcentaje máximo o envía sin descuentos. - **Tono o feedback en Playground:** cómo deberían aprender los ejemplos generados qué encaja con tu negocio. Mantén la selección automática de canales salvo que tengas una razón clara para limitar el playbook. Reactivación de Inactivos depende de si el cliente todavía puede ser alcanzado en un canal donde el mensaje tenga sentido. Hellotext puede elegir internamente el canal más eficiente en costo, como WhatsApp, SMS u otros según disponibilidad, y evitar envíos cuando no detecta una oportunidad con ROI saludable. diff --git a/_i18n/es/journeys/first-purchase-driver-playbook.md b/_i18n/es/journeys/first-purchase-driver-playbook.md index 3dd82ad..d0ffd7c 100644 --- a/_i18n/es/journeys/first-purchase-driver-playbook.md +++ b/_i18n/es/journeys/first-purchase-driver-playbook.md @@ -63,7 +63,7 @@ Abre **Playbooks**, haz click en **Explorar playbooks** y elige **Impulsor de Pr El playbook maneja automáticamente la elegibilidad para primera compra y el momento del seguimiento. Según el despliegue de tu cuenta, revisa las tarjetas que expone para: -- **Estrategia de descuento:** si el playbook sigue las reglas de oferta del ecommerce, puede crear descuentos con IA hasta un porcentaje máximo o envía sin descuentos. +- **Estrategia de descuento:** si el playbook sigue las reglas de oferta del eCommerce, puede crear descuentos con IA hasta un porcentaje máximo o envía sin descuentos. - **Canales:** dónde Hellotext puede enviar o continuar la conversación. - **Tono o feedback en Playground:** cómo deberían aprender los seguimientos generados qué encaja con tu negocio. - **Derivación o asignación:** quién debería tomar la conversación cuando una respuesta necesita una persona. diff --git a/_i18n/es/journeys/how-to-customize-a-playbook-safely.md b/_i18n/es/journeys/how-to-customize-a-playbook-safely.md index 20ca0f5..f9adb05 100644 --- a/_i18n/es/journeys/how-to-customize-a-playbook-safely.md +++ b/_i18n/es/journeys/how-to-customize-a-playbook-safely.md @@ -39,7 +39,7 @@ Considera deshabilitar temporalmente solo cuando el cambio pueda afectar a clien - Estás cambiando el prompt de un playbook que lo permite y el agente podría responder de forma incorrecta. - Estás cambiando intenciones de un agente personalizado. - Estás modificando canales de entrada o salida. -- Estás cambiando descuentos o reglas de oferta del ecommerce. +- Estás cambiando descuentos o reglas de oferta del eCommerce. - Estás editando una ruta con pasos, condiciones, ramas o asignaciones. Para playbooks activos de venta, el riesgo depende de qué tarjeta estás cambiando. Muchos ajustes no afectan clientes inmediatamente, pero un cambio de prompt, estrategia de descuento, canal o lógica de ruta sí merece prueba antes de volver a ampliar. @@ -54,7 +54,7 @@ Usa esta tabla como mapa rápido: | **Intenciones** | Agentes personalizados y playbooks personalizados | Qué mensajes de clientes activan ese agente. | | **Conocimiento** | Agentes de IA de venta o atención | Qué información usa el agente para responder. | | **Canales de entrada/salida** | Playbooks que permiten selección de canales | Dónde puede responder o enviar mensajes. | -| **Descuentos** | Playbooks de venta que permiten ofertas | Qué reglas de oferta del ecommerce y límites de descuento con IA puede usar el agente. | +| **Descuentos** | Playbooks de venta que permiten ofertas | Qué reglas de oferta del eCommerce y límites de descuento con IA puede usar el agente. | | **Derivación** | Agentes de IA, atención, [Webchat]({% link _captures/webchat-widget-playbook.md %}) y algunos playbooks personalizados | Quién toma la conversación cuando el agente no debe seguir. | | **Pasos de ruta** | Journeys o rutas | Secuencia, esperas, ramas, asignaciones y salida del flujo. | @@ -133,7 +133,7 @@ Las reglas de descuento afectan expectativas del cliente e ingresos, así que c Antes de cambiar descuentos: -- Confirma si el playbook debería seguir las reglas de oferta del ecommerce, crear descuentos con IA hasta un porcentaje máximo, combinar ambos o enviar sin descuentos. +- Confirma si el playbook debería seguir las reglas de oferta del eCommerce, crear descuentos con IA hasta un porcentaje máximo, combinar ambos o enviar sin descuentos. - Define máximos claros para cualquier descuento generado por IA. - Evita acumular descuentos más allá de tus reglas de negocio. - Prueba qué pasa cuando un cliente pide un mejor descuento. diff --git a/_i18n/es/journeys/how-to-enable-a-playbook.md b/_i18n/es/journeys/how-to-enable-a-playbook.md index e4dc78b..4a09b93 100644 --- a/_i18n/es/journeys/how-to-enable-a-playbook.md +++ b/_i18n/es/journeys/how-to-enable-a-playbook.md @@ -36,7 +36,7 @@ Puedes ver tarjetas como: - **Prompt del agente**, para instrucciones que indican qué debe hacer el agente de IA y cómo debe responder. - **Intenciones**, para intenciones de clientes que deberían activar un agente personalizado. - **Conocimiento**, para FAQs, políticas, notas de producto o documentos que el agente puede usar. -- **Descuentos**, para reglas de oferta del ecommerce y límites máximos de descuento con IA. +- **Descuentos**, para reglas de oferta del eCommerce y límites máximos de descuento con IA. - **Tono**, para la voz usada en respuestas generadas por IA. - **Derivación**, para la persona o equipo que debería tomar la conversación cuando el agente necesita ayuda. - **Búsqueda web**, para sitios aprobados donde el agente puede buscar información online. diff --git a/_i18n/es/journeys/replenishment-driver-playbook.md b/_i18n/es/journeys/replenishment-driver-playbook.md index db5dba4..044713f 100644 --- a/_i18n/es/journeys/replenishment-driver-playbook.md +++ b/_i18n/es/journeys/replenishment-driver-playbook.md @@ -61,7 +61,7 @@ Abre **Playbooks**, haz click en **Explorar playbooks** y elige **Impulsor de Re El playbook expone las configuraciones que controlan cómo se comunica: -- **Estrategia de descuento:** si el recordatorio sigue las reglas de oferta del ecommerce, puede usar descuentos con IA hasta un porcentaje máximo o envía sin descuentos. +- **Estrategia de descuento:** si el recordatorio sigue las reglas de oferta del eCommerce, puede usar descuentos con IA hasta un porcentaje máximo o envía sin descuentos. - **Canales:** dónde Hellotext puede enviar o continuar la conversación. - **Tono o feedback en Playground:** cómo deberían aprender los seguimientos generados qué encaja con tu negocio. diff --git a/_i18n/es/journeys/review-builder-playbook.md b/_i18n/es/journeys/review-builder-playbook.md index 5755192..07c9923 100644 --- a/_i18n/es/journeys/review-builder-playbook.md +++ b/_i18n/es/journeys/review-builder-playbook.md @@ -128,8 +128,8 @@ El reporte automático del playbook permite ver: - Distribución de calificaciones. - Texto de la reseña. - Adjuntos de la reseña como URLs de imágenes o videos cuando estén disponibles. -- Perfil de cliente e identificador del cliente en ecommerce cuando estén disponibles. -- Nombre del producto e identificador del producto en ecommerce cuando estén disponibles. +- Perfil de cliente e identificador del cliente en eCommerce cuando estén disponibles. +- Nombre del producto e identificador del producto en eCommerce cuando estén disponibles. - Fecha y hora de la reseña. - Un link a la conversación donde se dejó la reseña. diff --git a/_i18n/es/journeys/soft-reactivation-playbook.md b/_i18n/es/journeys/soft-reactivation-playbook.md index c53526f..aeecd9f 100644 --- a/_i18n/es/journeys/soft-reactivation-playbook.md +++ b/_i18n/es/journeys/soft-reactivation-playbook.md @@ -17,7 +17,7 @@ Puede: - Sugerir productos que podrían traer de vuelta al cliente según interés reciente o histórico. - Generar ejemplos de mensajes personalizados que se adaptan por cliente. - Permitir que tu equipo dé feedback en Playground para que Hellotext aprenda qué encaja con el negocio. -- Seguir reglas de oferta existentes del ecommerce, usar descuentos con IA hasta un porcentaje máximo aprobado o enviar sin descuentos. +- Seguir reglas de oferta existentes del eCommerce, usar descuentos con IA hasta un porcentaje máximo aprobado o enviar sin descuentos. - Buscar el canal más eficiente en costo entre los disponibles, como WhatsApp, SMS u otros, y enviar solo cuando detecta internamente una oportunidad con ROI saludable. - Omitir clientes cuando una compra reciente, otro playbook activo, falta de consentimiento, límites de canal o poco contexto de producto hacen que el envío no sea una buena idea. @@ -50,7 +50,7 @@ Revisa que: - Los productos o colecciones que quieres promover sean elegibles para mensajes de reactivación. - La audiencia que quieres alcanzar sea identificable y elegible para el canal seleccionado. - Las señales de compra, navegación, clicks, respuestas y bajas estén disponibles para que Hellotext evite envíos irrelevantes. -- Si se permiten descuentos, las reglas de oferta del ecommerce y cualquier porcentaje máximo de descuento con IA estén aprobados antes del lanzamiento. +- Si se permiten descuentos, las reglas de oferta del eCommerce y cualquier porcentaje máximo de descuento con IA estén aprobados antes del lanzamiento. - Tarjetas de producto, links de producto o mensajes enriquecidos funcionen en los canales que quieres usar. Para validar la configuración, usa [Verifica tus datos y señales después de configurar]({% link _integrations/verify-data-and-signals.md %}). Para tracking personalizado, usa [Seguimiento de eventos]({% link _developers/tracking-events.md %}). @@ -66,7 +66,7 @@ Las tarjetas disponibles pueden variar, pero la configuración propuesta se conc - **Canales de salida:** dónde Hellotext puede enviar o continuar el mensaje de reactivación. - **Audiencia:** qué audiencia o segmento puede recibir el playbook. - **Productos:** qué productos, colecciones, categorías o grupos puede usar el mensaje. -- **Estrategia de descuento:** si el playbook sigue las reglas de oferta del ecommerce, puede usar descuentos con IA hasta un porcentaje máximo o envía sin descuentos. +- **Estrategia de descuento:** si el playbook sigue las reglas de oferta del eCommerce, puede usar descuentos con IA hasta un porcentaje máximo o envía sin descuentos. - **Tono o feedback en Playground:** cómo deberían aprender los ejemplos generados qué encaja con tu negocio. Mantén la selección automática de canales salvo que tengas una razón clara para limitar el playbook. Reactivación Suave depende de si el cliente puede ser alcanzado en un momento donde el empujón todavía se siente oportuno. Hellotext puede elegir internamente el canal más eficiente en costo, como WhatsApp, SMS u otros según disponibilidad, y evitar envíos cuando no detecta una oportunidad con ROI saludable. diff --git a/_i18n/es/journeys/sunset-saver-playbook.md b/_i18n/es/journeys/sunset-saver-playbook.md index e7ebf31..9490444 100644 --- a/_i18n/es/journeys/sunset-saver-playbook.md +++ b/_i18n/es/journeys/sunset-saver-playbook.md @@ -16,7 +16,7 @@ Puede: - Usar historial del cliente, contexto de producto, datos de catálogo, elegibilidad de canal y reglas de oferta antes de enviar un mensaje. - Generar un último mensaje personalizado con una razón clara para volver, como un producto relevante, una colección, una novedad o una oferta aprobada. - Permitir que tu equipo dé feedback en Playground para que Hellotext aprenda qué tono y estilo encajan con el negocio. -- Seguir reglas de oferta existentes del ecommerce, usar descuentos con IA hasta un porcentaje máximo aprobado o enviar sin descuentos. +- Seguir reglas de oferta existentes del eCommerce, usar descuentos con IA hasta un porcentaje máximo aprobado o enviar sin descuentos. - Buscar el canal más eficiente en costo entre los disponibles, como WhatsApp, SMS u otros, y enviar solo cuando detecta internamente una oportunidad con ROI saludable. - Suprimir automáticamente futuros intentos de recuperación para ese perfil si el cliente no compra, responde o vuelve a mostrar una señal relevante. - Omitir clientes cuando no hay consentimiento, el perfil no puede ser alcanzado, otro playbook encaja mejor o no existe una razón suficientemente relevante para escribir. @@ -51,7 +51,7 @@ Revisa que: - Hellotext pueda distinguir clientes recientemente inactivos, clientes inactivos alrededor de 3 meses y clientes alrededor de 12 meses sin actividad o sin reactivarse. - Nombres, imágenes, precios, stock y links de producto estén actualizados si el mensaje puede incluir recomendaciones. - La audiencia que quieres alcanzar sea identificable y elegible para el canal seleccionado. -- Si se permiten descuentos, las reglas de oferta del ecommerce y cualquier porcentaje máximo de descuento con IA estén aprobados antes del lanzamiento. +- Si se permiten descuentos, las reglas de oferta del eCommerce y cualquier porcentaje máximo de descuento con IA estén aprobados antes del lanzamiento. - Tarjetas de producto, links de producto o mensajes enriquecidos funcionen en los canales que quieres usar. Para validar la configuración, usa [Verifica tus datos y señales después de configurar]({% link _integrations/verify-data-and-signals.md %}). Para tracking personalizado, usa [Seguimiento de eventos]({% link _developers/tracking-events.md %}). @@ -67,7 +67,7 @@ Las tarjetas disponibles pueden variar, pero la configuración propuesta se conc - **Canales de salida:** dónde Hellotext puede enviar o continuar el mensaje final. - **Audiencia:** qué audiencia o segmento puede recibir el playbook. - **Productos:** qué productos, colecciones, categorías o grupos puede usar el mensaje. -- **Estrategia de descuento:** si el playbook sigue las reglas de oferta del ecommerce, puede usar descuentos con IA hasta un porcentaje máximo o envía sin descuentos. +- **Estrategia de descuento:** si el playbook sigue las reglas de oferta del eCommerce, puede usar descuentos con IA hasta un porcentaje máximo o envía sin descuentos. - **Tono o feedback en Playground:** cómo deberían aprender los ejemplos generados qué encaja con tu negocio. Mantén la selección automática de canales salvo que tengas una razón clara para limitar el playbook. Último Intento depende de encontrar un canal alcanzable y costo-eficiente para un cliente que ya lleva mucho tiempo inactivo. Hellotext puede elegir internamente el canal más eficiente en costo, como WhatsApp, SMS u otros según disponibilidad, y evitar envíos cuando no detecta una oportunidad con ROI saludable. From 25e11f912939b6947849fcf81fcf499cdd2a9233 Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: Martin Caetano Date: Sat, 1 Aug 2026 21:44:11 -0300 Subject: [PATCH 2/9] Clarify lists and segments guidance --- _audience/lists-and-segments.md | 4 +- _i18n/en/audience/lists-and-segments.md | 82 ++++++++++++++++++------- _i18n/es/audience/lists-and-segments.md | 82 ++++++++++++++++++------- 3 files changed, 124 insertions(+), 44 deletions(-) diff --git a/_audience/lists-and-segments.md b/_audience/lists-and-segments.md index 9b02c1a..f130a50 100644 --- a/_audience/lists-and-segments.md +++ b/_audience/lists-and-segments.md @@ -3,10 +3,10 @@ languages: ["en", "es"] en: title: Lists vs. segments - description: Learn the differences between Lists and Segments for organizing and segmenting subscribers. + description: Choose between fixed lists and dynamic segments when organizing customer profiles. es: title: Listas vs. segmentos - description: Conoce cuando conviene utilizar cada una para organizar y segmentar suscriptores. + description: Elige entre listas fijas y segmentos dinámicos para organizar perfiles de cliente. permalink: lists-and-segments permalink_es: listas-y-segmentos diff --git a/_i18n/en/audience/lists-and-segments.md b/_i18n/en/audience/lists-and-segments.md index 657d039..24966dc 100644 --- a/_i18n/en/audience/lists-and-segments.md +++ b/_i18n/en/audience/lists-and-segments.md @@ -1,38 +1,78 @@ -As your business starts growing its customer profiles, you will likely want to organize and segment them in ways that make them easier to reach. +Lists and segments both organize customer profiles into audiences. The difference is how a profile becomes a member and how that membership changes. -Hellotext provides two easy ways to organize customer profiles: lists and segments. +Use a **list** when membership should be explicit and stable. Use a **segment** when membership should follow conditions and update automatically as customer data changes. -In this guide you will learn the differences between the simple concept of lists and the powerful segments, capable of segmenting your audience based on specified criteria automatically and in real-time. +## Quick comparison -## Lists +| | List | Segment | +| --- | --- | --- | +| **Membership** | A profile is deliberately added or removed. | A profile is included while it matches the segment conditions. | +| **Updates** | Through a team action, import, integration, or journey step. | Automatically after relevant profile data or activity changes. | +| **Best for** | Cohorts whose membership has meaning on its own. | Audiences defined by who customers are or what they currently do. | +| **Examples** | An imported customer cohort, event attendees, a QA audience, or profiles selected for review. | Recent purchasers, customers interested in a product category, or subscribers in a particular location. | -Lists are the simplest way to organize customer profiles into fixed audiences. +## Use a list for explicit membership -They are a convenient way to group customer profiles together and are ideal when you are just starting with a small audience and managing it manually is not a problem. +A list is a fixed group of customer profiles. A profile stays in the list until a person, import, integration, or journey step adds or removes it. -More on **[Create and manage lists]({% link _audience/lists.md %})**. +Lists are useful when the act of assigning a profile to the group matters. They are not limited to small audiences. -## Segments +Choose a list when you need to: -As the number of customer profiles starts to grow, you may find it difficult to organize them manually. To make this easier and really take your audience targeting to its next stage, we recommend using Segments. +* Keep an imported cohort together after the import finishes. +* Maintain a QA or internal test audience. +* Record participation in an event, program, store, or operational workflow. +* Review a deliberately selected group before using it elsewhere. +* Preserve membership even when a customer's properties or recent activity change. -Segments leverage recorded events performed by your audience and let you create automatically updated groups of customer profiles based on who they are and what they do. +For example, a list named `Imported VIP customers` remains a record of that cohort. A dynamic definition such as "customers who spent more than $500 in the last 90 days" belongs in a segment instead. -You can segment by the characteristics of your customer profiles (like location, age, gender), their behavior (what they purchased, how much they spent), or any possible combination of both. +Keep reading: [Create and manage lists]({% link _audience/lists.md %}). -It takes less than one minute to start creating segments like: +## Use a segment for rule-based membership -* *Loyal customers who spent over certain amount during a period of time.* -* *Everyone who have not made a purchase over the last 30 days.* -* *Those who viewed or purchased products in certain categories.* -* *People living near certain location.* +A segment is a dynamic group built from conditions. Hellotext evaluates profile properties, list membership, subscription information, and tracked activity supported by the segment builder, then updates membership as the underlying data changes. -And even more creative combinations like: +Choose a segment when the question begins with "Who currently...?" For example: -* *Women from Montevideo interested in bags and beauty products who have not purchased over the last 90 days*. +* Customers who purchased during a particular period. +* Subscribers in a particular country or city. +* Customers who viewed or purchased products from selected categories. +* Customers who have not purchased during a recent period. +* Customers who match a combination of profile and activity conditions. -Segments are updated in real time and always contain the customer profiles matching the current conditions. +Segment results depend on the data Hellotext receives. If a product classification can live in different fields such as tags, categories, collections, or custom properties, select the fields that are reliable for your connected store instead of assuming every integration structures them the same way. -We recommend using segments to build the specific audiences that you want to reach in your promotional campaigns. +Membership updates automatically, but changes may take a short time to appear while Hellotext processes new data and recalculates the segment. -More on **[Build segments]({% link _audience/segments.md %})**. +Keep reading: [Build segments]({% link _audience/segments.md %}). + +## Combine lists and segments in an audience + +When a campaign lets you select an audience, you can include lists and segments and use other lists or segments as exclusions. + +For example, you could include a segment of recent purchasers and a list of event attendees, then exclude an internal test list. Review the resulting audience before sending, especially when several inclusions or exclusions overlap. + +Use a list when you want to preserve a cohort. Use a segment when you want the group to keep following a rule. + +## Membership does not grant consent + +A profile can belong to a list or segment without being eligible for every message or channel. Lists and segments organize profiles; they do not subscribe customers or override an unsubscribe. + +Before using an audience, confirm: + +* The profiles are eligible for the channel you plan to use. +* Unsubscribed, invalid, blocked, internal, or test profiles are excluded where needed. +* The conditions rely on properties and activity that are present and trustworthy. +* The audience size and sample profiles match what you intended. + +Keep reading: [Who can I message? Consent and subscriber status]({% link _audience/consent-and-subscriber-status.md %}). + +## Related guides + +* [Audience and segmentation overview]({% link _audience/audience-overview.md %}) +* [Understand customer profiles]({% link _audience/customer-profiles.md %}) +* [Create and manage lists]({% link _audience/lists.md %}) +* [Build segments]({% link _audience/segments.md %}) +* [Import customer profiles]({% link _audience/import-customer-profiles.md %}) +* [Who can I message? Consent and subscriber status]({% link _audience/consent-and-subscriber-status.md %}) diff --git a/_i18n/es/audience/lists-and-segments.md b/_i18n/es/audience/lists-and-segments.md index eed8f4b..ea3bacb 100644 --- a/_i18n/es/audience/lists-and-segments.md +++ b/_i18n/es/audience/lists-and-segments.md @@ -1,38 +1,78 @@ -A medida que tu empresa comience a crecer sus perfiles de cliente, también querrás organizarlos y segmentarlos de manera que sea más fácil llegar a ellos. +Las listas y los segmentos permiten organizar perfiles de cliente en audiencias. La diferencia es cómo un perfil pasa a formar parte del grupo y cómo cambia esa pertenencia. -Hellotext proporciona dos formas sencillas de organizar perfiles de cliente: listas y segmentos. +Usa una **lista** cuando la pertenencia debe ser explícita y estable. Usa un **segmento** cuando la pertenencia debe seguir condiciones y actualizarse automáticamente a medida que cambian los datos del cliente. -En esta guía aprenderás las diferencias entre el concepto más sencillo de listas y los poderosos segmentos, capaces de segmentar tu audiencia en base a criterios específicos de forma automática y en tiempo real. +## Comparación rápida -## Listas +| | Lista | Segmento | +| --- | --- | --- | +| **Pertenencia** | Un perfil se agrega o elimina de forma deliberada. | Un perfil se incluye mientras cumple las condiciones del segmento. | +| **Actualizaciones** | Mediante una acción del equipo, una importación, una integración o un paso de una ruta. | Automáticamente después de que cambian propiedades o actividades relevantes. | +| **Conviene para** | Grupos cuya pertenencia tiene significado por sí misma. | Audiencias definidas por quiénes son los clientes o qué hacen actualmente. | +| **Ejemplos** | Un grupo importado, asistentes a un evento, una audiencia de prueba o perfiles elegidos para revisión. | Compradores recientes, clientes interesados en una categoría o suscriptores de una ubicación determinada. | -Las listas son la forma más sencilla de organizar perfiles de cliente en audiencias fijas. +## Usa una lista para una pertenencia explícita -Son una forma conveniente de agrupar perfiles de cliente y son ideales cuando comienzas con una audiencia pequeña y administrarla manualmente no es un problema. +Una lista es un grupo fijo de perfiles de cliente. Un perfil permanece en ella hasta que una persona, una importación, una integración o un paso de una ruta lo agrega o elimina. -Más información sobre **[Crea y gestiona listas]({% link _audience/lists.md %})**. +Las listas son útiles cuando importa la decisión de asignar un perfil al grupo. No están limitadas a audiencias pequeñas. -## Segmentos +Elige una lista cuando necesites: -A medida que la cantidad de perfiles de cliente comience a crecer, es posible que te resulte difícil organizarlos manualmente. Para simplificar esta tarea y para realmente llevar la segmentación de tu audiencia al siguiente nivel, recomendamos usar Segmentos. +* Mantener unido un grupo después de terminar una importación. +* Conservar una audiencia de control de calidad (QA) o de prueba interna. +* Registrar la participación en un evento, programa, tienda o proceso operativo. +* Revisar un grupo seleccionado deliberadamente antes de usarlo en otra parte. +* Mantener la pertenencia aunque cambien las propiedades o la actividad reciente del cliente. -Los segmentos aprovechan los eventos realizados por tu audiencia y permiten crear grupos de perfiles de cliente actualizados automáticamente en función de quiénes son y qué hacen. +Por ejemplo, una lista llamada `Clientes VIP importados` conserva el registro de ese grupo. Una definición dinámica como “clientes que gastaron más de $500 en los últimos 90 días” corresponde a un segmento. -Puedes segmentar según las características de tus perfiles de cliente (como ubicación, edad, género), su comportamiento (lo que compraron, cuánto gastaron) o cualquier combinación posible de ambas. +Sigue leyendo: [Crea y gestiona listas]({% link _audience/lists.md %}). -En menos de un minuto puedes crear poderosos segmentos como: +## Usa un segmento para una pertenencia basada en reglas -* *Clientes fieles que gastaron más de cierta cantidad durante un período de tiempo.* -* *Todas las personas que no hayan realizado una compra en los últimos 30 días.* -* *Aquellos que vieron o compraron productos en ciertas categorías.* -* *Personas que viven cerca de cierta ubicación.* +Un segmento es un grupo dinámico construido con condiciones. Hellotext evalúa propiedades del perfil, pertenencia a listas, información de suscripción y actividad rastreada compatible con el creador de segmentos. Luego actualiza la pertenencia a medida que cambian esos datos. -También puedes crear combinaciones más creativas como: +Elige un segmento cuando la pregunta comience con “¿Quiénes actualmente...?” Por ejemplo: -* *Mujeres de Montevideo interesadas en carteras y productos de belleza que no hayan comprado en los últimos 90 días*. +* Clientes que compraron durante un período determinado. +* Suscriptores de un país o ciudad determinados. +* Clientes que vieron o compraron productos de categorías seleccionadas. +* Clientes que no compraron durante un período reciente. +* Clientes que cumplen una combinación de condiciones de perfil y actividad. -Los segmentos se actualizan en tiempo real y siempre contienen los perfiles de cliente que coinciden con las condiciones actuales. +El resultado depende de los datos que recibe Hellotext. Si una clasificación de producto puede estar en campos diferentes, como etiquetas, categorías, colecciones o propiedades personalizadas, elige los campos confiables para tu tienda conectada. No asumas que todas las integraciones los organizan de la misma manera. -Recomendamos utilizar segmentos para crear las audiencias específicas a las que deseas llegar en tus campañas promocionales. +La pertenencia se actualiza automáticamente, pero los cambios pueden demorar un momento en aparecer mientras Hellotext procesa los datos nuevos y recalcula el segmento. -Más información sobre **[Crea segmentos]({% link _audience/segments.md %})**. +Sigue leyendo: [Crea segmentos]({% link _audience/segments.md %}). + +## Combina listas y segmentos en una audiencia + +Cuando una campaña permite seleccionar una audiencia, puedes incluir listas y segmentos y usar otras listas o segmentos como exclusiones. + +Por ejemplo, puedes incluir un segmento de compradores recientes y una lista de asistentes a un evento, y luego excluir una lista interna de prueba. Revisa la audiencia resultante antes de enviar, especialmente cuando se superponen varias inclusiones o exclusiones. + +Usa una lista cuando quieras conservar un grupo. Usa un segmento cuando quieras que el grupo siga cumpliendo una regla. + +## La pertenencia no concede consentimiento + +Un perfil puede pertenecer a una lista o un segmento sin estar habilitado para recibir mensajes por todos los canales. Las listas y los segmentos organizan perfiles; no suscriben clientes ni anulan una baja. + +Antes de usar una audiencia, confirma: + +* Los perfiles pueden recibir mensajes por el canal que usarás. +* Los perfiles dados de baja, inválidos, bloqueados, internos o de prueba están excluidos cuando corresponde. +* Las condiciones dependen de propiedades y actividad presentes y confiables. +* El tamaño de la audiencia y algunos perfiles de muestra coinciden con lo que querías obtener. + +Sigue leyendo: [A quién puedo escribirle: consentimiento y estado de suscripción]({% link _audience/consent-and-subscriber-status.md %}). + +## Guías relacionadas + +* [Resumen de audiencia y segmentación]({% link _audience/audience-overview.md %}) +* [Entiende los perfiles de cliente]({% link _audience/customer-profiles.md %}) +* [Crea y gestiona listas]({% link _audience/lists.md %}) +* [Crea segmentos]({% link _audience/segments.md %}) +* [Importa perfiles de cliente]({% link _audience/import-customer-profiles.md %}) +* [A quién puedo escribirle: consentimiento y estado de suscripción]({% link _audience/consent-and-subscriber-status.md %}) From 0842c17e6fb561adbe0e4585efdb640833d91e53 Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: Martin Caetano Date: Sat, 1 Aug 2026 21:51:27 -0300 Subject: [PATCH 3/9] Expand segment documentation and clarify audience rules --- _audience/segments.md | 4 +- _i18n/en/audience/segments.md | 123 ++++++++++++++++++++++------------ _i18n/es/audience/segments.md | 123 ++++++++++++++++++++++------------ 3 files changed, 160 insertions(+), 90 deletions(-) diff --git a/_audience/segments.md b/_audience/segments.md index a5a19e9..fc3b1bb 100644 --- a/_audience/segments.md +++ b/_audience/segments.md @@ -3,10 +3,10 @@ languages: ["en", "es"] en: title: Build segments - description: Take your audience segmentation to the next level using Segments. + description: Build dynamic audiences from profile characteristics and customer activity. es: title: Crea segmentos - description: Lleva la segmentación de tu audiencia al siguiente nivel usando Segmentos. + description: Crea audiencias dinámicas con características del perfil y actividad del cliente. permalink: segments permalink_es: segmentos diff --git a/_i18n/en/audience/segments.md b/_i18n/en/audience/segments.md index b66ac86..f5a71c4 100644 --- a/_i18n/en/audience/segments.md +++ b/_i18n/en/audience/segments.md @@ -1,76 +1,111 @@ -Segments let you create dynamic groups of customer profiles based on conditions that are managed automatically in real time. +Segments are dynamic groups of customer profiles. Hellotext includes a profile while it matches the segment conditions and updates membership as profile data and tracked activity change. -Reach your audience based on their characteristics (like location, age, gender), their behavior (what they purchased, how much they spent) or any possible combination of both. +Use a segment when you can describe an audience with a rule, such as customers who purchased recently, subscribers in a particular country, or profiles that belong to a selected list and match another condition. -Segments are updated in real time and always contain the customer profiles that match the current conditions. +If you need to preserve an explicitly selected cohort, use a list instead. Keep reading: [Lists vs. segments]({% link _audience/lists-and-segments.md %}). -We recommend using Segments for building the specific demographics that you want to reach in your promotional campaigns. +## Before you create a segment -## Type of segments +Define the question the segment should answer and confirm that Hellotext receives the data needed to answer it. -### Customer profile characteristics +For example, before creating a segment for customers interested in a product category, check which product field your connected eCommerce platform uses. Depending on the integration, the useful value may be stored in a category, collection, tag, or custom property. -These are the properties of your customer profiles. You can provide this information using any available integration, from your own source, from your CRM, or through the API. +It also helps to identify a few customer profiles that should match and a few that should not. You can use them to review the result after saving. -* **Gender** -* **Age** -* **Location**: Select cities, entire regions or countries. -* **Device**: If the customer profile subscribed through a web capture such as a pop-up, clicked a short link, or is associated with a tracked website session, you can target by device type (desktop, mobile, tablet), device brand, or OS. -* **Mobile operator** -* **Subscription source**: How they subscribed, such as QR code, shareable link, form, checkout opt-in, capture, channel, or short code. -* **Custom properties**: Any custom defined property that you previously created. +## Create a segment -### Customer activity +1. Go to **Audience**. +2. Select the **+** button near the bottom-right corner. +3. Select **New Segment**. +4. Replace the default title with a clear segment name. +5. Select **Choose a condition** and choose **Subscriber's Activity** or **Subscriber's Characteristics**. -Actions performed on your audience can be used for segmentation and are in fact one of the most powerful and effective ways to segment. +Use a name that describes the rule rather than a temporary campaign. For example, `Purchased footwear in the last 30 days` is easier to understand later than `August audience`. -Some actions, such as short link clicks, are automatically tracked as events. If you connect your eCommerce website with one of our ready-to-go implementations like Mercado Libre, Hellotext can receive real-time events performed by customer profiles, such as products purchased and amount spent. +## Choose a condition type -Some examples of activities you can use for segmentation: +### Subscriber's Activity -* **Clicked on a short link**: When a customer clicked a short link from a campaign you sent. -* **Viewed a product or visited a page** -* **Added items to the cart** -* **Purchased a product** -* **Installed an app** -* **Completed a form** -* **Custom actions**: Any custom action created by you. +Use activity conditions for actions that occurred or did not occur. Depending on the data connected to the business, available activity can include: -## Create a segment +* Subscription and short-link activity. +* Delivered or received messages. +* Product views, cart activity, purchases, and refunds. +* Page activity. +* Custom tracked actions. + +Choose whether the activity **occurred** or **did not occur**. When the condition offers a period, define how far back Hellotext should evaluate the activity. Product and page conditions can expose additional filters so you can narrow the rule to the relevant products, categories, collections, tags, URLs, or other available fields. + +### Subscriber's Characteristics + +Use characteristic conditions for what is currently known about a customer profile. Available conditions can include: + +* Standard and custom profile properties. +* List membership. +* Subscription status. +* Purchase propensity when available. +* Country, location, and device information. +* Connected messaging channel. + +Choose whether the profile should meet or not meet the selected condition, then complete the value required by that property or filter. + +## Combine conditions with AND and OR + +The segment builder groups conditions in two ways: + +* **OR** adds another alternative inside the same block. A profile can match either condition in that block. +* **AND** adds another block. A profile must also match that block to enter the segment. + +For example, you can build an activity block for customers who purchased from the footwear category **or** purchased from the accessories category, then add an **and** block requiring their subscription status to be subscribed. + +Read the complete rule before saving. A misplaced **AND** or **OR** can make the segment much broader or narrower than intended. -From the *Audience* section click on the button near the bottom right of the page and select *New Segment*. +## Save and review the result -You will be asked to select the type of condition you want for this segment. +Select **Save changes** when the name and conditions are ready. -You can add additional conditions to the same segment clicking on the *Or* and *And* buttons. +Hellotext calculates the profiles that match the rules. While that work is running, the segment can show that it is being updated. New events and profile changes can also trigger later membership updates, so results may take a short time to appear. -* **Or**: Select this option when you want the segment to match one or the other condition specified. For example: *United States or Canada*. -* **And**: Select this option when you want the segment to match both conditions. For example: *Women from United States*. +After saving: -When you are ready with your segment click on *Save Changes*. +* Review the total number of profiles. +* Open several matching profiles and confirm why they qualify. +* Check some profiles you expected to match but do not. +* Confirm that periods, inclusions, exclusions, and product fields mean what you intended. +* Review subscription eligibility separately before using the segment for messaging. -It takes a few seconds to start seeing customer profiles in your newly created segment. +A segment organizes profiles; it does not subscribe customers or override an unsubscribe. ## Edit a segment -From the *Audience* section simply move the mouse over the segment title that you want to edit on the left side. +In **Audience**, find the segment in the **Segments** group and use its edit button. You can rename it, add or remove conditions, or change existing values. -An edit icon will be visible on its right. Click on the icon. A pane will be opened on the right side of the page. +After you save rule changes, Hellotext recalculates membership. Review the profile count again before using the updated segment in a campaign. -After you are done editing your segment click on *Save Changes*. +## Delete a segment -It can take a few seconds to refresh the segment and reflect your new changes. +Open the segment editor and select the trash button. Deleting a segment removes the segment, not the customer profiles it contained. -## Removing a segment +If the segment is used by a draft campaign, Hellotext asks you to confirm because deleting it also removes that audience reference from the draft. -Removing a segment only removes the segment itself and does not delete the customer profiles that it may contain. +## If the result looks wrong -From the *Audience* section simply move the mouse over the segment title that you want to remove on the left side. +Check these common causes: -An edit icon will be visible on its right. Click on the icon. A pane will be opened on the right side of the page. +* The required property or activity is not reaching Hellotext. +* The selected period is too short or too broad. +* An **AND** block should be an **OR** alternative, or the reverse. +* A condition excludes profiles instead of including them. +* Product information is stored in another field for the connected integration. +* The segment is still being recalculated. -Click on the trash icon near the bottom right area of the pane. +Test with known customer profiles before relying on a new or substantially edited segment. -A confirmation dialog will ask you to confirm the segment deletion. +## Related guides -Click on *Delete* to confirm the action. +* [Audience and segmentation overview]({% link _audience/audience-overview.md %}) +* [Understand customer profiles]({% link _audience/customer-profiles.md %}) +* [Lists vs. segments]({% link _audience/lists-and-segments.md %}) +* [Create and manage lists]({% link _audience/lists.md %}) +* [Who can I message? Consent and subscriber status]({% link _audience/consent-and-subscriber-status.md %}) +* [Tracking events]({% link _developers/tracking-events.md %}) diff --git a/_i18n/es/audience/segments.md b/_i18n/es/audience/segments.md index f230057..0f1f64f 100644 --- a/_i18n/es/audience/segments.md +++ b/_i18n/es/audience/segments.md @@ -1,76 +1,111 @@ -Los segmentos permiten crear grupos dinámicos de perfiles de cliente según condiciones que se gestionan automáticamente en tiempo real. +Los segmentos son grupos dinámicos de perfiles de cliente. Hellotext incluye un perfil mientras cumple las condiciones del segmento y actualiza la pertenencia cuando cambian los datos del perfil y la actividad rastreada. -Puedes segmentar tu audiencia en función de sus características (como ubicación, edad, género), su comportamiento (lo que compraron, cuánto gastaron) o cualquier combinación posible de ambas. +Usa un segmento cuando puedas describir una audiencia mediante una regla, como clientes que compraron recientemente, suscriptores de un país determinado o perfiles que pertenecen a una lista seleccionada y cumplen otra condición. -Los segmentos se actualizan en tiempo real y siempre contienen los perfiles de cliente que coinciden con las condiciones actuales. +Si necesitas conservar un grupo seleccionado de forma explícita, usa una lista. Sigue leyendo: [Listas vs. segmentos]({% link _audience/lists-and-segments.md %}). -Recomendamos utilizar Segmentos para crear las demografías a las que deseas llegar en tus campañas promocionales. +## Antes de crear un segmento -## Tipo de segmentos +Define la pregunta que debe responder el segmento y confirma que Hellotext recibe los datos necesarios para responderla. -### Características del perfil de cliente +Por ejemplo, antes de crear un segmento de clientes interesados en una categoría de productos, revisa qué campo usa tu plataforma de eCommerce conectada. Según la integración, el valor útil puede estar en una categoría, colección, etiqueta o propiedad personalizada. -Estas son las propiedades de tus perfiles de cliente. Puedes proporcionar esta información usando una integración disponible, desde tu propia fuente, desde tu CRM o mediante la API. +También conviene identificar algunos perfiles de cliente que deberían coincidir y otros que no. Puedes usarlos para revisar el resultado después de guardar. -* **Género** -* **Edad** -* **Ubicación**: Puedes especificar ciudades, regiones o países. -* **Dispositivo**: si el perfil de cliente se suscribió mediante una captura web como un pop-up, hizo clic en un link corto o está asociado a una sesión rastreada en tu sitio, puedes segmentar por tipo de dispositivo (computadora de escritorio, móvil, tablet), marca del dispositivo o sistema operativo. -* **Operador móvil** -* **Origen de suscripción**: Cómo se suscribieron, por ejemplo código QR, link compartible, formulario, opt-in en checkout, captura, canal o código corto. -* **Propiedades personalizadas**: cualquier propiedad personalizada definida que hayas creado previamente. +## Crea un segmento + +1. Ve a **Audiencia**. +2. Selecciona el botón **+** cerca de la esquina inferior derecha. +3. Selecciona **Nuevo Segmento**. +4. Reemplaza el título predeterminado por un nombre claro para el segmento. +5. Selecciona **Elige una condición** y elige **Actividad del cliente** o **Características del cliente**. + +Usa un nombre que describa la regla en lugar de una campaña temporal. Por ejemplo, `Compró calzado en los últimos 30 días` será más fácil de entender después que `Audiencia agosto`. + +## Elige un tipo de condición ### Actividad del cliente -Cualquiera de las acciones registradas por tu audiencia se pueden utilizar para la segmentación y, de hecho, son una de las formas más poderosas y efectivas de segmentar. +Usa condiciones de actividad para acciones que ocurrieron o no ocurrieron. Según los datos conectados al negocio, la actividad disponible puede incluir: + +* Actividad de suscripción y enlaces cortos. +* Mensajes entregados o recibidos. +* Vistas de producto, actividad del carrito, compras y reembolsos. +* Actividad en páginas. +* Acciones personalizadas rastreadas. + +Elige si la actividad **ocurrió** o **no ocurrió**. Cuando la condición ofrece un período, define hasta cuánto tiempo atrás debería evaluar Hellotext la actividad. Las condiciones de producto y página pueden mostrar filtros adicionales para limitar la regla a los productos, categorías, colecciones, etiquetas, URLs u otros campos disponibles que correspondan. + +### Características del cliente + +Usa condiciones de características para lo que se conoce actualmente sobre un perfil de cliente. Las condiciones disponibles pueden incluir: + +* Propiedades estándar y personalizadas del perfil. +* Pertenencia a listas. +* Estado de suscripción. +* Propensión de compra cuando está disponible. +* País, ubicación e información del dispositivo. +* Canal de mensajería conectado. + +Elige si el perfil debería cumplir o no cumplir la condición seleccionada y completa el valor requerido por esa propiedad o filtro. + +## Combina condiciones con Y y O -Algunas acciones, como hacer clic en un link corto, se rastrean automáticamente como eventos. Si conectas tu eCommerce con una de nuestras implementaciones listas para usar como Mercado Libre, Hellotext puede recibir eventos en tiempo real realizados por perfiles de cliente, como productos comprados y monto gastado. +El creador de segmentos agrupa las condiciones de dos maneras: -Algunos ejemplos de actividades que puedes utilizar en segmentos: +* **O** agrega otra alternativa dentro del mismo bloque. Un perfil puede cumplir cualquiera de las condiciones de ese bloque. +* **Y** agrega otro bloque. Un perfil también debe cumplir ese bloque para entrar al segmento. -* **Hizo clic en un link corto**: cuando un cliente hizo clic en un link corto de una campaña enviada. -* **Visualizó un producto o visitó una página** -* **Artículos agregados al carrito** -* **Comprar un producto** -* **Instaló una aplicación** -* **Completó un formulario** -* **Acciones personalizadas**: cualquier acción personalizada que hayas creado. +Por ejemplo, puedes crear un bloque de actividad para clientes que compraron en la categoría calzado **o** compraron en la categoría accesorios, y luego agregar un bloque con **y** que exija que el estado de suscripción sea suscrito. -## Crear un segmento +Lee la regla completa antes de guardar. Una condición **Y** u **O** mal ubicada puede hacer que el segmento sea mucho más amplio o más reducido de lo esperado. -En la sección *Audiencia*, haz clic en el botón cerca de la parte inferior derecha de la página y selecciona *Nuevo Segmento*. +## Guarda y revisa el resultado -Se te pedirá que selecciones el tipo de condición que deseas para este segmento. +Selecciona **Guardar** cuando el nombre y las condiciones estén listos. -Puedes agregar condiciones adicionales al mismo segmento haciendo clic en los botones *O* y *Y*. +Hellotext calcula los perfiles que cumplen las reglas. Mientras realiza ese trabajo, el segmento puede indicar que se está actualizando. Los eventos nuevos y cambios en los perfiles también pueden iniciar actualizaciones posteriores, por lo que los resultados pueden demorar un momento en aparecer. -* **O**: Selecciona esta opción cuando desees que el segmento coincida con una u otra condición especificada. Por ejemplo: *Estados Unidos o Canadá*. -* **Y**: selecciona esta opción cuando desees que el segmento cumpla ambas condiciones. Por ejemplo: *Mujeres de Estados Unidos*. +Después de guardar: -Cuando estés listo con tu segmento, haz clic en *Guardar cambios*. +* Revisa la cantidad total de perfiles. +* Abre varios perfiles incluidos y confirma por qué cumplen las reglas. +* Revisa algunos perfiles que esperabas encontrar pero no aparecen. +* Confirma que los períodos, inclusiones, exclusiones y campos de producto significan lo que esperabas. +* Revisa por separado la elegibilidad de suscripción antes de usar el segmento para enviar mensajes. -Tomará unos segundos comenzar a ver los perfiles de cliente en el segmento recién creado. +Un segmento organiza perfiles; no suscribe clientes ni anula una baja. -## Editar un segmento +## Edita un segmento -Desde la sección *Audiencia* y en el área izquierda de la página, posiciónate sobre el título del segmento que deseas editar. +En **Audiencia**, busca el segmento en el grupo **Segmentos** y usa su botón de edición. Puedes cambiar el nombre, agregar o eliminar condiciones o modificar sus valores. -Un icono de edición será visible a la derecha del nombre. Haz clic en el icono. Se abrirá un panel en el lado derecho de la página. +Después de guardar cambios en las reglas, Hellotext vuelve a calcular la pertenencia. Revisa nuevamente la cantidad de perfiles antes de usar el segmento actualizado en una campaña. -Una vez que hayas terminado de editar tu segmento, haz clic en *Guardar cambios*. +## Elimina un segmento -Puede tomar unos segundos actualizar el segmento y reflejar los nuevos cambios. +Abre el editor del segmento y selecciona el botón de la papelera. Eliminar un segmento elimina el segmento, no los perfiles de cliente que contenía. -## Eliminando un segmento +Si una campaña en borrador usa el segmento, Hellotext te pide confirmación porque eliminarlo también quita esa referencia de audiencia del borrador. -Eliminar un segmento solo elimina el segmento en sí y no elimina los perfiles de cliente que pueda contener. +## Si el resultado no parece correcto -Desde la sección *Audiencia* y en el área izquierda de la página, posiciónate sobre el título del segmento que deseas eliminar. +Revisa estas causas frecuentes: -Un icono de edición será visible a la derecha del nombre. Haz clic en el icono. Se abrirá un panel en el lado derecho de la página. +* La propiedad o actividad necesaria no está llegando a Hellotext. +* El período seleccionado es demasiado corto o demasiado amplio. +* Un bloque **Y** debería ser una alternativa **O**, o al revés. +* Una condición excluye perfiles en lugar de incluirlos. +* La información del producto está en otro campo para la integración conectada. +* El segmento todavía se está recalculando. -Haz clic en el ícono de la papelera cerca del área inferior derecha del panel. +Prueba con perfiles de cliente conocidos antes de depender de un segmento nuevo o modificado de manera importante. -Un cuadro de diálogo de confirmación te pedirá que confirmes la eliminación del segmento. +## Guías relacionadas -Haz clic en *Eliminar* para confirmar la acción. +* [Resumen de audiencia y segmentación]({% link _audience/audience-overview.md %}) +* [Entiende los perfiles de cliente]({% link _audience/customer-profiles.md %}) +* [Listas vs. segmentos]({% link _audience/lists-and-segments.md %}) +* [Crea y gestiona listas]({% link _audience/lists.md %}) +* [A quién puedo escribirle: consentimiento y estado de suscripción]({% link _audience/consent-and-subscriber-status.md %}) +* [Eventos de seguimiento]({% link _developers/tracking-events.md %}) From 54ed2d3623fcf6272471558d5ff4568e56bbaac0 Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: Martin Caetano Date: Sat, 1 Aug 2026 22:01:14 -0300 Subject: [PATCH 4/9] Expand list management documentation --- _audience/lists.md | 4 +- _i18n/en/audience/lists-and-segments.md | 2 +- _i18n/en/audience/lists.md | 97 ++++++++++++++++++------ _i18n/es/audience/lists-and-segments.md | 2 +- _i18n/es/audience/lists.md | 98 +++++++++++++++++++------ 5 files changed, 151 insertions(+), 52 deletions(-) diff --git a/_audience/lists.md b/_audience/lists.md index ac26990..f20f522 100644 --- a/_audience/lists.md +++ b/_audience/lists.md @@ -3,10 +3,10 @@ languages: ["en", "es"] en: title: Create and manage lists - description: The simplest way to organize customer profiles and subscribers. + description: Create fixed groups and manage customer profile membership across Hellotext. es: title: Crea y gestiona listas - description: La manera más sencilla de organizar perfiles de cliente y suscriptores. + description: Crea grupos fijos y gestiona la pertenencia de perfiles de cliente en Hellotext. permalink: lists permalink_es: listas diff --git a/_i18n/en/audience/lists-and-segments.md b/_i18n/en/audience/lists-and-segments.md index 24966dc..b14f3e2 100644 --- a/_i18n/en/audience/lists-and-segments.md +++ b/_i18n/en/audience/lists-and-segments.md @@ -13,7 +13,7 @@ Use a **list** when membership should be explicit and stable. Use a **segment** ## Use a list for explicit membership -A list is a fixed group of customer profiles. A profile stays in the list until a person, import, integration, or journey step adds or removes it. +A list is a fixed group of customer profiles. A profile stays in the list until its membership is changed by a person, import, integration, or journey step. Lists are useful when the act of assigning a profile to the group matters. They are not limited to small audiences. diff --git a/_i18n/en/audience/lists.md b/_i18n/en/audience/lists.md index 0518a04..e4422c9 100644 --- a/_i18n/en/audience/lists.md +++ b/_i18n/en/audience/lists.md @@ -1,48 +1,97 @@ +Lists are fixed groups of customer profiles. Use them when membership should be assigned deliberately and remain stable until a person or connected process changes it. -Lists are the simplest way to organize customer profiles into fixed audiences. - -Lists are convenient when you are just starting or when you need to manage a small audience manually. +A list does not evaluate conditions. If membership should change automatically according to profile properties or customer activity, use a segment instead. Keep reading: [Lists vs. segments]({% link _audience/lists-and-segments.md %}). ## Create a list -From the *Audience* section click on the button near the bottom right of the page and select *New List*. +1. Go to **Audience**. +2. Select the **+** button near the bottom-right corner. +3. Select **New List**. +4. Enter a unique, descriptive name. +5. Select **Save changes**. + +Name the list for what membership represents. For example, `Store event attendees` or `Imported loyalty members` is more useful than `New list` or a campaign date that will lose context later. + +## Add one customer profile + +From **Audience**, open the customer profile you want to update and find the **Lists** property. + +Search for and select the list. Hellotext adds the profile and shows the list as a value on the profile. To remove the profile later, select the remove button beside that list value. + +Adding a profile to a list does not change the customer's subscription status. + +## Add or remove multiple profiles + +Use a bulk update when the same membership change should apply to several profiles: + +1. In **Audience**, select the profiles you want to update, or open the list whose profiles you want to change. +2. Open the bulk update action. +3. Find the **Lists** property. +4. Choose the lists to add profiles to and the lists to remove them from. +5. Confirm the update. + +Large updates run in the background and show their progress. Wait for the update to finish before checking the final profile count or using the list as an audience. + +## Add profiles through an import + +When importing customer profiles, you can add the imported profiles to one or more existing lists or create a list for that import. + +This is useful when you need to preserve the imported cohort for review, QA, or later use. For example, a list named `CRM migration - review` lets the team inspect those profiles without trying to recreate the original import through dynamic conditions. + +An import can create list membership and update profile data, but list membership does not confirm consent. Review the subscription choice separately during the import. + +Keep reading: [Import customer profiles]({% link _audience/import-customer-profiles.md %}). + +## Add profiles from a journey + +A journey can add a customer profile to a list through a step that updates the **Lists** property. + +Use this when reaching a point in the journey should record stable membership, such as completing an onboarding path, registering interest, or entering an operational follow-up group. -You must enter a unique name for the list. +The list records that the journey added the profile. It does not continue evaluating the journey conditions after that point like a segment would. -Click on the *Save changes* button when you are done to confirm the creation. +## Understand integration-managed lists -## Add customer profiles to a list +An integration can create and update list membership from an external source. These lists are still explicit groups; Hellotext is synchronizing the membership instead of calculating it from segment rules. -There are two easy ways to add a customer profile to a list. +Some source-managed lists, such as lists synchronized from Shopify, cannot be renamed in Hellotext. Their source icon helps distinguish them from lists created manually. Use the source system when that membership or name is controlled there. -If you are on a conversation, you can click on the three dots near the customer profile information and select *Edit*. A pane will open on the right side with the customer profile properties to edit. +## Use lists in audiences and segments -When clicking on the field *Lists* the list of existing lists will appear. You can select as many as you want. +Lists can be used to: -Click on *Save changes* to confirm the changes. +* Include or exclude a fixed group when selecting a campaign audience. +* Preserve an imported or operational cohort. +* Build a segment condition based on list membership and combine it with profile or activity rules. +* Give the team a stable group to search, review, export, or update. -The customer profile now belongs to the lists you selected. To make sure this is the case, visit the list's customer profiles page by navigating to the *Audience* section and clicking the list name on the left side. The customer profile should be visible inside the list. +Review overlapping inclusions and exclusions before sending. If a profile is included by one audience source and excluded by another, the exclusion removes it from the campaign audience. -Another quick way to add customer profiles into lists is from the *Audience* section. Click on the three dots on the right of each customer profile and select the lists you want it to be in. To remove a customer profile from a list, click again to remove it from the list. +## Rename a list -## Renaming a list +In **Audience**, find the list in the **Lists** group and use its edit button. Enter a unique name and select **Save changes**. -From the *Audience* section simply point over the list title that you want to rename over the left side of the page. +Renaming the list does not remove its profiles. A list controlled by an integration may not allow its name to be edited. -An edit icon will be visible on its right. Click on the icon. A pane will be opened on the right side. +## Delete a list -Rename the title and click on *Save Changes*. +Open the list editor and select the trash button. Deleting a list removes the group and its membership records; it does not delete the customer profiles that belonged to it. -## Removing a list +Before deleting, review campaigns, segments, journeys, or operating processes that depend on that list. If a draft campaign uses it, Hellotext asks you to confirm because deleting the list also removes that audience reference from the draft. -Removing a list only removes the list itself and does not remove the customer profiles that it may contain. +## Membership does not grant consent -From the *Audience* section simply point over the list title that you want to remove over the left side of the page. +A customer profile can belong to a list while being unsubscribed, unconfirmed, or blocked, or while having an invalid or unreachable address for the channel you plan to use. -An edit icon will be visible on its right. Click on the icon. A pane will be opened on the right side. +Before messaging a list, check channel eligibility and apply the required exclusions. Never use list membership as evidence that the customer opted in. -Click on the trash icon near the bottom right area of the pane. +Keep reading: [Who can I message? Consent and subscriber status]({% link _audience/consent-and-subscriber-status.md %}). -A confirmation dialog will ask you to confirm the list deletion. +## Related guides -Click on *Delete* to confirm the action. +* [Audience and segmentation overview]({% link _audience/audience-overview.md %}) +* [Understand customer profiles]({% link _audience/customer-profiles.md %}) +* [Lists vs. segments]({% link _audience/lists-and-segments.md %}) +* [Build segments]({% link _audience/segments.md %}) +* [Import customer profiles]({% link _audience/import-customer-profiles.md %}) +* [Who can I message? Consent and subscriber status]({% link _audience/consent-and-subscriber-status.md %}) diff --git a/_i18n/es/audience/lists-and-segments.md b/_i18n/es/audience/lists-and-segments.md index ea3bacb..8732910 100644 --- a/_i18n/es/audience/lists-and-segments.md +++ b/_i18n/es/audience/lists-and-segments.md @@ -13,7 +13,7 @@ Usa una **lista** cuando la pertenencia debe ser explícita y estable. Usa un ** ## Usa una lista para una pertenencia explícita -Una lista es un grupo fijo de perfiles de cliente. Un perfil permanece en ella hasta que una persona, una importación, una integración o un paso de una ruta lo agrega o elimina. +Una lista es un grupo fijo de perfiles de cliente. Un perfil permanece en ella hasta que una persona, una importación, una integración o un paso de una ruta cambia esa pertenencia. Las listas son útiles cuando importa la decisión de asignar un perfil al grupo. No están limitadas a audiencias pequeñas. diff --git a/_i18n/es/audience/lists.md b/_i18n/es/audience/lists.md index 59c15dd..94b484f 100644 --- a/_i18n/es/audience/lists.md +++ b/_i18n/es/audience/lists.md @@ -1,47 +1,97 @@ -Las listas son la forma más sencilla de organizar perfiles de cliente en audiencias fijas. +Las listas son grupos fijos de perfiles de cliente. Úsalas cuando la pertenencia debe asignarse de forma deliberada y permanecer estable hasta que una persona o proceso conectado la cambie. -Las listas son convenientes cuando recién estás comenzando y mientras no esperas gestionarlas manualmente en grandes cantidades. +Una lista no evalúa condiciones. Si la pertenencia debe cambiar automáticamente según las propiedades del perfil o la actividad del cliente, usa un segmento. Sigue leyendo: [Listas vs. segmentos]({% link _audience/lists-and-segments.md %}). -## Crear una lista +## Crea una lista -En la sección *Audiencia*, haz clic en el botón cerca de la parte inferior derecha de la página y selecciona *Nueva Lista*. +1. Ve a **Audiencia**. +2. Selecciona el botón **+** cerca de la esquina inferior derecha. +3. Selecciona **Nueva Lista**. +4. Escribe un nombre único y descriptivo. +5. Selecciona **Guardar**. -Debes ingresar un nombre único para la lista. +Elige un nombre que explique qué representa la pertenencia. Por ejemplo, `Asistentes al evento de la tienda` o `Miembros importados del programa de fidelidad` será más útil que `Nueva lista` o una fecha de campaña que perderá contexto más adelante. -Haz clic en el botón *Guardar cambios* cuando hayas terminado para confirmar la creación. +## Agrega un perfil de cliente -## Agregar perfiles de cliente a una lista +Desde **Audiencia**, abre el perfil de cliente que quieres actualizar y busca la propiedad **Listas**. -Hay dos formas sencillas de agregar un perfil de cliente a una lista. +Busca y selecciona la lista. Hellotext agrega el perfil y muestra la lista como un valor del perfil. Para quitar el perfil más adelante, selecciona el botón de eliminar junto a ese valor de lista. -Si estás en una conversación, puedes hacer clic en los tres puntos cerca de la información del perfil de cliente y seleccionar *Editar*. Se abrirá un panel en el lado derecho con las propiedades del perfil para editar. +Agregar un perfil a una lista no cambia el estado de suscripción del cliente. -Al hacer clic en el campo *Listas* aparecerá la lista de listas existentes. Puedes seleccionar tantas como quieras. +## Agrega o quita varios perfiles -Haz clic en *Guardar cambios* para confirmar los cambios. +Usa una actualización masiva cuando el mismo cambio de pertenencia debe aplicarse a varios perfiles: -El perfil de cliente ahora pertenece a las listas seleccionadas. Para asegurarte de que sea así, visita la página de perfiles de cliente de la lista, navegando a la sección *Audiencia* y haciendo clic en el nombre de la lista en el lado izquierdo de la página. El perfil debería estar visible dentro de la lista. +1. En **Audiencia**, selecciona los perfiles que quieres actualizar o abre la lista cuyos perfiles quieres modificar. +2. Abre la acción de actualización masiva. +3. Busca la propiedad **Listas**. +4. Elige las listas a las que quieres agregar perfiles y aquellas de las que quieres quitarlos. +5. Confirma la actualización. -Otra forma rápida de agregar perfiles de cliente a las listas desde la sección *Audiencia* es haciendo clic en los tres puntos a la derecha de cada perfil y seleccionando las listas en las que deseas incluirlo. Para eliminar un perfil de cliente de una lista, puedes hacer clic de nuevo para quitarlo. +Las actualizaciones grandes se ejecutan en segundo plano y muestran su progreso. Espera a que terminen antes de revisar la cantidad final de perfiles o usar la lista como audiencia. -## Renombrar una lista +## Agrega perfiles mediante una importación -Desde la sección *Audiencia* y en el área izquierda de la página, posiciónate sobre el título de la lista que deseas renombrar. +Al importar perfiles de cliente, puedes agregar los perfiles importados a una o más listas existentes o crear una lista para esa importación. -Un icono de edición será visible a la derecha del nombre. Haz clic en el icono. Se abrirá un panel en el lado derecho. +Esto resulta útil cuando necesitas conservar el grupo importado para revisión, control de calidad o uso posterior. Por ejemplo, una lista llamada `Migración de CRM - revisar` permite que el equipo inspeccione esos perfiles sin intentar recrear la importación original mediante condiciones dinámicas. -Edita el título y haz clic en *Guardar cambios*. +Una importación puede crear pertenencia a listas y actualizar datos del perfil, pero pertenecer a una lista no confirma el consentimiento. Revisa por separado la decisión de suscripción durante la importación. -## Eliminando una lista +Sigue leyendo: [Importa perfiles de cliente]({% link _audience/import-customer-profiles.md %}). -Al eliminar una lista, solo se elimina la lista en sí y no se eliminan los perfiles de cliente que pueda contener. +## Agrega perfiles desde una ruta -Desde la sección *Audiencia* y en el área izquierda de la página, posiciónate sobre el título de la lista que deseas eliminar. +Una ruta puede agregar un perfil de cliente a una lista mediante un paso que actualiza la propiedad **Listas**. -Un icono de edición será visible a la derecha del nombre. Haz clic en el icono. Se abrirá un panel en el lado derecho. +Úsalo cuando llegar a un punto de la ruta deba registrar una pertenencia estable, como completar un recorrido de bienvenida, registrar interés o entrar en un grupo de seguimiento operativo. -Haz clic en el ícono de la papelera cerca del área inferior derecha del panel. +La lista registra que la ruta agregó el perfil. No continúa evaluando las condiciones de la ruta después de ese punto como lo haría un segmento. -Un cuadro de diálogo de confirmación te pedirá que confirmes la eliminación de la lista. +## Entiende las listas gestionadas por integraciones -Haz clic en *Eliminar* para confirmar la acción. +Una integración puede crear y actualizar la pertenencia a listas desde una fuente externa. Siguen siendo grupos explícitos; Hellotext sincroniza la pertenencia en lugar de calcularla mediante reglas de segmentos. + +Algunas listas gestionadas por su fuente, como las listas sincronizadas desde Shopify, no pueden renombrarse en Hellotext. El icono de la fuente ayuda a distinguirlas de las listas creadas manualmente. Usa el sistema de origen cuando la pertenencia o el nombre se controlen allí. + +## Usa listas en audiencias y segmentos + +Puedes usar las listas para: + +* Incluir o excluir un grupo fijo al seleccionar la audiencia de una campaña. +* Conservar un grupo importado u operativo. +* Crear una condición de segmento basada en la pertenencia a una lista y combinarla con reglas de perfil o actividad. +* Darle al equipo un grupo estable para buscar, revisar, exportar o actualizar. + +Revisa las inclusiones y exclusiones superpuestas antes de enviar. Si una fuente de audiencia incluye un perfil y otra lo excluye, la exclusión quita ese perfil de la audiencia de la campaña. + +## Renombra una lista + +En **Audiencia**, busca la lista en el grupo **Listas** y usa su botón de edición. Escribe un nombre único y selecciona **Guardar**. + +Renombrar la lista no elimina sus perfiles. Una lista controlada por una integración puede no permitir editar su nombre. + +## Elimina una lista + +Abre el editor de la lista y selecciona el botón de la papelera. Eliminar una lista elimina el grupo y sus registros de pertenencia; no elimina los perfiles de cliente que pertenecían a ella. + +Antes de eliminarla, revisa campañas, segmentos, rutas o procesos operativos que dependan de esa lista. Si una campaña en borrador la usa, Hellotext te pide confirmación porque eliminarla también quita esa referencia de audiencia del borrador. + +## La pertenencia no concede consentimiento + +Un perfil de cliente puede pertenecer a una lista y estar dado de baja, sin confirmar o bloqueado, o tener una dirección inválida o no disponible para el canal que quieres usar. + +Antes de enviar mensajes a una lista, revisa la elegibilidad del canal y aplica las exclusiones necesarias. Nunca uses la pertenencia a una lista como prueba de que el cliente dio su consentimiento. + +Sigue leyendo: [A quién puedo escribirle: consentimiento y estado de suscripción]({% link _audience/consent-and-subscriber-status.md %}). + +## Guías relacionadas + +* [Resumen de audiencia y segmentación]({% link _audience/audience-overview.md %}) +* [Entiende los perfiles de cliente]({% link _audience/customer-profiles.md %}) +* [Listas vs. segmentos]({% link _audience/lists-and-segments.md %}) +* [Crea segmentos]({% link _audience/segments.md %}) +* [Importa perfiles de cliente]({% link _audience/import-customer-profiles.md %}) +* [A quién puedo escribirle: consentimiento y estado de suscripción]({% link _audience/consent-and-subscriber-status.md %}) From 6f9bccaeecc5cd5507f80044e9b2c65d8651a5a8 Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: Martin Caetano Date: Sat, 1 Aug 2026 22:21:43 -0300 Subject: [PATCH 5/9] Clarify consent, reachability, and customer profile imports --- _audience/consent-and-subscriber-status.md | 4 +- _audience/import-customer-profiles.md | 4 +- .../audience/consent-and-subscriber-status.md | 127 +++++++---------- _i18n/en/audience/import-customer-profiles.md | 133 +++++++----------- .../audience/consent-and-subscriber-status.md | 129 +++++++---------- _i18n/es/audience/import-customer-profiles.md | 131 +++++++---------- 6 files changed, 208 insertions(+), 320 deletions(-) diff --git a/_audience/consent-and-subscriber-status.md b/_audience/consent-and-subscriber-status.md index 1b4e644..9e5582c 100644 --- a/_audience/consent-and-subscriber-status.md +++ b/_audience/consent-and-subscriber-status.md @@ -3,10 +3,10 @@ languages: ["en", "es"] en: title: Who can I message? Consent and subscriber status - description: Understand how customer profiles, subscribers, consent, channels, and contactability work before you send. + description: Understand how profile subscription state and channel reachability work together before you send. es: title: "A quién puedo escribirle: consentimiento y estado de suscripción" - description: Entiende cómo funcionan perfiles de cliente, suscriptores, consentimiento, canales y contactabilidad antes de enviar. + description: Entiende cómo se combinan el estado de suscripción del perfil y la disponibilidad del canal antes de enviar. permalink: who-can-i-message permalink_es: a-quien-puedo-escribirle diff --git a/_audience/import-customer-profiles.md b/_audience/import-customer-profiles.md index f2936af..3972c9f 100644 --- a/_audience/import-customer-profiles.md +++ b/_audience/import-customer-profiles.md @@ -3,10 +3,10 @@ languages: ["en", "es"] en: title: Import customer profiles - description: Prepare, map, and review imported customer profile data before using it in audiences, campaigns, or playbooks. + description: Import customer profiles from an integration or file, map their data, and review the result before using it. es: title: Importa perfiles de cliente - description: Prepara, mapea y revisa datos importados de perfiles de cliente antes de usarlos en audiencias, campañas o playbooks. + description: Importa perfiles de cliente desde una integración o archivo, mapea sus datos y revisa el resultado antes de usarlos. permalink: import-customer-profiles permalink_es: importa-perfiles-de-cliente diff --git a/_i18n/en/audience/consent-and-subscriber-status.md b/_i18n/en/audience/consent-and-subscriber-status.md index 31d7a5e..5831a64 100644 --- a/_i18n/en/audience/consent-and-subscriber-status.md +++ b/_i18n/en/audience/consent-and-subscriber-status.md @@ -1,118 +1,87 @@ -Use this guide before you send a campaign, publish a playbook, start a route, or import customer profiles. - -The goal is to understand whether Hellotext should contact a customer profile, through which channel, and why. +Use this guide before importing customer profiles or sending a campaign, playbook, or journey. It explains how subscription state and channel reachability work together in Hellotext. This is product guidance for operating Hellotext. It does not replace legal or compliance review for the countries and channels you use. -## The short version +## Three questions to check before sending -A customer profile is usually ready to receive a message when: +Hellotext evaluates more than one condition before it can contact a customer: -- The profile has a reachable channel address, such as a phone number or WhatsApp identity. -- The profile is subscribed or otherwise eligible for the channel you plan to use. -- The profile has not opted out of that channel. -- The channel, sender, and message type are ready. -- Quiet hours, frequency limits, and other sending rules allow the message. +1. **What is the customer profile's subscription state?** Hellotext records whether the profile is subscribed, unconfirmed, or unsubscribed. +2. **Is there a usable destination?** A phone number, WhatsApp identity, or email can have its own opt-out or reachability condition. +3. **Can the selected channel deliver this message?** SMS and WhatsApp apply different destination, sender, template, and conversation rules. -If any of those pieces is missing, do not assume the customer profile can receive the message. +A subscribed profile is not necessarily reachable through every channel. A reachable phone number is not, by itself, proof of marketing consent. ## Customer profiles, subscribers, and audiences -A **customer profile** is the record Hellotext uses to understand one customer. It can include identifiers, channel addresses, profile properties, events, purchases, conversations, and subscription status. - -A **subscriber** is a customer profile that has opted in to receive messages on a channel. - -An **audience** is the group of customer profiles selected for a campaign, playbook, route, or report. An audience can contain profiles that are not eligible for every channel, so always check eligibility before sending. - -## Consent is channel-specific - -Treat consent as channel-specific. +A **customer profile** is Hellotext's record for one customer. It can include identifiers, properties, events, purchases, conversations, and a subscription state. -For example, a customer profile may be subscribed for SMS but not WhatsApp, or may be able to receive a reply in an active conversation but not a new outbound message. +A **subscriber** is a customer profile with a recorded subscription. This state does not guarantee that every identifier on the profile is valid or reachable. -Before sending, ask: +An **audience** is the group selected for a campaign, playbook, journey, or report. Audience membership and list membership do not grant consent. -- Which channel will this message use? -- How did this customer profile subscribe to that channel? -- Is the sender or account connected for that channel? -- Does the message type fit the channel rules? -- Can the customer reply, and where will that reply go? +## Subscription states -## Common states to review +Hellotext stores one of these subscription states on the customer profile: -Exact labels can vary by channel and account setup, but these are the states to reason about before sending. - -| State | What it means | What to do | +| State | What it means | How to use it | | --- | --- | --- | -| Subscribed or opted in | The profile can usually receive messages on that channel if other sending rules allow it. | Confirm the message, timing, frequency, and sender. | -| Opted out or unsubscribed | The customer asked not to receive messages on that channel. | Do not include the profile in sends for that channel. | -| Unknown or no consent | Hellotext has a profile or channel address, but no clear opt-in for that channel. | Use a capture or consent path before sending. | -| Invalid or unreachable | The channel address cannot be used reliably. | Fix the data or remove the profile from the launch audience. | -| Duplicate profile | More than one profile may represent the same customer. | Review identity and merge behavior before measuring or sending broadly. | +| **Subscribed** | Hellotext has recorded a subscription for the profile. | Confirm that the intended destination and channel are reachable before sending. | +| **Unconfirmed** | Hellotext has no confirmed subscription for the profile. | Do not treat this state as evidence of marketing consent. Confirm the source or use a valid capture path. | +| **Unsubscribed** | Hellotext has recorded that the customer opted out. | Do not include the profile in marketing sends or restore the subscription without a new valid opt-in. | -## Where consent can come from +These are different from profile or data conditions such as blocked, deleted, duplicated, invalid, or unreachable. Those conditions can also prevent contact, but they are not subscription states. -Consent and subscription status can come from different places depending on your setup: +## Profile state and destination consent -- QR codes. -- Shareable links. -- Website forms and popups. -- Checkout opt-ins. -- Channel-specific opt-in flows. -- Customer profile imports with consent fields. -- Commerce or custom integrations that sync subscription status. +The customer profile displays a general subscription state. When Hellotext records a subscription or opt-out, it also associates that decision with the identifiers currently used to contact the customer and records its origin. -Capture tools are usually the safest self-serve way to grow a reachable audience because they create a clear subscription path. +At send time, Hellotext checks the destination for the selected channel. For example, it can reject a phone number that is opted out, invalid for SMS, or unavailable on WhatsApp even when the profile itself is subscribed. -## Before importing customer profiles +This distinction explains why: -Imports need extra care because imported data may not have the same context as a capture. +- A subscribed profile may still be unreachable on the selected channel. +- A profile with several identifiers may have only some usable destinations. +- An unconfirmed profile may exist in an audience without proving that it can receive marketing messages. +- A reply in an active conversation can follow different channel rules from a new outbound marketing message. -Before importing or sending to imported profiles, confirm: +## Where subscription information comes from -- Where the customer profiles came from. -- Which channel each profile is eligible for. -- Which field maps to subscription or consent status. -- Whether opted-out profiles are excluded or mapped correctly. -- Whether duplicates should be merged before launch. -- Whether the first send should go to a smaller test segment. +Hellotext can record or update subscription information through: -If the consent source is unclear, keep those profiles out of the first send. +- Capture playbooks such as website forms, popups, QR codes, and shareable links. +- Checkout or other opt-in actions synced by an integration. +- An integration that supplies the source platform's subscription state. +- A file import where you explicitly choose **Subscribed** or **Unconfirmed** for the imported group. +- A customer opt-in or opt-out action. +- A manual change by an authorized team member when the business has evidence for it. -## Before sending +For integrations, the source platform determines which states are available and how they map to Hellotext. For file imports, the selected state applies to the complete import, so split files when consent differs between rows. -Before launching a campaign, playbook, route, or agent, check: +## Reachability is not consent -- The selected audience matches the goal. -- The audience has consent for the channel. -- Exclusions remove opted-out, invalid, duplicate, test, or internal profiles. -- The sender and channel are connected. -- The message includes opt-out or unsubscribe copy when needed. -- Replies will reach the Inbox or the expected owner. -- Quiet hours and frequency limits are clear. +A profile can be unreachable because its phone number is invalid, is a landline, cannot receive the selected channel, or has an identifier-level opt-out. Fixing reachability does not create consent. -For a first launch, start with a small audience and watch replies, opt-outs, failed messages, and reporting before expanding. +Likewise, having a valid phone number or WhatsApp identity does not turn an unconfirmed profile into a subscriber. Keep consent evidence and destination quality as separate checks. -## If a customer profile cannot be messaged +## Before sending -If a customer profile is not eligible, use a safer path: +Before launching a campaign or enabling a playbook that can send outbound messages: -- Ask the customer to subscribe through a capture. -- Send from a channel where the customer is already eligible. -- Fix invalid or duplicated profile data. -- Wait until the customer starts a conversation if the channel allows replies only in certain windows. -- Exclude the profile from the send. +- Confirm how the audience was created and where its subscription information came from. +- Exclude unsubscribed, test, internal, invalid, and duplicated records as appropriate. +- Check that the sender and intended channel are connected. +- Test a small audience and verify successful delivery, replies, opt-outs, and reporting. +- Make sure the Inbox or expected team can receive replies. -Do not override an opt-out just to make a campaign, playbook, or route larger. +Do not override an opt-out to increase an audience. If consent is unknown, use a capture or another valid opt-in path before treating the customer as subscribed. ## Related guides -- [Create a campaign]({% link _campaigns/creating-a-campaign.md %}) -- [Audience and segmentation overview]({% link _audience/audience-overview.md %}) +- [Customer profiles]({% link _audience/customer-profiles.md %}) - [Import customer profiles]({% link _audience/import-customer-profiles.md %}) +- [Audience and segmentation overview]({% link _audience/audience-overview.md %}) +- [Lists vs. segments]({% link _audience/lists-and-segments.md %}) - [Capture tools overview]({% link _captures/capture-overview.md %}) - [Messaging channels overview]({% link _numbers/messaging-overview.md %}) - [Go-live checklist before you send]({% link _getting-started/go-live-checklist.md %}) -- [Verify your data and signals after setup]({% link _integrations/verify-data-and-signals.md %}) -- [Create and manage lists]({% link _audience/lists.md %}) -- [Build segments]({% link _audience/segments.md %}) diff --git a/_i18n/en/audience/import-customer-profiles.md b/_i18n/en/audience/import-customer-profiles.md index efb82a8..6c94529 100644 --- a/_i18n/en/audience/import-customer-profiles.md +++ b/_i18n/en/audience/import-customer-profiles.md @@ -1,119 +1,95 @@ -Import customer profiles when you need to bring existing customer data into Hellotext before launching audiences, campaigns, playbooks, routes, or Inbox workflows. +Import customer profiles when you need to bring existing customer data into Hellotext before using it in audiences, campaigns, playbooks, journeys, or Inbox workflows. -Imported data can make Hellotext useful faster, but it also needs careful review. A file or integration can create profiles, update profile properties, organize customers into lists, and mark profiles as subscribed when you confirm they have consent. +An import can create customer profiles, update their properties, and add them to lists. The exact steps depend on whether the data comes from an integration or a file. This is product guidance for operating Hellotext. It does not replace legal or compliance review for the countries and channels you use. -## Choose the right import path +## Choose an integration or a file -Use a **service import** when your customer data already lives in a supported commerce or service integration, such as Shopify, Wix, WooCommerce, VTEX, or Mercado Libre. +Use an **integration** when your customer data already lives in a supported eCommerce or service platform and should continue syncing with Hellotext. -Use a **file import** when you have customer data in a spreadsheet, CRM export, or another source that can be saved as a CSV or TXT file. +Use a **file** for a one-time migration, cleanup, or CRM export saved as CSV or TXT. -If the data source is still connected and should keep updating, prefer an integration. If the import is a one-time cleanup or migration, a file can be enough. +These paths work differently: -## Prepare the file +| Integration | File | +| --- | --- | +| The integration defines how source fields map to Hellotext. | You map each file column to a customer profile property. | +| Subscription status comes from the connected source when supported. | You choose whether the imported profiles are subscribed or unconfirmed. | +| It can continue syncing data after the initial import. | It imports a snapshot of the file. | +| Some integrations can also import order history. | A file import does not import order history. | -For file imports: +## Start an import -- Use a CSV or TXT file. -- Keep one customer profile per row. -- Use the first row as clear column headers, such as `first_name`, `last_name`, `phone`, `email`, `birthday`, `city`, `loyalty_tier`, or `consent_source`. -- Include at least one reliable identifier when possible, such as phone number or email. -- Use consistent formats for dates, phone numbers, money, and boolean values. -- Remove test, internal, invalid, opted-out, or duplicate rows before importing when you can. -- Keep consent source, import source, or import date as profile properties if your team will need that context later. +1. Go to **Audience**. +2. Open the add menu and choose **Import Customers**. +3. Choose a connected service or upload a file. -If the file mixes customers who consented with customers whose consent is unknown, split the file before importing. It is safer to import uncertain profiles as unconfirmed than to mark the whole file as subscribed. +If you choose a service, Hellotext takes you through that integration's setup. Depending on the integration, you may be asked whether to import customers and which lists should receive them. Mapping and consent may be handled automatically from the source. -## Upload the file +If you choose a file, continue with the steps below. -From **Audience**, start a customer import and choose whether to import from a connected service or upload a file. +## Prepare and upload a file -When uploading a file, Hellotext accepts CSV and TXT files. If the first row contains column names, keep the first-row-as-headers option enabled so the mapping step is easier. +Before uploading: -If Hellotext cannot read the file, check for: +- Use a CSV or TXT file with one customer per row. +- Include at least one reliable identifier, such as a phone number or email. +- Use the first row for clear column names. +- Keep dates, phone numbers, currency, and other values in a consistent format. +- Remove test, internal, invalid, or duplicate rows when possible. +- Separate profiles with confirmed marketing consent from profiles whose consent is unknown. -- Unsupported file type. -- Empty file. -- Missing headers. -- Encoding issues. Saving the file as UTF-8 usually helps. -- Formatting issues such as unmatched quotes. -- Tabs instead of a comma-separated or semicolon-separated file. -- Files larger than the upload limit. +Drag the file into the upload area or choose it from your computer. Leave the header option enabled when the first row contains column names. Hellotext detects the file separator before continuing. ## Map columns to profile properties -After uploading, review each column and choose which customer profile property it should update. +Hellotext shows each file column so you can choose which customer profile property it should update. -Map only the columns you want Hellotext to import. Unmapped columns are skipped. +- Map only the columns you want to import. Unmapped columns are skipped. +- Use an existing property or create a custom property when needed. +- Map each profile property only once in the same import. +- For phone numbers, dates, or money, review the country, date format, or currency setting that appears. -Common mappings include: +If two columns represent the same property, choose the cleaner one or combine them in the source file before importing. -- Full name, first name, or last name. -- Phone number. -- Email. -- Birthday or another date. -- Company, city, loyalty tier, preferred category, language, or any custom property you use for segmentation and personalization. -- Tags or labels if your account uses them as profile properties. +## Choose the subscription state -Each profile property can only be mapped once in the same import. If two columns point to the same property, choose the cleaner column or combine the data before importing. +For a file import, Hellotext asks whether the customers have consented to marketing promotions. -For date, local phone number, or money columns, review the extra format, country, or currency prompt before continuing. +- Choose **Subscribed** only when every profile in that import has confirmed consent. +- Choose **Unconfirmed** when Hellotext does not have reliable evidence of consent. -## Confirm consent +If the file contains both groups, split it into separate imports. Do not mark the entire file as subscribed based only on the presence of a phone number or email address. -Hellotext asks whether the imported customers consented to marketing promotions. - -Choose **subscribed** only when the imported profiles have clear consent for the channel you plan to use. If the file contains mixed or uncertain consent, import those profiles as unconfirmed or split the file into separate imports. - -Before sending to imported profiles, confirm: - -- Which channel the consent applies to. -- Where the consent came from. -- Whether opted-out profiles were excluded or mapped correctly. -- Whether the sender, WhatsApp account, or channel is ready. -- Whether the first send should go to a smaller test audience. +This choice is specific to file imports. A connected integration can supply subscription status from its own source instead. Keep reading: [Who can I message? Consent and subscriber status]({% link _audience/consent-and-subscriber-status.md %}). -## Organize imported profiles - -At the end of the import, you can add imported customer profiles to one or more lists. - -Use a list when you want a fixed group for review, QA, a first campaign, or a follow-up playbook. For example, create a list named `Shopify import - June 2026` or `VIP import review` so your team can find the profiles later. - -You can also choose whether the import should update existing profile properties with the new data. - -- Leave this off when the imported file may be incomplete or older than the data already in Hellotext. -- Turn it on when the imported file is the source of truth and should replace matching existing values. +## Choose lists and existing-data behavior -## After the import starts +Before starting the import, you can add the imported profiles to one or more lists. This is useful for reviewing the result or creating a fixed audience based on the import source. -Imports run in the background. You do not need to keep the import page open. +You can also choose whether the file should overwrite existing profile property values: -When the import finishes, review: +- Leave overwriting off when the file may be incomplete or older than the data already in Hellotext. +- Turn it on when the file is the source of truth and its mapped values should replace existing ones. -- How many customer profiles were imported. -- Whether any rows had errors. -- Whether profiles landed in the expected lists. -- Whether phone numbers, email addresses, dates, and custom properties look right. -- Whether segments that depend on the imported properties updated as expected. -- Whether a few test profiles can be used safely in a campaign, playbook, or route. +The overwrite option applies to matching customer profiles as well as newly imported rows, so review it carefully. -Errors can happen when a value is invalid, missing, duplicated, or assigned to another customer profile. Fix the source file and reimport the corrected rows if needed. +## Review the result -## Use imported profiles safely +Imports run in the background. You can leave the import page while Hellotext deduplicates and processes the rows. -Before using imported profiles in a launch: +When it finishes, review: -- Open a few imported profiles and confirm the data looks correct. -- Check that subscription status matches your consent decision. -- Build a small test list or segment before sending broadly. -- Test personalization tags against imported properties. -- Confirm the intended playbook, route, campaign, or Inbox workflow uses the imported data as expected. +- How many profiles were imported and how many rows had errors. +- Whether the profiles were added to the expected lists. +- Whether identifiers, dates, currency, and custom properties look correct. +- Whether the subscription state matches the import decision or connected source. +- Whether segments based on the imported properties update as expected. -If you are importing only to enrich profiles, do not send immediately. First verify that the imported data improves segmentation, personalization, routing, or reporting. +Open a few profiles before using the imported audience. If rows failed, correct the source data and import only the corrected records again. ## Related guides @@ -122,5 +98,4 @@ If you are importing only to enrich profiles, do not send immediately. First ver - [Lists vs. segments]({% link _audience/lists-and-segments.md %}) - [Create and manage lists]({% link _audience/lists.md %}) - [Build segments]({% link _audience/segments.md %}) -- [Personalization tags]({% link _audience/personalization-tags.md %}) - [Verify your data and signals after setup]({% link _integrations/verify-data-and-signals.md %}) diff --git a/_i18n/es/audience/consent-and-subscriber-status.md b/_i18n/es/audience/consent-and-subscriber-status.md index c96664c..cc68169 100644 --- a/_i18n/es/audience/consent-and-subscriber-status.md +++ b/_i18n/es/audience/consent-and-subscriber-status.md @@ -1,118 +1,87 @@ -Usa esta guía antes de enviar una campaña, publicar un playbook, iniciar una ruta o importar perfiles de cliente. +Usa esta guía antes de importar perfiles de cliente o enviar una campaña, playbook o ruta. Explica cómo se combinan el estado de suscripción y la disponibilidad de los canales en Hellotext. -El objetivo es entender si Hellotext debería contactar a un perfil de cliente, por qué canal y por qué. +Esta es una guía de producto para operar Hellotext. No reemplaza una revisión legal o de cumplimiento para los países y canales que usas. -Esta es una guía de producto para operar Hellotext. No reemplaza la revisión legal o de cumplimiento para los países y canales que usas. +## Tres preguntas antes de enviar -## La versión corta +Hellotext evalúa más de una condición antes de poder contactar a un cliente: -Un perfil de cliente normalmente está listo para recibir un mensaje cuando: +1. **¿Cuál es el estado de suscripción del perfil?** Hellotext registra si el perfil está suscrito, no confirmado o desuscrito. +2. **¿Hay un destino utilizable?** Un teléfono, identidad de WhatsApp o email puede tener su propia condición de baja o disponibilidad. +3. **¿El canal elegido puede entregar ese mensaje?** SMS y WhatsApp aplican distintas reglas de destino, remitente, plantilla y conversación. -- El perfil tiene una dirección de canal alcanzable, como un teléfono o identidad de WhatsApp. -- El perfil está suscrito o es elegible para el canal que planeas usar. -- El perfil no se dio de baja de ese canal. -- El canal, remitente y tipo de mensaje están listos. -- Los horarios silenciosos, límites de frecuencia y otras reglas de envío permiten el mensaje. - -Si falta alguna de esas piezas, no asumas que el perfil de cliente puede recibir el mensaje. +Un perfil suscrito no necesariamente está disponible en todos los canales. Un teléfono válido no demuestra, por sí solo, que exista consentimiento de marketing. ## Perfiles de cliente, suscriptores y audiencias -Un **perfil de cliente** es el registro que Hellotext usa para entender a un cliente. Puede incluir identificadores, direcciones de canal, propiedades de perfil, eventos, compras, conversaciones y estado de suscripción. - -Un **suscriptor** es un perfil de cliente que aceptó recibir mensajes por un canal. - -Una **audiencia** es el grupo de perfiles de cliente seleccionado para una campaña, playbook, ruta o reporte. Una audiencia puede contener perfiles que no son elegibles para todos los canales, por eso siempre revisa elegibilidad antes de enviar. - -## El consentimiento es por canal - -Trata el consentimiento como específico para cada canal. +Un **perfil de cliente** es el registro de Hellotext para un cliente. Puede incluir identificadores, propiedades, eventos, compras, conversaciones y un estado de suscripción. -Por ejemplo, un perfil de cliente puede estar suscrito a SMS pero no a WhatsApp, o puede recibir una respuesta dentro de una conversación activa pero no un nuevo mensaje saliente. +Un **suscriptor** es un perfil de cliente con una suscripción registrada. Este estado no garantiza que todos los identificadores del perfil sean válidos o alcanzables. -Antes de enviar, pregunta: +Una **audiencia** es el grupo seleccionado para una campaña, playbook, ruta o reporte. Pertenecer a una audiencia o lista no concede consentimiento. -- ¿Qué canal usará este mensaje? -- ¿Cómo se suscribió este perfil de cliente a ese canal? -- ¿El remitente o cuenta está conectado para ese canal? -- ¿El tipo de mensaje encaja con las reglas del canal? -- ¿El cliente puede responder y dónde llegará esa respuesta? +## Estados de suscripción -## Estados comunes para revisar +Hellotext guarda uno de estos estados de suscripción en el perfil de cliente: -Los nombres exactos pueden variar según el canal y configuración de la cuenta, pero estos son los estados a considerar antes de enviar. - -| Estado | Qué significa | Qué hacer | +| Estado | Qué significa | Cómo usarlo | | --- | --- | --- | -| Suscrito o con opt-in | El perfil normalmente puede recibir mensajes en ese canal si las demás reglas de envío lo permiten. | Confirma mensaje, horario, frecuencia y remitente. | -| Dado de baja o desuscrito | El cliente pidió no recibir mensajes en ese canal. | No incluyas el perfil en envíos por ese canal. | -| Desconocido o sin consentimiento | Hellotext tiene un perfil o dirección de canal, pero no un opt-in claro para ese canal. | Usa una captura o camino de consentimiento antes de enviar. | -| Inválido o no alcanzable | La dirección de canal no se puede usar de forma confiable. | Corrige el dato o quita el perfil de la audiencia de lanzamiento. | -| Perfil duplicado | Más de un perfil puede representar al mismo cliente. | Revisa identidad y comportamiento de unión antes de medir o enviar ampliamente. | +| **Suscrito** | Hellotext tiene una suscripción registrada para el perfil. | Confirma que el destino y canal que quieres usar estén disponibles antes de enviar. | +| **No confirmado** | Hellotext no tiene una suscripción confirmada para el perfil. | No trates este estado como evidencia de consentimiento de marketing. Confirma la fuente o usa un camino de captura válido. | +| **Desuscrito** | Hellotext registró que el cliente se dio de baja. | No incluyas el perfil en envíos de marketing ni restaures la suscripción sin un nuevo opt-in válido. | -## De dónde puede venir el consentimiento +Estos estados son diferentes de condiciones del perfil o sus datos, como bloqueado, eliminado, duplicado, inválido o no alcanzable. Esas condiciones también pueden impedir el contacto, pero no son estados de suscripción. -El consentimiento y estado de suscripción pueden venir de distintos lugares según tu configuración: +## Estado del perfil y consentimiento del destino -- Códigos QR. -- Links compartibles. -- Formularios web y popups. -- Opt-ins de checkout. -- Flujos de opt-in específicos por canal. -- Importaciones de perfiles de cliente con campos de consentimiento. -- Integraciones de comercio o personalizadas que sincronizan estado de suscripción. +El perfil de cliente muestra un estado general de suscripción. Cuando Hellotext registra una suscripción o una baja, también asocia esa decisión con los identificadores que se usan en ese momento para contactar al cliente y guarda su origen. -Las herramientas de captura suelen ser la forma self-serve más segura de crecer una audiencia alcanzable porque crean un camino de suscripción claro. +Al enviar, Hellotext revisa el destino del canal seleccionado. Por ejemplo, puede rechazar un teléfono dado de baja, inválido para SMS o no disponible en WhatsApp aunque el perfil figure como suscrito. -## Antes de importar perfiles de cliente +Esta diferencia explica por qué: -Las importaciones requieren cuidado adicional porque los datos importados pueden no tener el mismo contexto que una captura. +- Un perfil suscrito puede no ser alcanzable en el canal elegido. +- Un perfil con varios identificadores puede tener solo algunos destinos utilizables. +- Un perfil no confirmado puede existir en una audiencia sin demostrar que puede recibir mensajes de marketing. +- Una respuesta dentro de una conversación activa puede seguir reglas del canal diferentes a las de un nuevo mensaje saliente de marketing. -Antes de importar o enviar a perfiles importados, confirma: +## De dónde viene la información de suscripción -- De dónde vinieron los perfiles de cliente. -- Para qué canal es elegible cada perfil. -- Qué campo mapea al estado de suscripción o consentimiento. -- Si los perfiles dados de baja están excluidos o mapeados correctamente. -- Si los duplicados deberían unirse antes del lanzamiento. -- Si el primer envío debería ir a un segmento de prueba más pequeño. +Hellotext puede registrar o actualizar la información de suscripción mediante: -Si la fuente de consentimiento no está clara, deja esos perfiles fuera del primer envío. +- Playbooks de captura como formularios, popups, códigos QR y links compartibles. +- El checkout u otras acciones de opt-in sincronizadas por una integración. +- Una integración que obtiene el estado de suscripción desde la plataforma de origen. +- Una importación por archivo donde eliges explícitamente **Suscrito** o **No confirmado** para el grupo importado. +- Una acción de opt-in o baja del cliente. +- Un cambio manual de una persona autorizada del equipo cuando el negocio tiene evidencia para hacerlo. -## Antes de enviar +En las integraciones, la plataforma de origen determina qué estados están disponibles y cómo se traducen en Hellotext. En los archivos, el estado elegido se aplica a toda la importación, por eso debes separar los archivos cuando el consentimiento cambia entre filas. -Antes de lanzar una campaña, playbook, ruta o agente, revisa: +## Disponibilidad no significa consentimiento -- La audiencia seleccionada coincide con el objetivo. -- La audiencia tiene consentimiento para el canal. -- Las exclusiones quitan perfiles dados de baja, inválidos, duplicados, de prueba o internos. -- El remitente y canal están conectados. -- El mensaje incluye texto de baja o desuscripción cuando corresponde. -- Las respuestas llegarán al Inbox o responsable esperado. -- Los horarios silenciosos y límites de frecuencia están claros. +Un perfil puede no ser alcanzable porque su teléfono es inválido, es una línea fija, no admite el canal seleccionado o tiene una baja asociada al identificador. Corregir la disponibilidad no crea consentimiento. -Para un primer lanzamiento, empieza con una audiencia pequeña y mira respuestas, bajas, mensajes fallidos y reportes antes de ampliar. +Del mismo modo, tener un teléfono válido o una identidad de WhatsApp no convierte un perfil no confirmado en suscriptor. Mantén la evidencia de consentimiento y la calidad del destino como verificaciones separadas. -## Si no puedes escribirle a un perfil de cliente +## Antes de enviar -Si un perfil de cliente no es elegible, usa un camino más seguro: +Antes de lanzar una campaña o habilitar un playbook que puede enviar mensajes salientes: -- Pide al cliente que se suscriba mediante una captura. -- Envía desde un canal donde el cliente ya sea elegible. -- Corrige datos inválidos o duplicados del perfil. -- Espera a que el cliente inicie una conversación si el canal solo permite respuestas en ciertas ventanas. -- Excluye el perfil del envío. +- Confirma cómo se creó la audiencia y de dónde viene su información de suscripción. +- Excluye registros desuscritos, de prueba, internos, inválidos y duplicados cuando corresponda. +- Revisa que el remitente y canal previstos estén conectados. +- Prueba con una audiencia pequeña y revisa entregas, respuestas, bajas y reportes. +- Asegúrate de que el Inbox o equipo esperado pueda recibir las respuestas. -No ignores una baja solo para agrandar una campaña, playbook o ruta. +No ignores una baja para aumentar una audiencia. Si el consentimiento es desconocido, usa una captura u otro camino válido de opt-in antes de tratar al cliente como suscrito. ## Guías relacionadas -- [Crea una campaña]({% link _campaigns/creating-a-campaign.md %}) -- [Resumen de audiencia y segmentación]({% link _audience/audience-overview.md %}) +- [Perfiles de cliente]({% link _audience/customer-profiles.md %}) - [Importa perfiles de cliente]({% link _audience/import-customer-profiles.md %}) +- [Resumen de audiencia y segmentación]({% link _audience/audience-overview.md %}) +- [Listas vs. segmentos]({% link _audience/lists-and-segments.md %}) - [Resumen de herramientas de captura]({% link _captures/capture-overview.md %}) - [Resumen de canales de mensajería]({% link _numbers/messaging-overview.md %}) - [Checklist antes de enviar]({% link _getting-started/go-live-checklist.md %}) -- [Verifica tus datos y señales después de configurar]({% link _integrations/verify-data-and-signals.md %}) -- [Crea y gestiona listas]({% link _audience/lists.md %}) -- [Crea segmentos]({% link _audience/segments.md %}) diff --git a/_i18n/es/audience/import-customer-profiles.md b/_i18n/es/audience/import-customer-profiles.md index 0a217ee..125876a 100644 --- a/_i18n/es/audience/import-customer-profiles.md +++ b/_i18n/es/audience/import-customer-profiles.md @@ -1,119 +1,95 @@ -Importa perfiles de cliente cuando necesitas llevar datos existentes de clientes a Hellotext antes de lanzar audiencias, campañas, playbooks, rutas o flujos del Inbox. +Importa perfiles de cliente cuando necesitas llevar datos existentes a Hellotext antes de usarlos en audiencias, campañas, playbooks, rutas o flujos del Inbox. -Los datos importados pueden hacer que Hellotext sea útil más rápido, pero también necesitan revisión. Un archivo o integración puede crear perfiles, actualizar propiedades del perfil, organizar clientes en listas y marcar perfiles como suscritos cuando confirmas que tienen consentimiento. +Una importación puede crear perfiles de cliente, actualizar sus propiedades y agregarlos a listas. Los pasos dependen de si los datos vienen de una integración o de un archivo. Esta es una guía de producto para operar Hellotext. No reemplaza una revisión legal o de cumplimiento para los países y canales que usas. -## Elige el camino correcto +## Elige una integración o un archivo -Usa una **importación desde un servicio** cuando los datos de tus clientes ya viven en una integración de comercio o servicio compatible, como Shopify, Wix, WooCommerce, VTEX o Mercado Libre. +Usa una **integración** cuando los datos de tus clientes ya viven en una plataforma de eCommerce o servicio compatible y deben continuar sincronizándose con Hellotext. -Usa una **importación desde archivo** cuando tienes datos de clientes en una planilla, exportación de CRM u otra fuente que puedas guardar como CSV o TXT. +Usa un **archivo** para una migración, limpieza puntual o exportación de CRM guardada como CSV o TXT. -Si la fuente de datos sigue conectada y debería actualizarse con el tiempo, prefiere una integración. Si la importación es una migración o limpieza puntual, un archivo puede ser suficiente. +Los dos caminos funcionan de manera diferente: -## Prepara el archivo +| Integración | Archivo | +| --- | --- | +| La integración define cómo se mapean los campos de origen en Hellotext. | Tú mapeas cada columna del archivo a una propiedad del perfil de cliente. | +| El estado de suscripción viene de la fuente conectada cuando esta lo admite. | Tú eliges si los perfiles importados están suscritos o no confirmados. | +| Puede continuar sincronizando datos después de la importación inicial. | Importa una copia puntual del archivo. | +| Algunas integraciones también pueden importar el historial de pedidos. | Una importación por archivo no importa el historial de pedidos. | -Para importaciones desde archivo: +## Inicia una importación -- Usa un archivo CSV o TXT. -- Mantén un perfil de cliente por fila. -- Usa la primera fila como encabezados claros, por ejemplo `first_name`, `last_name`, `phone`, `email`, `birthday`, `city`, `loyalty_tier` o `consent_source`. -- Incluye al menos un identificador confiable cuando sea posible, como teléfono o email. -- Usa formatos consistentes para fechas, teléfonos, dinero y valores booleanos. -- Quita filas de prueba, internas, inválidas, dadas de baja o duplicadas antes de importar cuando puedas. -- Guarda la fuente de consentimiento, fuente de importación o fecha de importación como propiedades del perfil si tu equipo necesitará ese contexto después. +1. Ve a **Audiencia**. +2. Abre el menú para agregar y elige **Importar clientes**. +3. Elige un servicio conectado o sube un archivo. -Si el archivo mezcla clientes que dieron consentimiento con clientes cuyo consentimiento es desconocido, separa el archivo antes de importar. Es más seguro importar perfiles inciertos como no confirmados que marcar todo el archivo como suscrito. +Si eliges un servicio, Hellotext te lleva por la configuración de esa integración. Según la integración, puede preguntarte si quieres importar clientes y a qué listas agregarlos. El mapeo y el consentimiento pueden resolverse automáticamente desde la fuente. -## Sube el archivo +Si eliges un archivo, continúa con los pasos siguientes. -Desde **Audiencia**, inicia una importación de clientes y elige si quieres importar desde un servicio conectado o subir un archivo. +## Prepara y sube un archivo -Cuando subes un archivo, Hellotext acepta archivos CSV y TXT. Si la primera fila contiene nombres de columnas, deja activa la opción de usar la primera fila como encabezados para que el mapeo sea más claro. +Antes de subirlo: -Si Hellotext no puede leer el archivo, revisa: +- Usa un archivo CSV o TXT con un cliente por fila. +- Incluye al menos un identificador confiable, como teléfono o email. +- Usa la primera fila para nombres claros de columnas. +- Mantén fechas, teléfonos, monedas y otros valores en un formato consistente. +- Quita filas de prueba, internas, inválidas o duplicadas cuando sea posible. +- Separa los perfiles con consentimiento de marketing confirmado de aquellos cuyo consentimiento es desconocido. -- Tipo de archivo no compatible. -- Archivo vacío. -- Encabezados faltantes. -- Problemas de codificación. Guardar el archivo como UTF-8 suele ayudar. -- Problemas de formato, como comillas sin cerrar. -- Tabulaciones en lugar de un archivo separado por comas o punto y coma. -- Archivos más grandes que el límite de carga. +Arrastra el archivo al área de carga o elígelo desde tu computadora. Deja activa la opción de encabezados cuando la primera fila contiene nombres de columnas. Hellotext detecta el separador del archivo antes de continuar. ## Mapea columnas a propiedades del perfil -Después de subir el archivo, revisa cada columna y elige qué propiedad del perfil de cliente debería actualizar. +Hellotext muestra cada columna del archivo para que elijas qué propiedad del perfil de cliente debe actualizar. -Mapea solo las columnas que quieres que Hellotext importe. Las columnas sin mapear se omiten. +- Mapea solo las columnas que quieres importar. Las columnas sin mapear se omiten. +- Usa una propiedad existente o crea una propiedad personalizada cuando sea necesario. +- Mapea cada propiedad del perfil una sola vez en la misma importación. +- Para teléfonos, fechas o dinero, revisa la configuración de país, formato de fecha o moneda que aparece. -Mapeos comunes incluyen: +Si dos columnas representan la misma propiedad, elige la más confiable o combínalas en el archivo de origen antes de importar. -- Nombre completo, nombre o apellido. -- Teléfono. -- Email. -- Cumpleaños u otra fecha. -- Empresa, ciudad, nivel de fidelidad, categoría preferida, idioma o cualquier propiedad personalizada que uses para segmentación y personalización. -- Tags o etiquetas si tu cuenta las usa como propiedades del perfil. +## Elige el estado de suscripción -Cada propiedad del perfil solo puede mapearse una vez en la misma importación. Si dos columnas apuntan a la misma propiedad, elige la columna más limpia o combina los datos antes de importar. +En una importación por archivo, Hellotext pregunta si los clientes dieron consentimiento para promociones de marketing. -Para columnas de fecha, teléfono local o dinero, revisa el formato, país o moneda adicional antes de continuar. +- Elige **Suscrito** solo cuando todos los perfiles de esa importación tienen consentimiento confirmado. +- Elige **No confirmado** cuando Hellotext no tiene evidencia confiable del consentimiento. -## Confirma consentimiento +Si el archivo contiene ambos grupos, divídelo en importaciones separadas. No marques todo el archivo como suscrito solo porque contiene teléfonos o emails. -Hellotext pregunta si los clientes importados dieron consentimiento para promociones de marketing. - -Elige **suscrito** solo cuando los perfiles importados tienen consentimiento claro para el canal que vas a usar. Si el archivo contiene consentimiento mezclado o incierto, importa esos perfiles como no confirmados o separa el archivo en importaciones distintas. - -Antes de enviar a perfiles importados, confirma: - -- A qué canal aplica el consentimiento. -- De dónde viene el consentimiento. -- Si los perfiles dados de baja fueron excluidos o mapeados correctamente. -- Si el remitente, cuenta de WhatsApp o canal está listo. -- Si el primer envío debería ir a una audiencia de prueba más pequeña. +Esta elección corresponde a las importaciones por archivo. Una integración conectada puede obtener el estado de suscripción desde su propia fuente. Sigue leyendo: [A quién puedo escribirle: consentimiento y estado de suscripción]({% link _audience/consent-and-subscriber-status.md %}). -## Organiza los perfiles importados +## Elige listas y cómo tratar datos existentes -Al final de la importación, puedes agregar los perfiles de cliente importados a una o más listas. +Antes de iniciar la importación, puedes agregar los perfiles importados a una o más listas. Esto es útil para revisar el resultado o crear una audiencia fija según la fuente de importación. -Usa una lista cuando quieres un grupo fijo para revisión, QA, una primera campaña o un playbook de seguimiento. Por ejemplo, crea una lista llamada `Import Shopify - junio 2026` o `Import VIP para revisar` para que tu equipo pueda encontrar esos perfiles después. +También puedes elegir si el archivo debe sobrescribir los valores existentes de las propiedades: -También puedes elegir si la importación debe actualizar propiedades existentes del perfil con los datos nuevos. +- Deja la sobrescritura desactivada cuando el archivo pueda estar incompleto o sea más antiguo que los datos que ya existen en Hellotext. +- Actívala cuando el archivo sea la fuente de verdad y sus valores mapeados deban reemplazar los existentes. -- Déjalo desactivado cuando el archivo importado pueda estar incompleto o sea más viejo que los datos que ya existen en Hellotext. -- Actívalo cuando el archivo importado sea la fuente de verdad y deba reemplazar valores existentes. +La opción de sobrescritura también se aplica a los perfiles de cliente que Hellotext encuentre como existentes, por eso conviene revisarla con cuidado. -## Después de iniciar la importación +## Revisa el resultado -Las importaciones corren en segundo plano. No necesitas dejar abierta la página de importación. +Las importaciones corren en segundo plano. Puedes salir de la página mientras Hellotext deduplica y procesa las filas. -Cuando termine la importación, revisa: +Cuando termine, revisa: -- Cuántos perfiles de cliente fueron importados. -- Si alguna fila tuvo errores. +- Cuántos perfiles fueron importados y cuántas filas tuvieron errores. - Si los perfiles quedaron en las listas esperadas. -- Si teléfonos, emails, fechas y propiedades personalizadas se ven correctas. -- Si los segmentos que dependen de las propiedades importadas se actualizaron como esperabas. -- Si algunos perfiles de prueba pueden usarse de forma segura en una campaña, playbook o ruta. - -Puede haber errores cuando un valor es inválido, falta, está duplicado o está asignado a otro perfil de cliente. Corrige el archivo fuente y vuelve a importar las filas corregidas si hace falta. - -## Usa perfiles importados con cuidado - -Antes de usar perfiles importados en un lanzamiento: - -- Abre algunos perfiles importados y confirma que los datos se ven correctos. -- Revisa que el estado de suscripción coincida con tu decisión de consentimiento. -- Crea una lista o segmento pequeño de prueba antes de enviar masivamente. -- Prueba las etiquetas de personalización contra las propiedades importadas. -- Confirma que el playbook, ruta, campaña o flujo del Inbox esperado usa los datos importados correctamente. +- Si identificadores, fechas, monedas y propiedades personalizadas se ven correctos. +- Si el estado de suscripción coincide con la decisión de importación o la fuente conectada. +- Si los segmentos que dependen de las propiedades importadas se actualizan como esperabas. -Si estás importando solo para enriquecer perfiles, no envíes inmediatamente. Primero verifica que los datos importados mejoran segmentación, personalización, ruteo o reportes. +Abre algunos perfiles antes de usar la audiencia importada. Si hubo filas con errores, corrige los datos de origen y vuelve a importar solo esos registros. ## Guías relacionadas @@ -122,5 +98,4 @@ Si estás importando solo para enriquecer perfiles, no envíes inmediatamente. P - [Listas vs. segmentos]({% link _audience/lists-and-segments.md %}) - [Crea y gestiona listas]({% link _audience/lists.md %}) - [Crea segmentos]({% link _audience/segments.md %}) -- [Etiquetas de personalización]({% link _audience/personalization-tags.md %}) - [Verifica tus datos y señales después de configurar]({% link _integrations/verify-data-and-signals.md %}) From 532433322ed0595491eb5cc0367281b87cb65bed Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: Martin Caetano Date: Sat, 1 Aug 2026 22:32:17 -0300 Subject: [PATCH 6/9] =?UTF-8?q?Rewrite=20personalization=20tags=20guides?= =?UTF-8?q?=20with=20insertion,=20fallbacks,=20context,=EF=B8=8F?= MIME-Version: 1.0 Content-Type: text/plain; charset=UTF-8 Content-Transfer-Encoding: 8bit --- _audience/personalization-tags.md | 4 +- _i18n/en/audience/personalization-tags.md | 129 +++++++++++----------- _i18n/es/audience/personalization-tags.md | 126 +++++++++++---------- 3 files changed, 133 insertions(+), 126 deletions(-) diff --git a/_audience/personalization-tags.md b/_audience/personalization-tags.md index b4a0e67..8ca8969 100644 --- a/_audience/personalization-tags.md +++ b/_audience/personalization-tags.md @@ -3,10 +3,10 @@ languages: ["en", "es"] en: title: Personalization tags - description: Learn how to use tags to write dynamic content for each customer profile. + description: Insert customer and contextual data into messages, add safe fallback values, and test personalization before sending. es: title: Etiquetas de personalización - description: Aprende cómo usar etiquetas para escribir contenido dinámico para cada perfil de cliente. + description: Inserta datos del cliente y del contexto en mensajes, agrega valores alternativos y prueba la personalización antes de enviar. permalink: personalization-tags permalink_es: etiquetas-personalizacion diff --git a/_i18n/en/audience/personalization-tags.md b/_i18n/en/audience/personalization-tags.md index 4e9de79..7a29079 100644 --- a/_i18n/en/audience/personalization-tags.md +++ b/_i18n/en/audience/personalization-tags.md @@ -1,89 +1,92 @@ -The message editor is the input you use when writing a message. It is present in -various places around the platform, such as campaigns, routes, playbooks, and the inbox. +Personalization tags insert customer data into a message when Hellotext sends it. They let one message greet each customer by name or include another value available for that customer and context. -It provides built-in features that let you enrich messages with dynamic content, images, and links. +These tags are variables used inside message content. They are different from profile tags, lists, or segments used to organize an audience. -Tags are reserved words that you can use to compose a message with dynamic content. -Dynamic content lets you write messages that are unique for each customer profile. It can be used to insert the customer profile's name, -age, birthday, or any other property that you have defined for your business. +## Where you can use them -### The Anatomy of a Tag +The message editor appears in campaigns, journeys, playbooks, Inbox, and other parts of Hellotext. When that editor supports personalization, its toolbar includes an **Insert tags** button with a braces icon. -We mentioned that tags are reserved keywords in the editor. Tags are reserved words written between -an opening and closing curly brace. For example, the tag `{full_name}` is a tag that will be replaced with the -full name of the customer profile. Common tags include `{name}`, `{birthday}`, `{first_name}`, `{last_name}`, and `{phone}`. -You are not limited to these tags. You can also target properties defined by your business. +Open the selector to see the tags available in that specific editor. This is more reliable than typing a tag from memory because the options can depend on your business properties and the message context. -By default, properties are removed from the output when the customer profile does not have the attribute. -For example, if you are targeting a `{company}` property in your message and the customer profile does not have that property, -the word `{company}` is removed from the message sent to that customer profile. If you do not want the property removed, use a default value. +## Insert a tag -Tags can also have a default value. Default values are useful when you want a fallback -in case the customer profile does not have the attribute you are targeting. -You can provide a default value for a tag by adding a pipe character `|` and the default value before closing the tag. -For example, the tag `{company|friend}` is replaced with the company property assigned to the customer profile. If the -customer profile does not have that property, the default value of `friend` is used. +1. Place the cursor where the personalized value should appear. +2. Select **Insert tags** in the message editor. +3. Choose the customer or property value you want to insert. +4. Preview or test the message with profiles that have and do not have that value. -A valid tag consists of the following +Hellotext inserts the tag between braces. For example: -- An opening brace `{` -- A reserved keyword offered by Hellotext or a property type, i.e `company`. -- A closing brace `}` -- Optional values can be provided by using a pipe `|` operator and the fallback value after it. +```text +Hi {name}, we picked something for you. +``` -### Tags and properties +When the message is prepared for a customer named Ana, Hellotext replaces `{name}` with `Ana`. -We mentioned that you can also target custom properties in your business in the tags. -You can target the properties by their kind, i.e `text`, `url`, `date`, etc. Or by their name, if the name is set. +Common customer tags include: -A complete list of property kinds +- `{name}` for the first name. +- `{full_name}` for the full name. +- `{last_name}` for the last name. +- `{birthday}` for the birthday. +- `{phone}`, `{email}`, or `{address}` for the corresponding profile value. -- `age` -- `birthday` -- `company` -- `gender` -- `checkbox` -- `date` -- `text` -- `number` -- `url` +The selector can also include compatible custom properties configured for your business. -For the properties `age`, `birthday`, `company`, and `gender` you can either target by the kind of the property i.e `company`, or by -the property's name when you have set a custom name for the property. +## Add a fallback value -For the remaining properties, you can target by their kind and their custom name when present. The difference -for these properties is that when you have multiple properties of the same kind, -targeting with the kind becomes ambiguous. For example, -if your business has two `checkbox` properties named `has-logged-In` and `active-in-last-month`, -when targeting the property by its kind `{checkbox}` we will automatically use the first text property with respect to the ordering defined in the audience page. +If the customer profile does not contain the requested value, Hellotext removes a valid tag from the delivered message. This can leave an awkward gap in the sentence. -**TL;DR** use the kind only when there's a single property. Use the property's name when there are multiple properties with the same kind. +Add a fallback after a vertical bar so the message still reads naturally: -### Object tags +```text +Hi {name|there}, we picked something for you. +``` -Hellotext ships with the most common types of Objects that are suitable for most eCommerce sites. These include -`app`, `product`, `cart`, `order`, `coupon`, `order` and `refund` objects. In addition, you can also create your custom objects, -or modify the existing ones by adding extra properties that are specific to your business's needs. +Hellotext uses the customer's first name when available and `there` when it is missing. -Similarly to customer profile tags, you can also target the properties of the objects in your tags. The general format of an object tag can be one of the following +Choose a fallback that works with the complete sentence. A neutral word such as `{name|there}` or `{name|customer}` is usually safer than guessing a name, title, or attribute. -1. `{singular_name.property_name}` -2. `{singular_name.property_kind}` -3. `{singular_name.property_id}` +## Use customer profile properties -The Singular Name is the name of the object autogenerated when you create a new Object. +The tag selector can show custom properties that are available for your business. A property with a name such as `Loyalty tier` can be inserted as: -For example, given an Appointment custom object, that consists of two properties, `Booked At` and `Room`, you can target the values via +```text +Your current level is {Loyalty tier|not assigned}. +``` -- `{appointment.Booked At}` -- `{appointment.Room}` +Use the property name shown by the selector. When several custom properties share the same type, naming them clearly avoids ambiguity and makes the correct tag easier to identify. -When Hellotext detects these tags, it will get the value associated from the object and replace the tag with the value found. +Property names cannot begin with a number or contain braces. If you rename a property used in existing message content, review those messages before sending again. -### Naming Rules {#rules} +## Use contextual tags only where they are available -By default, Hellotext generates property names based on the property type. But, you are free to modify the name to something that makes sense to your business. -When naming properties, you should follow these rules: +Some playbooks, journeys, and automations can provide data about a product, cart, order, form, refund, or another business object. Their tags use an object and property format, such as: -- Properties cannot start with a number. For example, `1st-name` is not a valid property name. -- Properties cannot contain curly braces. For example, `{name}` is not a valid property name. +```text +{product.url} +``` + +Contextual tags only resolve when the message workflow has the corresponding object and value. A product tag that works inside a product-based playbook may not work in a campaign that has no selected product. + +Use the tags offered by the editor for that workflow. If you reuse message content somewhere else, check the selector and test the contextual values again. + +## Preview and test before sending + +Before launching a message with personalization: + +- Test profiles with complete and incomplete data. +- Confirm every optional value has a natural fallback. +- Check spaces and punctuation around tags. +- Verify contextual tags have the product, cart, order, or other object they need. +- Review links after interpolation, especially checkout or product links. +- Send a small test before using a large audience. + +If a tag remains visible in the preview or delivered message, check that it appears in that editor's selector, that its braces are complete, and that the required context is available. + +## Related guides + +- [Understand customer profiles]({% link _audience/customer-profiles.md %}) +- [Message editor overview]({% link _numbers/message-editor-overview.md %}) +- [Create a campaign]({% link _campaigns/creating-a-campaign.md %}) +- [Go-live checklist before you send]({% link _getting-started/go-live-checklist.md %}) diff --git a/_i18n/es/audience/personalization-tags.md b/_i18n/es/audience/personalization-tags.md index 354f52e..66055db 100644 --- a/_i18n/es/audience/personalization-tags.md +++ b/_i18n/es/audience/personalization-tags.md @@ -1,88 +1,92 @@ -El editor de mensajes es el campo que usas al escribir un mensaje. Está presente en -varios lugares de la plataforma, como campañas, rutas, playbooks e inbox. +Las etiquetas de personalización insertan datos del cliente en un mensaje cuando Hellotext lo envía. Permiten que un mismo mensaje salude a cada cliente por su nombre o incluya otro valor disponible para ese cliente y contexto. -Proporciona funciones integradas que te permiten enriquecer mensajes con contenido dinámico, imágenes y links. +Estas etiquetas son variables que se usan dentro del contenido del mensaje. Son diferentes de los tags del perfil, las listas o los segmentos que organizan una audiencia. -Las etiquetas son palabras reservadas que puedes usar para redactar un mensaje con contenido dinámico. -El contenido dinámico te permite escribir mensajes únicos para cada perfil de cliente. Puede usarse para insertar el nombre del perfil de cliente, -su edad, cumpleaños o cualquier otra propiedad que hayas definido para tu negocio. +## Dónde puedes usarlas -### La anatomía de una etiqueta +El editor de mensajes aparece en campañas, rutas, playbooks, Inbox y otras partes de Hellotext. Cuando ese editor admite personalización, su barra de herramientas incluye el botón **Insertar etiquetas** con un icono de llaves. -Mencionamos que las etiquetas son palabras clave reservadas en el editor. Las etiquetas son palabras reservadas escritas entre -una llave de apertura y cierre. Por ejemplo, la etiqueta `{full_name}` se reemplazará con el -nombre completo del perfil de cliente. Las etiquetas comunes incluyen `{name}`, `{birthday}`, `{first_name}`, `{last_name}` y `{phone}`. -No estás limitado a este conjunto de etiquetas; también puedes apuntar a propiedades definidas por tu negocio. +Abre el selector para ver las etiquetas disponibles en ese editor. Es más confiable que escribir una etiqueta de memoria porque las opciones pueden depender de las propiedades de tu negocio y del contexto del mensaje. -De forma predeterminada, las propiedades se eliminan de la salida cuando el perfil de cliente no tiene el atributo. -Por ejemplo, si apuntas a una propiedad `{company}` en tu mensaje y el perfil de cliente no tiene esa propiedad, -la palabra `{company}` se eliminará del mensaje enviado a ese perfil de cliente. Si no quieres que la propiedad se elimine, usa un valor predeterminado. +## Inserta una etiqueta -Las etiquetas también pueden tener un valor predeterminado. Los valores predeterminados son útiles cuando quieres tener un fallback -en caso de que el perfil de cliente no tenga el atributo al que apuntas. -Puedes proporcionar un valor predeterminado para una etiqueta agregando una barra vertical `|` y el valor predeterminado antes de cerrar la etiqueta. -Por ejemplo, la etiqueta `{company|amigo}` se reemplazará con la propiedad de empresa asignada al perfil de cliente. Si el -perfil de cliente no tiene la propiedad, se utilizará el valor predeterminado de `amigo`. +1. Coloca el cursor donde debe aparecer el valor personalizado. +2. Selecciona **Insertar etiquetas** en el editor de mensajes. +3. Elige el dato del cliente o propiedad que quieres insertar. +4. Previsualiza o prueba el mensaje con perfiles que tengan y no tengan ese valor. -Una etiqueta válida consta de lo siguiente +Hellotext inserta la etiqueta entre llaves. Por ejemplo: -- Una llave de apertura `{`. -- Una palabra clave reservada ofrecida por Hellotext o un tipo de propiedad, es decir, "company". -- Una llave de cierre `}` -- Se pueden proporcionar valores opcionales mediante el uso de un operador de canalización `|` y el valor de reserva después de él. +```text +Hola {name}, elegimos algo para ti. +``` -### Las etiquetas y propiedades +Cuando el mensaje se prepara para una cliente llamada Ana, Hellotext reemplaza `{name}` por `Ana`. -También puedes apuntar a propiedades personalizadas de tu negocio en las etiquetas. -Puedes orientar las propiedades por su tipo, es decir, `text`, `url`, `date`, etc. O por su nombre, si el nombre está establecido. +Algunas etiquetas comunes del cliente son: -Una lista completa de tipos de propiedades +- `{name}` para el nombre. +- `{full_name}` para el nombre completo. +- `{last_name}` para el apellido. +- `{birthday}` para el cumpleaños. +- `{phone}`, `{email}` o `{address}` para el valor correspondiente del perfil. -- `age` -- `birthday` -- `company` -- `gender` -- `checkbox` -- `date` -- `text` -- `number` -- `url` +El selector también puede incluir propiedades personalizadas compatibles configuradas para tu negocio. -Para las propiedades `age`, `birthday`, `company` y `gender`, puedes segmentar por el tipo de propiedad, es decir, `company`, o por -el nombre de la propiedad cuando haya establecido un nombre personalizado para la propiedad. +## Agrega un valor alternativo -Para las propiedades restantes, puedes segmentar por su tipo y su nombre personalizado cuando esté presente. La diferencia -para estas propiedades es que cuando tienes múltiples propiedades del mismo tipo, -apuntar con el tipo se vuelve ambiguo. Por ejemplo, -si tu empresa tiene dos propiedades de `checkbox` llamadas `has-logged-In` y `active-in-last-month`, -al orientar la propiedad por su tipo `{checkbox}`, usaremos automáticamente la primera propiedad de texto con respecto al orden definido en la página de audiencia. +Si el perfil de cliente no contiene el dato solicitado, Hellotext elimina la etiqueta válida del mensaje entregado. Esto puede dejar un espacio extraño en la frase. -**TL;DR** usa el tipo solo cuando hay una sola propiedad. Utiliza el nombre de la propiedad cuando haya varias propiedades del mismo tipo. +Agrega un valor alternativo después de una barra vertical para que el mensaje siga siendo natural: -### Etiquetas de objeto +```text +Hola {name|cliente}, elegimos algo para ti. +``` -Hellotext incluye los tipos de objetos más comunes, adecuados para la mayoría de los sitios de comercio electrónico. Estos incluyen objetos como `app`, `product`, `cart`, `order`, `coupon`, `order` y `refund`. Además, también puedes crear tus propios objetos personalizados o modificar los existentes agregando propiedades adicionales específicas para las necesidades de tu negocio. +Hellotext usa el nombre cuando está disponible y `cliente` cuando falta. -De manera similar a las etiquetas de perfil de cliente, también puedes apuntar a las propiedades de los objetos en tus etiquetas. El formato general de una etiqueta de objeto puede ser uno de los siguientes: +Elige un valor alternativo que funcione con la frase completa. Una palabra neutral como `{name|cliente}` suele ser más segura que asumir un nombre, tratamiento o atributo. -1. `{singular_name.property_name}` -2. `{singular_name.property_kind}` -3. `{singular_name.property_id}` +## Usa propiedades del perfil de cliente -El Nombre Singular es el nombre del objeto autogenerado cuando creas un nuevo Objeto. +El selector puede mostrar propiedades personalizadas disponibles para tu negocio. Una propiedad llamada `Nivel de fidelidad` puede insertarse así: -Por ejemplo, dado un objeto personalizado llamado Appointment (Cita), que consta de dos propiedades: `Booked At` (Reservado en) y `Room` (Sala), puedes apuntar a los valores mediante: +```text +Tu nivel actual es {Nivel de fidelidad|sin asignar}. +``` -- `{appointment.Booked At}` -- `{appointment.Room}` +Usa el nombre de propiedad que muestra el selector. Cuando varias propiedades personalizadas comparten el mismo tipo, darles nombres claros evita ambigüedades y permite identificar la etiqueta correcta. -Cuando Hellotext detecta estas etiquetas, obtiene el valor asociado del objeto y reemplaza la etiqueta con el valor encontrado. +Los nombres de propiedades no pueden comenzar con un número ni contener llaves. Si cambias el nombre de una propiedad usada en mensajes existentes, revisa esos mensajes antes de volver a enviarlos. +## Usa etiquetas contextuales solo donde estén disponibles -### Reglas de Nomenclatura {#rules} +Algunos playbooks, rutas y automatizaciones pueden aportar datos de un producto, carrito, pedido, formulario, reembolso u otro objeto del negocio. Sus etiquetas usan un formato de objeto y propiedad, por ejemplo: -Por defecto, Hellotext genera nombres de propiedades basados en el tipo de propiedad. Sin embargo, eres libre de modificar el nombre a algo que tenga sentido para tu negocio. -Al nombrar propiedades, debes seguir estas reglas: +```text +{product.url} +``` -- Las propiedades no pueden comenzar con un número. Por ejemplo, `1 Nombre` no es un nombre de propiedad válido. -- Las propiedades no pueden contener llaves. Por ejemplo, `{nombre}` no es un nombre de propiedad válido. +Las etiquetas contextuales solo se resuelven cuando el flujo del mensaje tiene el objeto y valor correspondientes. Una etiqueta de producto que funciona dentro de un playbook basado en productos puede no funcionar en una campaña que no tiene un producto seleccionado. + +Usa las etiquetas que ofrece el editor para ese flujo. Si reutilizas el contenido del mensaje en otro lugar, revisa nuevamente el selector y prueba los valores contextuales. + +## Previsualiza y prueba antes de enviar + +Antes de lanzar un mensaje con personalización: + +- Prueba perfiles con datos completos e incompletos. +- Confirma que cada valor opcional tenga una alternativa natural. +- Revisa espacios y puntuación alrededor de las etiquetas. +- Verifica que las etiquetas contextuales tengan el producto, carrito, pedido u objeto que necesitan. +- Revisa los links después del reemplazo, especialmente los de checkout o producto. +- Haz una prueba pequeña antes de usar una audiencia grande. + +Si una etiqueta queda visible en la vista previa o mensaje entregado, revisa que aparezca en el selector de ese editor, que sus llaves estén completas y que el contexto necesario esté disponible. + +## Guías relacionadas + +- [Cómo funcionan los perfiles de clientes]({% link _audience/customer-profiles.md %}) +- [Resumen del editor de mensajes]({% link _numbers/message-editor-overview.md %}) +- [Crea una campaña]({% link _campaigns/creating-a-campaign.md %}) +- [Checklist antes de enviar]({% link _getting-started/go-live-checklist.md %}) From 048e5e78597264c74ad40eea8fd025e5773b2785 Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: Martin Caetano Date: Sat, 1 Aug 2026 23:01:09 -0300 Subject: [PATCH 7/9] Document custom event creation and manual tracking --- _audience/custom-properties-and-events.md | 19 +++ _config.yml | 1 + .../audience/custom-properties-and-events.md | 154 ++++++++++++++++++ _i18n/en/developers/tracking-events.md | 4 +- .../audience/custom-properties-and-events.md | 154 ++++++++++++++++++ _i18n/es/developers/tracking-events.md | 4 +- 6 files changed, 334 insertions(+), 2 deletions(-) create mode 100644 _audience/custom-properties-and-events.md create mode 100644 _i18n/en/audience/custom-properties-and-events.md create mode 100644 _i18n/es/audience/custom-properties-and-events.md diff --git a/_audience/custom-properties-and-events.md b/_audience/custom-properties-and-events.md new file mode 100644 index 0000000..cdf71c5 --- /dev/null +++ b/_audience/custom-properties-and-events.md @@ -0,0 +1,19 @@ +--- +languages: ["en", "es"] + +en: + title: Custom properties and events + description: Extend customer profiles with business-specific properties and events, then use that data in segments, personalization, playbooks, and reports. +es: + title: Propiedades y eventos personalizados + description: Extiende los perfiles de clientes con propiedades y eventos del negocio y usa esos datos en segmentos, personalización, playbooks y reportes. + +permalink: custom-properties-and-events +permalink_es: propiedades-y-eventos-personalizados + +layout: guide +topic: audience +popular: false +--- + +{% translate_file audience/custom-properties-and-events.md %} diff --git a/_config.yml b/_config.yml index 8e2f5bc..1c78116 100644 --- a/_config.yml +++ b/_config.yml @@ -82,6 +82,7 @@ collections: - segments.md - consent-and-subscriber-status.md - import-customer-profiles.md + - custom-properties-and-events.md - personalization-tags.md output: true analytics-reporting-attribution: diff --git a/_i18n/en/audience/custom-properties-and-events.md b/_i18n/en/audience/custom-properties-and-events.md new file mode 100644 index 0000000..a0f68a7 --- /dev/null +++ b/_i18n/en/audience/custom-properties-and-events.md @@ -0,0 +1,154 @@ +Custom properties and events let Hellotext understand information that is specific to your business. Properties describe what is currently true about a customer, while events record something that happened at a particular time. + +Use them to improve segmentation, personalization, playbook decisions, journey triggers, and reporting without forcing business-specific data into a generic field. + +## Properties and events are different + +| Use a property when | Use an event when | +| --- | --- | +| The value describes the customer's current state. | You need to record that an action happened. | +| You expect the value to be updated or replaced. | The time and sequence of occurrences matter. | +| Example: loyalty tier, preferred category, account manager, or membership expiration. | Example: appointment completed, quote requested, class attended, or trial started. | + +An event can also reference an associated object. For example, an `order.placed` event can point to the order that was placed. The event is the occurrence; the object contains the structured details. + +## Create a custom property + +1. Go to **Audience** and open a customer profile. +2. In the profile properties, select **Add more fields**. +3. Choose the type that matches the value, such as text, long text, number, checkbox, date, money, URL, or tags. +4. Give the property a clear name and enter the value for that customer. +5. Save the profile change. + +Phone and email work differently from business-wide custom properties: + +- Adding a phone number or email address adds that identifier only to the customer profile you are editing. The same applies to another profile-specific address when it is available in the selector. +- Adding another custom property type creates its definition for the business, so the field becomes available across customer profiles and in compatible forms, imports, segments, personalization selectors, and playbooks. + +In both cases, the value you enter belongs only to the customer profile you are editing. Creating a business-wide property does not copy that value to every profile. + +Available property types can depend on the field and product context. Choose from the types Hellotext displays instead of converting every value to text. + +## Name properties clearly + +Use a name that identifies one stable business concept, such as `Loyalty tier` or `Preferred store`. + +- Use distinct names when several properties have the same type. +- Do not begin a property name with a number or include braces. +- Keep the same name and meaning across imports, captures, integrations, and internal processes. +- Avoid creating a second property for data that already has a reliable field. + +To rename a property, click its name on the customer profile and edit the label. Press Enter or click outside the field to save it. + +Renaming or removing a business-wide property can affect segments, capture fields, personalization tags, and automation that depend on it. Review those uses before changing the definition. Removing the property definition removes it from every profile, while removing one profile's value affects only that profile. + +## Use a property as a unique identifier + +Compatible properties can be marked as **Unique**. This means the same value cannot be assigned to more than one customer profile, allowing Hellotext to use the property to identify and deduplicate customers. + +Phone numbers and email addresses are common unique identifiers. You can also create a text property such as `National ID` and mark it as unique when every customer should have a different value. + +To change this setting: + +1. Click the property name on a customer profile. +2. Open the options menu beside the name. +3. Select **Set as Unique**. + +Hellotext only shows this option for compatible property types. If multiple profiles already share a value, resolve those duplicates before enabling uniqueness. Do not mark a property as unique unless the value is genuinely exclusive to one customer. + +## Reorder properties + +Drag a property by its reorder handle to change its position. + +The order of a business-wide property is shared across customer profiles. Reordering profile-specific identifiers, such as multiple phone numbers or email addresses, changes their order only on that profile and can help keep the preferred value first. + +## Add and update property values + +Property values can come from several sources: + +- A team member editing a customer profile. +- A file import or connected integration. +- A capture playbook, form, or Property Collector. +- A step in a journey. +- Hellotext.js, the API, or another custom integration. + +Decide which source should be authoritative. If an integration keeps a value synchronized, manual changes may later be replaced by the source. When importing data, use the overwrite option only when the file should become the source of truth. + +## Understand actions and events + +An **action** defines the kind of activity Hellotext can track, such as `order.placed` or `appointment.completed`. + +An **event** is one occurrence of that action for a customer. It can include when it happened, an associated object, a URL, metadata, and monetary values when applicable. + +Hellotext includes built-in actions for common eCommerce, messaging, capture, subscription, and conversation activity. Create a custom action when your business needs to track something that is not already represented. + +## Create a custom action + +If your plan and permissions support custom actions: + +1. Go to **Settings**, then **Actions**. +2. Open the **Custom** tab and select **Create new action**. +3. Enter a readable name for the interface. +4. Enter a tracking name, such as `appointment.completed`. +5. Choose whether the action should be marked as a conversion or as important. +6. Save the action. + +Marking an action as a conversion lets reports treat its events as conversions. Marking it as important makes new occurrences require attention and can move the related conversation to the top of Inbox. + +Treat the tracking name as a contract with your site, backend, and integrations. If you change it, update every source that sends the event. Deleting a custom action also deletes its associated events and cannot be undone. + +## Record and review events + +Events can arrive automatically from a connected store, capture, conversation, Hellotext.js, API, or custom integration. + +To track a custom action automatically, send its exact tracking name from: + +- **[Hellotext.js](https://github.com/hellotext/hellotext.js)** for activity that happens in the customer's browser. +- **[The tracking API](https://www.hellotext.com/api#tracking)** for activity from your backend, CRM, point of sale, or another external system. + +The tracked event must be connected to the correct customer or session and include any context required by the action. Test one occurrence and confirm it appears in the expected customer profile before using it in a journey, segment, or report. + +You can also add one occurrence manually when the corresponding action already exists: + +1. Open the customer profile in **Audience**. +2. Open the profile action menu and select **New Event**. +3. Choose the action and, when applicable, an associated object. +4. Add the relevant amount, metadata, date, or URL. +5. Save the event. + +The event appears in the customer profile's activity. Open an activity item to review its properties. **New Event** records that occurrence manually; it does not configure automatic tracking for future occurrences. Manual events should represent something that actually happened and should not be added only to force a customer into a segment or trigger. + +To send events from a site or external system, follow [Tracking events]({% link _developers/tracking-events.md %}) or [External tracking]({% link _developers/external-tracking.md %}). + +## Use the data across Hellotext + +Once the data is available, you can use it to: + +- Build segments from current profile properties or past activity. +- Insert property values into messages with personalization tags. +- Start journeys from an event or update a property in a journey step. +- Let playbooks use profile and activity signals when making decisions. +- Measure custom conversions when the action is configured as one. +- Review the customer's history from the profile activity. + +A property value does not prove that an event occurred, and an old event does not always describe the customer's current state. Choose the source that matches the question you are asking. + +## Verify your setup + +Before relying on a custom property or event: + +- Test it with one customer profile. +- Confirm the property value or event appears on the intended profile. +- Check that names and value formats are consistent. +- Verify the expected segment, journey, playbook, or report can use it. +- Avoid sending the same event from both an integration and custom tracking. +- Document the source and owner so the data does not become stale or ambiguous. + +## Related guides + +- [Understand customer profiles]({% link _audience/customer-profiles.md %}) +- [Build segments]({% link _audience/segments.md %}) +- [Personalization tags]({% link _audience/personalization-tags.md %}) +- [What are signals?]({% link _journeys/what-are-signals.md %}) +- [Tracking events]({% link _developers/tracking-events.md %}) +- [Verify your data and signals after setup]({% link _integrations/verify-data-and-signals.md %}) diff --git a/_i18n/en/developers/tracking-events.md b/_i18n/en/developers/tracking-events.md index 6880e38..67678e7 100644 --- a/_i18n/en/developers/tracking-events.md +++ b/_i18n/en/developers/tracking-events.md @@ -58,7 +58,7 @@ For example: ### Custom actions -It is possible to create your own defined actions directly using the API. For example: +You can create custom actions from **Settings → Actions → Custom** or through the API. For example: * `signup_form.completed` * `physical_store.paid` @@ -80,6 +80,8 @@ It is created when you track an action from a customer and becomes part of the s * Using Javascript. * Using the API. +You can also use **New Event** on a customer profile to record one occurrence manually. This does not configure automatic tracking for future occurrences. + ## Tracking with Integrations ### Mercado Libre diff --git a/_i18n/es/audience/custom-properties-and-events.md b/_i18n/es/audience/custom-properties-and-events.md new file mode 100644 index 0000000..0cfeec8 --- /dev/null +++ b/_i18n/es/audience/custom-properties-and-events.md @@ -0,0 +1,154 @@ +Las propiedades y los eventos personalizados permiten que Hellotext entienda información específica de tu negocio. Las propiedades describen qué es cierto actualmente sobre un cliente, mientras que los eventos registran algo que ocurrió en un momento determinado. + +Úsalos para mejorar la segmentación, personalización, decisiones de playbooks, disparadores de rutas y reportes sin forzar datos propios del negocio dentro de un campo genérico. + +## Las propiedades y los eventos son diferentes + +| Usa una propiedad cuando | Usa un evento cuando | +| --- | --- | +| El valor describe el estado actual del cliente. | Necesitas registrar que ocurrió una acción. | +| Esperas que el valor se actualice o reemplace. | Importan el momento y la secuencia de las ocurrencias. | +| Ejemplo: nivel de fidelidad, categoría preferida, responsable de cuenta o vencimiento de membresía. | Ejemplo: cita completada, cotización solicitada, clase atendida o prueba iniciada. | + +Un evento también puede hacer referencia a un objeto asociado. Por ejemplo, un evento `order.placed` puede apuntar al pedido realizado. El evento es la ocurrencia; el objeto contiene los detalles estructurados. + +## Crea una propiedad personalizada + +1. Ve a **Audiencia** y abre un perfil de cliente. +2. En las propiedades del perfil, selecciona **Agregar más campos**. +3. Elige el tipo que corresponda al valor, como texto, texto largo, número, checkbox, fecha, dinero, URL o etiquetas. +4. Dale un nombre claro a la propiedad e ingresa el valor para ese cliente. +5. Guarda el cambio del perfil. + +El teléfono y el email funcionan de manera diferente a las propiedades personalizadas del negocio: + +- Agregar un teléfono o email incorpora ese identificador únicamente al perfil del cliente que estás editando. Lo mismo sucede con otra dirección propia del perfil cuando aparece en el selector. +- Agregar otro tipo de propiedad personalizada crea su definición para el negocio, por lo que el campo queda disponible en todos los perfiles y en formularios, importaciones, segmentos, selectores de personalización y playbooks compatibles. + +En ambos casos, el valor que ingresas pertenece solo al perfil del cliente que estás editando. Crear una propiedad para todo el negocio no copia ese valor a todos los perfiles. + +Los tipos de propiedades disponibles pueden depender del campo y contexto del producto. Elige entre los tipos que muestra Hellotext en lugar de convertir todos los valores en texto. + +## Nombra las propiedades con claridad + +Usa un nombre que identifique un solo concepto estable del negocio, como `Nivel de fidelidad` o `Tienda preferida`. + +- Usa nombres diferentes cuando varias propiedades tengan el mismo tipo. +- No comiences el nombre de una propiedad con un número ni incluyas llaves. +- Mantén el mismo nombre y significado entre importaciones, capturas, integraciones y procesos internos. +- Evita crear una segunda propiedad para datos que ya tienen un campo confiable. + +Para renombrar una propiedad, haz clic sobre su nombre en el perfil del cliente y edita la etiqueta. Presiona Enter o haz clic fuera del campo para guardar. + +Cambiar el nombre o eliminar una propiedad del negocio puede afectar segmentos, campos de captura, etiquetas de personalización y automatizaciones que dependan de ella. Revisa esos usos antes de cambiar la definición. Eliminar la definición quita la propiedad de todos los perfiles, mientras que eliminar el valor de un perfil afecta solo a ese perfil. + +## Usa una propiedad como identificador único + +Las propiedades compatibles pueden marcarse como **Únicas**. Esto impide que el mismo valor se asigne a más de un perfil de cliente y permite que Hellotext use la propiedad para identificar y deduplicar clientes. + +El teléfono y el email son identificadores únicos habituales. También puedes crear una propiedad de texto como `Cédula de identidad` y marcarla como única cuando cada cliente deba tener un valor diferente. + +Para cambiar esta configuración: + +1. Haz clic sobre el nombre de la propiedad en un perfil de cliente. +2. Abre el menú de opciones junto al nombre. +3. Selecciona **Establecer como Único**. + +Hellotext muestra esta opción solamente en los tipos de propiedad compatibles. Si varios perfiles ya comparten un valor, resuelve esos duplicados antes de activar la unicidad. No marques una propiedad como única si su valor puede pertenecer legítimamente a varios clientes. + +## Reordena las propiedades + +Arrastra una propiedad desde su control de reordenamiento para cambiar su posición. + +El orden de una propiedad del negocio se comparte entre todos los perfiles. Reordenar identificadores propios del perfil, como varios teléfonos o emails, cambia su orden solamente en ese perfil y permite mantener primero el valor preferido. + +## Agrega y actualiza valores + +Los valores de las propiedades pueden venir de varias fuentes: + +- Una persona del equipo que edita un perfil de cliente. +- Una importación por archivo o integración conectada. +- Un playbook de captura, formulario o Recolector de Propiedades. +- Un paso de una ruta. +- Hellotext.js, la API u otra integración personalizada. + +Define qué fuente debe ser la principal. Si una integración mantiene un valor sincronizado, un cambio manual puede ser reemplazado después por la fuente. Al importar datos, usa la opción de sobrescritura solo cuando el archivo deba convertirse en la fuente de verdad. + +## Entiende las acciones y los eventos + +Una **acción** define el tipo de actividad que Hellotext puede registrar, como `order.placed` o `appointment.completed`. + +Un **evento** es una ocurrencia de esa acción para un cliente. Puede incluir cuándo ocurrió, un objeto asociado, una URL, metadatos y valores monetarios cuando corresponda. + +Hellotext incluye acciones predefinidas para actividades comunes de eCommerce, mensajería, capturas, suscripciones y conversaciones. Crea una acción personalizada cuando tu negocio necesita registrar algo que todavía no está representado. + +## Crea una acción personalizada + +Si tu plan y permisos admiten acciones personalizadas: + +1. Ve a **Ajustes** y luego a **Acciones**. +2. Abre la pestaña **Personalizado** y selecciona **Crear nueva acción**. +3. Ingresa un nombre legible para la interfaz. +4. Ingresa un nombre de tracking, como `appointment.completed`. +5. Elige si la acción debe marcarse como conversión o como importante. +6. Guarda la acción. + +Marcar una acción como conversión permite que los reportes traten sus eventos como conversiones. Marcarla como importante hace que las nuevas ocurrencias requieran atención y puede mover la conversación relacionada al principio del Inbox. + +Trata el nombre de tracking como un contrato con tu sitio, backend e integraciones. Si lo cambias, actualiza cada fuente que envía el evento. Eliminar una acción personalizada también elimina sus eventos asociados y no se puede deshacer. + +## Registra y revisa eventos + +Los eventos pueden llegar automáticamente desde una tienda conectada, captura, conversación, Hellotext.js, API o integración personalizada. + +Para registrar automáticamente una acción personalizada, envía su nombre de tracking exacto desde: + +- **[Hellotext.js](https://github.com/hellotext/hellotext.js)** para actividad que ocurre en el navegador del cliente. +- **[La API de tracking](https://www.hellotext.com/api#tracking)** para actividad de tu backend, CRM, punto de venta u otro sistema externo. + +El evento debe quedar conectado al cliente o sesión correctos e incluir el contexto que requiera la acción. Prueba una ocurrencia y confirma que aparezca en el perfil esperado antes de usarla en una ruta, segmento o reporte. + +También puedes agregar una ocurrencia manualmente cuando la acción correspondiente ya existe: + +1. Abre el perfil del cliente en **Audiencia**. +2. Abre el menú de acciones del perfil y selecciona **Nuevo Evento**. +3. Elige la acción y, cuando corresponda, un objeto asociado. +4. Agrega el monto, metadatos, fecha o URL relevantes. +5. Guarda el evento. + +El evento aparece en la actividad del perfil de cliente. Abre un elemento de actividad para revisar sus propiedades. **Nuevo Evento** registra esa ocurrencia manualmente; no configura el tracking automático de ocurrencias futuras. Los eventos manuales deben representar algo que realmente ocurrió y no deberían agregarse solo para forzar la entrada de un cliente en un segmento o disparador. + +Para enviar eventos desde un sitio o sistema externo, consulta [Seguimiento de eventos]({% link _developers/tracking-events.md %}) o [Seguimiento de origen externo]({% link _developers/external-tracking.md %}). + +## Usa los datos en Hellotext + +Cuando los datos estén disponibles, puedes usarlos para: + +- Crear segmentos con propiedades actuales del perfil o actividad pasada. +- Insertar valores de propiedades en mensajes mediante etiquetas de personalización. +- Iniciar rutas desde un evento o actualizar una propiedad en un paso de ruta. +- Permitir que los playbooks usen señales del perfil y su actividad al tomar decisiones. +- Medir conversiones personalizadas cuando la acción esté configurada como tal. +- Revisar el historial del cliente desde la actividad de su perfil. + +El valor de una propiedad no demuestra que ocurrió un evento y un evento antiguo no siempre describe el estado actual del cliente. Elige la fuente que responda la pregunta que estás haciendo. + +## Verifica la configuración + +Antes de depender de una propiedad o evento personalizado: + +- Pruébalo con un perfil de cliente. +- Confirma que el valor o evento aparezca en el perfil esperado. +- Revisa que los nombres y formatos sean consistentes. +- Verifica que el segmento, ruta, playbook o reporte esperado pueda usarlo. +- Evita enviar el mismo evento desde una integración y desde tracking personalizado. +- Documenta la fuente y responsable para que los datos no queden desactualizados o ambiguos. + +## Guías relacionadas + +- [Cómo funcionan los perfiles de clientes]({% link _audience/customer-profiles.md %}) +- [Crea segmentos]({% link _audience/segments.md %}) +- [Etiquetas de personalización]({% link _audience/personalization-tags.md %}) +- [Qué son las señales]({% link _journeys/what-are-signals.md %}) +- [Seguimiento de eventos]({% link _developers/tracking-events.md %}) +- [Verifica tus datos y señales después de configurar]({% link _integrations/verify-data-and-signals.md %}) diff --git a/_i18n/es/developers/tracking-events.md b/_i18n/es/developers/tracking-events.md index 3ed3f37..e0d8b87 100644 --- a/_i18n/es/developers/tracking-events.md +++ b/_i18n/es/developers/tracking-events.md @@ -58,7 +58,7 @@ Por ejemplo: ### Acciones personalizadas -Es posible crear tus propias acciones definidas directamente usando la API. Por ejemplo: +Puedes crear acciones personalizadas desde **Ajustes → Acciones → Personalizado** o mediante la API. Por ejemplo: * `formulario_de_registro.completado` * `tienda_fisica.pago` @@ -80,6 +80,8 @@ Se crea cuando rastreas una acción de un cliente y pasa a formar parte del hist * Utilizando la librería de Javascript. * Mediante la API. +También puedes usar **Nuevo Evento** en un perfil de cliente para registrar una ocurrencia manualmente. Esto no configura el tracking automático de ocurrencias futuras. + ## Seguimiento con integraciones ### Mercado Libre From ae40db5ca2db87b9891c6682b87d715e2822ed75 Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: Martin Caetano Date: Sat, 1 Aug 2026 23:09:09 -0300 Subject: [PATCH 8/9] Add exporting data guide to documentation navigation --- _audience/exporting-data.md | 19 ++++++ _config.yml | 1 + _i18n/en/audience/exporting-data.md | 102 ++++++++++++++++++++++++++++ _i18n/es/audience/exporting-data.md | 102 ++++++++++++++++++++++++++++ 4 files changed, 224 insertions(+) create mode 100644 _audience/exporting-data.md create mode 100644 _i18n/en/audience/exporting-data.md create mode 100644 _i18n/es/audience/exporting-data.md diff --git a/_audience/exporting-data.md b/_audience/exporting-data.md new file mode 100644 index 0000000..223f294 --- /dev/null +++ b/_audience/exporting-data.md @@ -0,0 +1,19 @@ +--- +languages: ["en", "es"] + +en: + title: Exporting data + description: Export customer profile data for BI, CRM, and retargeting workflows, or download attributed revenue details for analysis. +es: + title: Exportar datos + description: Exporta datos de perfiles de clientes para BI, CRM y retargeting o descarga el detalle de ingresos atribuidos para analizarlo. + +permalink: exporting-data +permalink_es: exportar-datos + +layout: guide +topic: audience +popular: false +--- + +{% translate_file audience/exporting-data.md %} diff --git a/_config.yml b/_config.yml index 1c78116..6513d67 100644 --- a/_config.yml +++ b/_config.yml @@ -84,6 +84,7 @@ collections: - import-customer-profiles.md - custom-properties-and-events.md - personalization-tags.md + - exporting-data.md output: true analytics-reporting-attribution: order: diff --git a/_i18n/en/audience/exporting-data.md b/_i18n/en/audience/exporting-data.md new file mode 100644 index 0000000..29df96b --- /dev/null +++ b/_i18n/en/audience/exporting-data.md @@ -0,0 +1,102 @@ +Hellotext can prepare CSV files for two different purposes: exporting the current state of customer profiles from **Audience**, and exporting the attributed sales shown in the **Revenue** report. + +Use profile exports to move a defined audience into a BI, CRM, or retargeting workflow. Use the Revenue export when you need order-level attribution detail for analysis or reconciliation. + +## Choose the right export + +| Export | Best for | Scope | +| --- | --- | --- | +| **Customer profiles** | CRM updates, audience analysis, retargeting, and data review | All profiles, selected profiles, a list, or a segment | +| **Revenue report** | Attribution analysis, finance review, and reconciling attributed orders | Attributed sales within the selected report date range | + +Both exports are point-in-time CSV files. They do not create an ongoing synchronization with another system. + +## Export customer profiles + +1. Go to **Audience**. +2. Open **All profiles**, a list, or a segment, depending on the audience you need. +3. To export only certain customers, select their checkboxes. You can select the current page or all customers in the current audience. +4. Open the more-options menu in the Audience search bar. +5. Select **Export to file** or **Export selected**. + +Hellotext prepares the file in the background and shows its progress in Audience. When it is ready, the download starts automatically and Hellotext also sends the file by email. If the automatic download does not start, use the download button in the completed export notification. + +You can cancel an export while it is still being prepared. If the export action is not available, ask an administrator to confirm your team role and permissions. + +## Understand the profile CSV + +The file contains one row per exported customer profile. It includes standard profile columns such as the profile ID, profile name, phone number, and email, plus the current business properties available for export. This can include custom properties, address, tags, and list membership. A Mercado Libre username is included when it is available. + +The columns reflect the property definitions configured for the business, so a column can be blank for customers who do not have that value. The export contains one phone-number column and one email column; it is not a complete dump of every identifier attached to a profile. + +The profile CSV represents current profile values and list membership. It does not include the customer's full activity or event history, message history, or every report metric. + +## Use a list or segment to define the audience + +Create or open the narrowest useful audience before exporting: + +- Use a **list** for a maintained group whose membership is managed directly or through an import, integration, capture, or journey step. +- Use a **segment** when membership should be calculated from profile data, subscription status, or tracked activity. +- Select individual profiles when you need an exception or a small operational set. +- Use **All profiles** only when the destination genuinely needs the complete audience. + +Review the audience count and a sample of its profiles before creating the export. A segment is evaluated from the data available when you open and export it, while the CSV remains a fixed snapshot after it is generated. + +## Prepare the CSV for BI or CRM + +Before importing the file into another system: + +1. Keep **Profile ID** as the stable Hellotext reference. +2. Map phone, email, and unique custom identifiers to the corresponding destination fields. +3. Confirm date, number, money, checkbox, and tag formats before changing them. +4. Record the source audience and export date so the dataset can be reproduced or audited. +5. Decide how the destination should handle blank values and existing records before importing. + +For recurring updates, event-level data, or an automated integration, use the [API reference]({% link _developers/api.md %}) instead of treating repeated CSV exports as a live sync. + +## Prepare an audience for retargeting + +Export the list or segment that represents the intended audience instead of exporting every profile and filtering it later. + +Before uploading it to an advertising or messaging platform: + +- Confirm that the audience criteria still match the campaign purpose. +- Verify the customer's subscription and consent status for the intended channel and destination. +- Use the identifiers required by the destination and avoid uploading unrelated properties. +- Follow the destination platform's audience, privacy, and data-retention policies. + +Exporting a profile does not subscribe the customer, grant consent, or make the customer eligible for every type of communication. + +## Export attributed revenue + +1. Go to **Dashboard** and open the **Revenue** report. +2. Select the reporting date range you want to review. +3. Select the download icon beside the report heading. +4. Wait while Hellotext prepares the CSV. The download starts automatically when it is ready, and Hellotext also sends it by email. + +The Revenue export is designed for reviewing attributed sales. Depending on the available evidence, it can include the order and customer, credited campaign, route, or playbook, source and channel, attributed amount, attribution reason, AI and human commercial evidence, and a link to the relevant conversation. + +This export contains attributed sales for the chosen period. It is not a complete export of all store orders or all business revenue. See [Sales attribution]({% link _analytics-reporting-attribution/sales-attribution.md %}) to understand the evidence and windows behind those rows. + +## Handle exported files safely + +CSV files can contain personal data and business-specific properties. + +- Export only the records and columns needed for the task. +- Store the file in an approved location with limited access. +- Do not send exported customer data through an unsecured channel. +- Delete temporary copies when the analysis or transfer is complete. +- Follow your organization's retention policy and applicable privacy requirements. + +An operational CSV export is not automatically a complete response to a customer's privacy or data-access request. + +## Related guides + +- [Understand customer profiles]({% link _audience/customer-profiles.md %}) +- [Lists and segments]({% link _audience/lists-and-segments.md %}) +- [Build lists]({% link _audience/lists.md %}) +- [Build segments]({% link _audience/segments.md %}) +- [Consent and subscriber status]({% link _audience/consent-and-subscriber-status.md %}) +- [Custom properties and events]({% link _audience/custom-properties-and-events.md %}) +- [Sales attribution]({% link _analytics-reporting-attribution/sales-attribution.md %}) +- [API reference]({% link _developers/api.md %}) diff --git a/_i18n/es/audience/exporting-data.md b/_i18n/es/audience/exporting-data.md new file mode 100644 index 0000000..0430b00 --- /dev/null +++ b/_i18n/es/audience/exporting-data.md @@ -0,0 +1,102 @@ +Hellotext puede preparar archivos CSV para dos propósitos diferentes: exportar el estado actual de los perfiles de clientes desde **Audiencia** y exportar las ventas atribuidas que muestra el reporte de **Ingresos**. + +Usa la exportación de perfiles para llevar una audiencia definida a un flujo de BI, CRM o retargeting. Usa la exportación de Ingresos cuando necesites el detalle de atribución por pedido para analizarlo o conciliarlo. + +## Elige la exportación correcta + +| Exportación | Es útil para | Alcance | +| --- | --- | --- | +| **Perfiles de clientes** | Actualizaciones de CRM, análisis de audiencia, retargeting y revisión de datos | Todos los perfiles, perfiles seleccionados, una lista o un segmento | +| **Reporte de Ingresos** | Análisis de atribución, revisión financiera y conciliación de pedidos atribuidos | Ventas atribuidas dentro del período seleccionado en el reporte | + +Ambas exportaciones son archivos CSV que representan un momento determinado. No crean una sincronización continua con otro sistema. + +## Exporta perfiles de clientes + +1. Ve a **Audiencia**. +2. Abre **Todos los perfiles**, una lista o un segmento, según la audiencia que necesites. +3. Para exportar solamente algunos clientes, marca sus checkboxes. Puedes seleccionar la página actual o todos los clientes de la audiencia abierta. +4. Abre el menú de más opciones en la barra de búsqueda de Audiencia. +5. Selecciona **Exportar a archivo** o **Exportar seleccionados**. + +Hellotext prepara el archivo en segundo plano y muestra el progreso en Audiencia. Cuando está listo, la descarga comienza automáticamente y Hellotext también envía el archivo por email. Si la descarga automática no comienza, usa el botón de descarga de la notificación de exportación completada. + +Puedes cancelar una exportación mientras todavía se está preparando. Si la acción de exportar no está disponible, pide a un administrador que revise tu rol y permisos dentro del equipo. + +## Entiende el CSV de perfiles + +El archivo contiene una fila por cada perfil de cliente exportado. Incluye columnas estándar como el ID del perfil, nombre, teléfono y email, además de las propiedades actuales del negocio que estén disponibles para exportar. Esto puede incluir propiedades personalizadas, dirección, etiquetas y pertenencia a listas. El nombre de usuario de Mercado Libre aparece cuando está disponible. + +Las columnas reflejan las definiciones de propiedades configuradas para el negocio, por lo que una columna puede quedar vacía para los clientes que no tengan ese valor. La exportación contiene una columna de teléfono y una de email; no es una descarga completa de todos los identificadores vinculados con cada perfil. + +El CSV de perfiles representa los valores actuales y la pertenencia a listas. No incluye todo el historial de actividad o eventos del cliente, su historial de mensajes ni todas las métricas de reportes. + +## Usa una lista o segmento para definir la audiencia + +Crea o abre la audiencia útil más específica antes de exportar: + +- Usa una **lista** para un grupo mantenido cuya pertenencia se gestione directamente o mediante una importación, integración, captura o paso de una ruta. +- Usa un **segmento** cuando la pertenencia deba calcularse a partir de datos del perfil, estado de suscripción o actividad registrada. +- Selecciona perfiles individuales cuando necesites una excepción o un conjunto operativo pequeño. +- Usa **Todos los perfiles** solamente cuando el destino realmente necesite la audiencia completa. + +Revisa la cantidad de clientes y una muestra de sus perfiles antes de crear la exportación. Un segmento se evalúa con los datos disponibles cuando lo abres y exportas, mientras que el CSV queda como una instantánea fija después de generarse. + +## Prepara el CSV para BI o CRM + +Antes de importar el archivo en otro sistema: + +1. Conserva el **ID del perfil** como referencia estable de Hellotext. +2. Mapea el teléfono, email e identificadores personalizados únicos con los campos correspondientes del destino. +3. Confirma los formatos de fechas, números, dinero, checkboxes y etiquetas antes de modificarlos. +4. Registra la audiencia de origen y la fecha de exportación para poder reproducir o auditar el conjunto de datos. +5. Define cómo debe tratar el destino los valores vacíos y registros existentes antes de importar. + +Para actualizaciones recurrentes, datos a nivel de eventos o una integración automatizada, usa la [referencia de la API]({% link _developers/api.md %}) en lugar de tratar exportaciones CSV repetidas como una sincronización en vivo. + +## Prepara una audiencia para retargeting + +Exporta la lista o segmento que represente la audiencia deseada en lugar de exportar todos los perfiles y filtrarlos después. + +Antes de subirla a una plataforma publicitaria o de mensajería: + +- Confirma que los criterios de la audiencia todavía coincidan con el objetivo de la campaña. +- Verifica el estado de suscripción y consentimiento del cliente para el canal y destino previstos. +- Usa los identificadores requeridos por el destino y evita subir propiedades que no sean necesarias. +- Cumple con las políticas de audiencias, privacidad y retención de datos de la plataforma de destino. + +Exportar un perfil no suscribe al cliente, no otorga consentimiento ni lo habilita para cualquier tipo de comunicación. + +## Exporta ingresos atribuidos + +1. Ve a **Dashboard** y abre el reporte de **Ingresos**. +2. Selecciona el período que quieres revisar. +3. Selecciona el ícono de descarga junto al encabezado del reporte. +4. Espera mientras Hellotext prepara el CSV. La descarga comienza automáticamente cuando está listo y Hellotext también lo envía por email. + +La exportación de Ingresos está diseñada para revisar ventas atribuidas. Según la evidencia disponible, puede incluir el pedido y cliente, la campaña, ruta o playbook que recibió la atribución, la fuente y canal, el monto atribuido, el motivo de atribución, evidencia comercial de IA y humana y un link a la conversación correspondiente. + +Esta exportación contiene las ventas atribuidas del período elegido. No es una exportación completa de todos los pedidos de la tienda ni de todos los ingresos del negocio. Consulta [Atribución de ventas]({% link _analytics-reporting-attribution/sales-attribution.md %}) para entender la evidencia y ventanas detrás de esas filas. + +## Maneja los archivos exportados de forma segura + +Los archivos CSV pueden contener datos personales y propiedades propias del negocio. + +- Exporta solamente los registros y columnas necesarios para la tarea. +- Guarda el archivo en una ubicación aprobada y con acceso limitado. +- No envíes datos exportados de clientes por un canal inseguro. +- Elimina las copias temporales cuando termine el análisis o transferencia. +- Cumple con la política de retención de tu organización y los requisitos de privacidad aplicables. + +Una exportación CSV operativa no es automáticamente una respuesta completa a una solicitud de acceso o privacidad de un cliente. + +## Guías relacionadas + +- [Cómo funcionan los perfiles de clientes]({% link _audience/customer-profiles.md %}) +- [Listas y segmentos]({% link _audience/lists-and-segments.md %}) +- [Crea listas]({% link _audience/lists.md %}) +- [Crea segmentos]({% link _audience/segments.md %}) +- [Consentimiento y estado de suscripción]({% link _audience/consent-and-subscriber-status.md %}) +- [Propiedades y eventos personalizados]({% link _audience/custom-properties-and-events.md %}) +- [Atribución de ventas]({% link _analytics-reporting-attribution/sales-attribution.md %}) +- [Referencia de la API]({% link _developers/api.md %}) From 5d95d5173a5f759b81446c1daaf2dbc2a426ddc5 Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: Martin Caetano Date: Sat, 1 Aug 2026 23:18:11 -0300 Subject: [PATCH 9/9] Add data privacy requests documentation to collection order --- _audience/data-privacy-requests.md | 19 +++ _config.yml | 1 + _i18n/en/audience/data-privacy-requests.md | 147 +++++++++++++++++++++ _i18n/es/audience/data-privacy-requests.md | 147 +++++++++++++++++++++ 4 files changed, 314 insertions(+) create mode 100644 _audience/data-privacy-requests.md create mode 100644 _i18n/en/audience/data-privacy-requests.md create mode 100644 _i18n/es/audience/data-privacy-requests.md diff --git a/_audience/data-privacy-requests.md b/_audience/data-privacy-requests.md new file mode 100644 index 0000000..10c7d99 --- /dev/null +++ b/_audience/data-privacy-requests.md @@ -0,0 +1,19 @@ +--- +languages: ["en", "es"] + +en: + title: Data privacy requests + description: Handle customer requests to access, correct, stop using, export, or delete personal data stored through Hellotext. +es: + title: Solicitudes de privacidad de datos + description: Gestiona solicitudes de clientes para acceder, corregir, dejar de usar, exportar o eliminar datos personales almacenados mediante Hellotext. + +permalink: data-privacy-requests +permalink_es: solicitudes-privacidad-datos + +layout: guide +topic: audience +popular: false +--- + +{% translate_file audience/data-privacy-requests.md %} diff --git a/_config.yml b/_config.yml index 6513d67..56be756 100644 --- a/_config.yml +++ b/_config.yml @@ -85,6 +85,7 @@ collections: - custom-properties-and-events.md - personalization-tags.md - exporting-data.md + - data-privacy-requests.md output: true analytics-reporting-attribution: order: diff --git a/_i18n/en/audience/data-privacy-requests.md b/_i18n/en/audience/data-privacy-requests.md new file mode 100644 index 0000000..ae6ba8a --- /dev/null +++ b/_i18n/en/audience/data-privacy-requests.md @@ -0,0 +1,147 @@ +Use this guide when a customer asks your business to access, correct, export, restrict, or delete personal data connected to their Hellotext profile. + +This is operational product guidance, not legal advice. Applicable rights, exceptions, verification requirements, and response deadlines depend on your jurisdiction and relationship with the customer. Follow your organization's privacy process and consult its legal or privacy owner when needed. + +## Understand who handles the request + +For customer data your business sends to or collects through Hellotext, your business generally decides why and how that data is processed. Hellotext processes it to provide the service under your instructions. + +This means your business should receive, verify, decide, and respond to requests from its customers. Hellotext can assist with data stored in the service, but it does not replace your business as the owner of the response. If a customer sends a request directly to Hellotext about data controlled by your business, Hellotext may refer it to your business for handling. + +Review the [Hellotext Data Protection Agreement](https://www.hellotext.com/data-protection) and your own privacy policy before defining the process. + +## Classify the request + +Do not treat every privacy request as profile deletion. First identify what the customer is asking for: + +| Request | Typical product action | +| --- | --- | +| **Access or portability** | Locate the correct profile and export the available profile data. Coordinate with Hellotext when the request covers data outside that CSV. | +| **Correction or update** | Edit the profile and correct the authoritative connected source. | +| **Objection or marketing opt-out** | Unsubscribe the customer and review the applicable channel destinations. | +| **Deletion or erasure** | Remove the profile from Hellotext, review connected systems, and coordinate any broader erasure or retention requirements. | +| **Restriction** | Escalate to your privacy owner to determine which processing must pause and how that instruction should be applied across systems. | + +One request can include several of these rights. Record the original wording instead of reducing it to the first available button. + +## Verify the requester before acting + +Before showing, changing, or deleting personal data: + +1. Record when the request arrived and which right the customer is exercising. +2. Verify the requester's identity using your organization's approved process. +3. Ask only for the additional information needed to locate and verify the customer. +4. Do not disclose whether a profile exists or expose profile data before verification is complete. +5. Record the applicable response deadline and the person responsible for the request. + +Avoid asking the customer to send passwords, full payment details, or unnecessary identity documents. Store request records in an approved location with limited access. + +## Find every relevant profile + +Search **Audience** using the verified identifiers provided by the customer, such as phone number, email, or another unique property. + +Before acting: + +- Open the profile and compare its identifiers with the verified request. +- Review duplicate suggestions and search alternate phone numbers or emails supplied by the customer. +- Check whether separate profiles exist for different channels or connected stores. +- Record the Hellotext profile ID for each confirmed match. +- Identify the integration, import, capture, API, or manual process that created and updates the data. + +Do not merge possible duplicates only to simplify the request. Confirm that they belong to the same person first. + +## Handle an access or portability request + +The profile export can be a useful starting point for the data currently available in Audience: + +1. Select the confirmed customer profile in **Audience**. +2. Open the more-options menu in the search bar. +3. Select **Export selected**. +4. Protect the downloaded CSV and review it before delivering anything to the customer. + +The profile CSV includes current profile identifiers and exportable business properties, but it is not a complete privacy-request package. It does not include the full event, message, conversation, order, attribution, or internal audit history. + +Determine which categories of data and contextual information your applicable process requires. If the request covers data that is not available through the profile export, contact [privacy@hellotext.com](mailto:privacy@hellotext.com) with the business and profile IDs, request type, verified scope, and required completion date. Do not include unnecessary personal data in the email. + +Send the response through your organization's approved secure channel. See [Exporting data]({% link _audience/exporting-data.md %}) for the CSV contents and operational export steps. + +## Handle a correction request + +Correct the data in Hellotext only after confirming the intended value. + +- Edit names and profile properties from the customer profile. +- Add, update, or remove the applicable phone number, email, address, or custom property. +- Correct the source system when a store, CRM, import, API, or other integration is authoritative; otherwise it can overwrite the change or recreate the old value. +- Review segments, personalization, playbooks, and journeys that depend on the corrected property. +- Confirm that the corrected value now appears on the intended profile. + +If an incorrect event, order, message, or integration-owned record cannot be corrected from the profile, coordinate the change with the system that created it and Hellotext when necessary. + +## Handle an opt-out or objection + +If the customer asks to stop receiving marketing, use the subscription action on the profile to mark them as **Unsubscribed**. Review the destinations and channels involved, especially when the profile has several phone numbers, emails, or channel identities. + +Unsubscribing is different from deleting: + +- **Unsubscribe** records the opt-out while preserving the profile and its history. +- **Block** is an operational control for stopping interactions with a destination or customer; it is not a substitute for recording a marketing opt-out or completing an erasure request. +- **Delete profile** removes the profile from active use and clears specific profile data, but broader privacy work may still be required. + +Do not restore a subscription unless the customer provides a new valid opt-in. See [Consent and subscriber status]({% link _audience/consent-and-subscriber-status.md %}) for channel and destination considerations. + +## Remove a customer profile + +Profile deletion is limited to authorized roles such as owners, administrators, and managers. + +1. Go to **Audience** and open the verified customer profile. +2. Open the options menu in the profile header. +3. Select **Delete**. +4. Review the consequences in the confirmation dialog and select **Remove**. + +Removing the profile: + +- removes its current properties; +- removes it from lists and segments; +- expires its identifiers for active use; +- marks the profile as deleted and unsubscribed; and +- removes it from the active Audience index. + +Treat this action as irreversible from the regular interface. Export or record only the information your approved process requires before performing it. + +## Profile removal is not the whole erasure process + +The **Delete** action does not remove data from a connected store, CRM, advertising platform, previously downloaded CSV, or another system controlled by your business. A connected source can also send the customer back to Hellotext after removal. + +Some message, transaction, attribution, security, billing, or audit records may require separate handling or lawful retention and are not represented by the active profile fields removed through the interface. + +For a formal erasure request: + +1. Complete the required action in each connected source and destination. +2. Stop or adjust integrations that would recreate data contrary to the approved request. +3. Review duplicate profiles and exported copies controlled by your business. +4. Ask your privacy or legal owner whether any data must be retained and how its processing should be restricted. +5. Contact [privacy@hellotext.com](mailto:privacy@hellotext.com) when Hellotext assistance is required for data outside the self-service profile action. + +Do not promise that every record will be erased before confirming the applicable scope and retention requirements. + +## Close and document the request + +Before marking the request complete: + +- Confirm that every verified profile and connected system in scope was addressed. +- Record the actions performed, systems checked, date completed, and person responsible. +- Document any data retained, the reason approved by your privacy owner, and any restrictions applied. +- Respond through the same verified process or another approved secure channel. +- Keep request evidence only for the period required by your organization's policy. + +A security incident or suspected unauthorized access is a different workflow. Report it immediately through your organization's incident process and notify [privacy@hellotext.com](mailto:privacy@hellotext.com) when Hellotext data or services may be affected. + +## Related guides + +- [Understand customer profiles]({% link _audience/customer-profiles.md %}) +- [Exporting data]({% link _audience/exporting-data.md %}) +- [Consent and subscriber status]({% link _audience/consent-and-subscriber-status.md %}) +- [Custom properties and events]({% link _audience/custom-properties-and-events.md %}) +- [Understand team roles]({% link _team/understanding-team-roles.md %}) +- [Hellotext Privacy Policy](https://www.hellotext.com/privacy) +- [Hellotext Data Protection Agreement](https://www.hellotext.com/data-protection) diff --git a/_i18n/es/audience/data-privacy-requests.md b/_i18n/es/audience/data-privacy-requests.md new file mode 100644 index 0000000..9df31e5 --- /dev/null +++ b/_i18n/es/audience/data-privacy-requests.md @@ -0,0 +1,147 @@ +Usa esta guía cuando un cliente solicita a tu negocio acceder, corregir, exportar, restringir o eliminar datos personales vinculados con su perfil de Hellotext. + +Esta es una guía operativa del producto, no asesoramiento legal. Los derechos, excepciones, requisitos de verificación y plazos de respuesta aplicables dependen de la jurisdicción y relación con el cliente. Sigue el proceso de privacidad de tu organización y consulta con su responsable legal o de privacidad cuando sea necesario. + +## Entiende quién gestiona la solicitud + +Para los datos de clientes que tu negocio envía o recopila mediante Hellotext, tu negocio generalmente decide por qué y cómo se tratan. Hellotext los procesa para prestar el servicio siguiendo tus instrucciones. + +Esto significa que tu negocio debe recibir, verificar, decidir y responder las solicitudes de sus clientes. Hellotext puede ayudar con los datos almacenados en el servicio, pero no reemplaza a tu negocio como responsable de la respuesta. Si un cliente envía directamente a Hellotext una solicitud sobre datos controlados por tu negocio, Hellotext puede derivarla a tu negocio para que la gestione. + +Revisa el [Acuerdo de Protección de Datos de Hellotext](https://www.hellotext.com/data-protection) y la política de privacidad de tu negocio antes de definir el proceso. + +## Clasifica la solicitud + +No trates toda solicitud de privacidad como una eliminación de perfil. Primero identifica qué pide el cliente: + +| Solicitud | Acción habitual en el producto | +| --- | --- | +| **Acceso o portabilidad** | Localiza el perfil correcto y exporta los datos disponibles. Coordina con Hellotext cuando la solicitud incluya información fuera de ese CSV. | +| **Corrección o actualización** | Edita el perfil y corrige la fuente conectada que sea responsable del dato. | +| **Oposición o baja de marketing** | Desuscribe al cliente y revisa los destinos de los canales correspondientes. | +| **Eliminación o supresión** | Elimina el perfil de Hellotext, revisa los sistemas conectados y coordina requisitos adicionales de supresión o retención. | +| **Restricción** | Escala a tu responsable de privacidad para definir qué tratamiento debe detenerse y cómo aplicar la instrucción en todos los sistemas. | + +Una misma solicitud puede incluir varios de estos derechos. Registra el texto original en lugar de reducirla al primer botón disponible. + +## Verifica al solicitante antes de actuar + +Antes de mostrar, cambiar o eliminar datos personales: + +1. Registra cuándo llegó la solicitud y qué derecho está ejerciendo el cliente. +2. Verifica la identidad del solicitante mediante el proceso aprobado por tu organización. +3. Solicita solamente la información adicional necesaria para localizar y verificar al cliente. +4. No confirmes que existe un perfil ni muestres sus datos antes de completar la verificación. +5. Registra el plazo aplicable y la persona responsable de la solicitud. + +Evita pedir contraseñas, datos completos de pago o documentos de identidad innecesarios. Guarda el registro de la solicitud en una ubicación aprobada y con acceso limitado. + +## Encuentra todos los perfiles correspondientes + +Busca en **Audiencia** mediante los identificadores verificados que haya proporcionado el cliente, como teléfono, email u otra propiedad única. + +Antes de actuar: + +- Abre el perfil y compara sus identificadores con la solicitud verificada. +- Revisa las sugerencias de duplicados y busca otros teléfonos o emails proporcionados por el cliente. +- Comprueba si existen perfiles separados para distintos canales o tiendas conectadas. +- Registra el ID de perfil de Hellotext para cada coincidencia confirmada. +- Identifica la integración, importación, captura, API o proceso manual que creó y actualiza el dato. + +No combines posibles duplicados solo para simplificar la solicitud. Primero confirma que pertenecen a la misma persona. + +## Gestiona una solicitud de acceso o portabilidad + +La exportación del perfil puede ser un punto de partida útil para los datos disponibles actualmente en Audiencia: + +1. Selecciona el perfil del cliente confirmado en **Audiencia**. +2. Abre el menú de más opciones de la barra de búsqueda. +3. Selecciona **Exportar seleccionados**. +4. Protege el CSV descargado y revísalo antes de entregar información al cliente. + +El CSV incluye los identificadores actuales y propiedades exportables del negocio, pero no es un paquete completo para solicitudes de privacidad. No incluye todo el historial de eventos, mensajes, conversaciones, pedidos, atribución o auditoría interna. + +Define qué categorías de datos e información contextual exige el proceso aplicable. Si la solicitud incluye datos que no están disponibles en la exportación del perfil, contacta a [privacy@hellotext.com](mailto:privacy@hellotext.com) e incluye los IDs del negocio y perfil, el tipo de solicitud, el alcance verificado y la fecha requerida de finalización. No incluyas datos personales innecesarios en el email. + +Entrega la respuesta mediante el canal seguro aprobado por tu organización. Consulta [Exportar datos]({% link _audience/exporting-data.md %}) para conocer el contenido del CSV y los pasos de exportación operativa. + +## Gestiona una solicitud de corrección + +Corrige los datos en Hellotext solamente después de confirmar el valor esperado. + +- Edita el nombre y las propiedades desde el perfil del cliente. +- Agrega, actualiza o elimina el teléfono, email, dirección o propiedad personalizada correspondiente. +- Corrige el sistema de origen cuando una tienda, CRM, importación, API u otra integración sea responsable del dato; de lo contrario, puede sobrescribir el cambio o recrear el valor anterior. +- Revisa los segmentos, personalización, playbooks y rutas que dependan de la propiedad corregida. +- Confirma que el valor corregido aparezca en el perfil esperado. + +Si un evento, pedido, mensaje o registro perteneciente a una integración no puede corregirse desde el perfil, coordina el cambio con el sistema que lo creó y con Hellotext cuando sea necesario. + +## Gestiona una oposición o baja + +Si el cliente pide dejar de recibir marketing, usa la acción de suscripción del perfil para marcarlo como **Desuscrito**. Revisa los destinos y canales involucrados, especialmente cuando el perfil tenga varios teléfonos, emails o identidades de canal. + +Desuscribir es diferente de eliminar: + +- **Desuscribir** registra la baja y conserva el perfil y su historial. +- **Bloquear** es un control operativo para detener interacciones con un destino o cliente; no reemplaza el registro de una baja de marketing ni completa una solicitud de supresión. +- **Eliminar perfil** quita el perfil del uso activo y borra datos específicos del perfil, pero todavía puede ser necesario un proceso de privacidad más amplio. + +No restaures la suscripción salvo que el cliente proporcione un nuevo consentimiento válido. Consulta [Consentimiento y estado de suscripción]({% link _audience/consent-and-subscriber-status.md %}) para revisar las condiciones por canal y destino. + +## Elimina un perfil de cliente + +La eliminación de perfiles está limitada a roles autorizados como Dueño, Administrador y Manager. + +1. Ve a **Audiencia** y abre el perfil verificado del cliente. +2. Abre el menú de opciones del encabezado del perfil. +3. Selecciona **Eliminar**. +4. Revisa las consecuencias en el diálogo de confirmación y selecciona **Eliminar**. + +Eliminar el perfil: + +- elimina sus propiedades actuales; +- lo quita de listas y segmentos; +- vence sus identificadores para el uso activo; +- marca el perfil como eliminado y desuscrito; y +- lo quita del índice activo de Audiencia. + +Trata esta acción como irreversible desde la interfaz habitual. Antes de ejecutarla, exporta o registra solamente la información que exija el proceso aprobado. + +## Eliminar el perfil no completa toda la supresión + +La acción **Eliminar** no borra los datos de una tienda conectada, CRM, plataforma publicitaria, CSV descargado anteriormente u otro sistema controlado por tu negocio. Una fuente conectada también puede volver a enviar el cliente a Hellotext después de eliminarlo. + +Algunos registros de mensajes, transacciones, atribución, seguridad, facturación o auditoría pueden necesitar un tratamiento separado o una retención legal y no están representados por los campos activos que se eliminan desde la interfaz. + +Para una solicitud formal de supresión: + +1. Completa la acción necesaria en cada sistema de origen y destino conectado. +2. Detén o ajusta las integraciones que recrearían datos en contra de la solicitud aprobada. +3. Revisa perfiles duplicados y copias exportadas que controle tu negocio. +4. Consulta con tu responsable legal o de privacidad si algún dato debe conservarse y cómo restringir su tratamiento. +5. Contacta a [privacy@hellotext.com](mailto:privacy@hellotext.com) cuando necesites asistencia de Hellotext para datos fuera de la acción disponible en el perfil. + +No prometas que se eliminarán todos los registros antes de confirmar el alcance y requisitos de retención aplicables. + +## Cierra y documenta la solicitud + +Antes de marcarla como completada: + +- Confirma que se hayan tratado todos los perfiles verificados y sistemas conectados incluidos en el alcance. +- Registra las acciones realizadas, sistemas revisados, fecha de finalización y persona responsable. +- Documenta los datos conservados, el motivo aprobado por tu responsable de privacidad y cualquier restricción aplicada. +- Responde mediante el mismo proceso verificado u otro canal seguro aprobado. +- Conserva la evidencia de la solicitud solamente durante el período establecido por la política de tu organización. + +Un incidente de seguridad o sospecha de acceso no autorizado corresponde a otro proceso. Repórtalo inmediatamente mediante el procedimiento de incidentes de tu organización y notifica a [privacy@hellotext.com](mailto:privacy@hellotext.com) cuando pueda afectar datos o servicios de Hellotext. + +## Guías relacionadas + +- [Cómo funcionan los perfiles de clientes]({% link _audience/customer-profiles.md %}) +- [Exportar datos]({% link _audience/exporting-data.md %}) +- [Consentimiento y estado de suscripción]({% link _audience/consent-and-subscriber-status.md %}) +- [Propiedades y eventos personalizados]({% link _audience/custom-properties-and-events.md %}) +- [Diferencias entre roles del equipo]({% link _team/understanding-team-roles.md %}) +- [Política de Privacidad de Hellotext](https://www.hellotext.com/privacidad) +- [Acuerdo de Protección de Datos de Hellotext](https://www.hellotext.com/data-protection)